Excel 2010

Excel是微软公司Microsoft Office软件包中的电子表格软件，可以制作各类精美的电子表格文档，进行各种繁琐的数据计算，以及对数据进行复杂的分析和处理，广泛应用于财务、统计、行政、金融等众多领域。

Excel 2010在继承以前版本优点的基础上，增加了一些新的功能，使用户的操作更加方便，功能更加强大。本节以Microsoft Excel 2010中文版为例，介绍电子表格的使用方法。

 Excel 2010基础知识

Excel 2010的工作界面

选择【开始】→【所有程序】→【Microsoft Office】→【Microsoft Excel 2010】命令，即可启动Excel 2010，打开Excel 2010的工作界面：

Excel 2010的工作窗口包含标题栏、快速访问工具栏、“文件”选项卡、功能区、编辑栏、工作簿窗口和状态栏等部分。

（1）功能区

Excel 2010的功能区由“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”和“视图”7个选项卡组成，当进行特定的操作时，如制作图表等，还会增加与之相关的功能区选项卡。

（2）编辑栏

编辑栏位于功能区的下方，其主要功能是编辑或显示当前单元格的内容。编辑栏的左端是“名称框”，当选择了某个单元格或单元格区域后，在名称框中会显示相应的地址，用户可以在右端的数据编辑区输入数据或者进行公式计算等操作。

（3）工作簿窗口

工作簿窗口是Excel中制作和编辑表格的主要区域，由行和列组成。窗口的左下方是工作表标签，显示当前工作表的名称，并在多个工作表之间进行切换。

Excel 2010的基本概念

Excel 2010包含3个基本元素，分别是工作簿、工作表和单元格。下面介绍这3个元素的基本知识。

（1）工作簿

工作簿是Excel中存储和处理数据的文件，系统默认的扩展名为.xlsx。启动Excel后，系统会自动建立一个名为“工作簿1”的空白工作簿，再新建工作簿时默认文件名依次为工作簿2、工作簿3等。在每个新建的工作簿中，默认包含3张工作表，分别是Sheet1、Sheet2和Sheet3，可以增减工作表的数量，一个工作簿中最多可包含255张工作表。

（2）工作表

工作表是Excel用来存储和处理数据的电子表格。表格区的左边是工作表的行号，用数字1、2、3……表示；表格区的上边是工作表的列号，用字母A、B、C……表示。每张表由1048576行和16384列组成。工作表由工作表标签来标识，单击工作表标签可以实现在不同的工作表之间切换，其中白色的工作表标签表示当前活动的工作表。

（3）单元格

单元格是工作表行列交叉处的方格，是Excel中进行数据处理的最小单位。用户根据需要在单元格中输入不同类型的数据、公式和函数，并对单元格或单元格区域进行格式设置。

在Excel中进行数据输入等操作之前，应先选择作为操作对象的单元格，该单元格的周围出现黑色粗线框，称为活动单元格，该单元格的地址由列标和行号组成，如A10、C5，并显示在编辑栏的名称框中。

工作表的基本操作

Excel具有很强的工作表管理功能，根据用户的需要可以方便地对工作表进行插入、删除、重命名、移动和复制等操作。

（1）选择工作表

· 单击某个工作表标签，即可选择单个工作表。

· 选择两张或者多张相邻的工作表，只需单击第一张工作表标签，在按住<Shift>键的同时，再单击准备选择的最后一张工作表标签。

· 选择两张或者多张不相邻的工作表，按住<Ctrl>键的同时，依次单击要选择的工作表标签。

· 选择所有的工作表，用鼠标右击任一工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。

（2）插入工作表

Excel默认新建的工作簿文件中包含3张工作表，自动命名为Sheet1、Sheet2和Sheet3。若用户进行操作时工作表的数量不够，可以插入新的工作表，依次命名为Sheet4、Sheet5等。插入的方法如下。

· 在“开始”选项卡中的“单元格”组中单击“插入”下拉按钮，从下拉列表中选择“插入工作表”命令。

· 右键单击某个工作表标签，在快捷菜单中选择“插入”命令，在弹出的对话框中进行选择。

· 直接单击工作表标签右侧的“插入工作表”按钮。

（3）删除工作表

选择要删除的工作表标签，在“开始”选项卡中的“单元格”组中单击“删除”下拉按钮，从中选择“删除工作表”命令；或者打开快捷菜单完成删除操作。

（4）重命名工作表

为了更直观地表示工作表的内容，可以对工作表重新命名。选择要命名的工作表标签，单击“开始”选项卡中的“单元格”组中的“格式”下拉按钮，从下拉列表中选择“重命名工作表”命令；或者在快捷菜单中选择“重命名”命令；还可以直接双击工作表标签，输入新的名称。

（5）移动和复制工作表

· 选择工作表标签，用鼠标沿标签行直接拖曳到目标位置为移动操作，若同时按住＜Ctrl＞键进行拖曳为复制操作。该方法适合于在同一个工作簿中移动或复制工作表。

· 若要在不同的工作簿中移动和复制工作表，在“开始”选项卡中的“单元格”组中单击“格式”下拉按钮，从下拉列表中选择“移动或复制工作表”命令，或者在快捷菜单中选择“移动或复制”命令，都可以打开“移动或复制工作表”对话框，如图3.88所示，在对话框中设置相应的移动位置。若要复制工作表，还需要在对话框中选中“建立副本”复选框。

 

 数据的输入

在工作表中输入数据有两种方式。

· 直接在单元格中输入数据，输入完成后按<Enter>键。

· 在编辑栏中输入。先选择要输入中的单元格，在编辑栏中输入数据之后，单击编辑栏上的“输入”按钮，输入有效，单击“取消”按钮，输入无效。

Excel中输入数据的形式通常有两类：常量和公式。本节介绍常量的输入方法。常量是指直接输入的数字和文本，Excel可以接受数字、文本、日期等多种类型的数据。

数值型数据

在Excel中，数值型数据由0～9的数字以及一些特殊符号组成，包括正号（+）、负号（-）、小数点（.）、百分号（%）、指数符号（E、e）、分数线（/）、货币符号（￥、$）和千分隔符（，）等。数值型数据最多保留15位有效数字，超出部分自动取整。默认情况下，数值型数据在单元格中靠右对齐。

在单元格中输入数值型数据有一些特殊的规则。

· 输入负数，可以在数值前加一个“−”号，或者将数值放在“（）”中，如在单元格中输入“−50”或“（50）”，显示的结果均为“−50”。

· 当输入的数值较大时（整数部分大于11位），数值中又不包括千分隔符，Excel会自动转化为科学计数法表示数据。

· 输入分数数据，要在整数和分数之间加一个空格，否则Excel会识别为日期型数据处理。例如：表示分数“3/5”，应输入“0 3/5”；输入分数“3 1/2”表示数据3.5。

文本型数据

在Excel中，文本型数据包括字母、数字、汉字、空格以及各种符号。单元格中最多可显示1024个字符，而编辑栏中最多可显示32767个字符。文本型数据默认靠左对齐。

对于一些全部由数字组成的字符串，如电话号码、编号等，需要作为文本型数据来处理，输入时在第一个数字前加上单引号“’”。例如输入编号“’012050101”，单元格中显示为012050101，作为文本型数据靠左对齐。

日期时间型数据

Excel 2010默认的日期格式为“yyyy-mm-dd”，在输入时可以使用“/”或“-”来分隔日期中的年、月和日，如输入“2013/3/10”或者“2013-3-10”。时间的默认格式为“hh:mm:ss”，使用“:”来分隔时、分和秒。Excel一般使用24小时制，如果按照12小时制输入时间，应在时间后加空格，然后输入AM或PM，表示上午或下午。如在单元格中输入“8:30:30 PM”，在编辑栏中会显示“20:30:30”。若在单元格中同时输入日期和时间，要求在日期和时间之间以空格分隔。默认情况下，日期时间型数据靠右对齐。不同数据类型示例如图3.89所示。

数据的快速填充

自动填充功能是Excel的一项特殊功能，它是利用数据之间的规律，采用一些输入技巧可以快速地将数据填充到需要的单元格中，从而提高工作效率。

如果在多个单元格区域（连续或者不连续）输入相同的数据，可以同时选中这些单元格区域后，输入数据，然后按<Ctrl>+<Enter>组合键，就会把数据填充到区域中所有的单元格内。Excel还提供了多种方法实现有规律数据的快速填充。

（1）使用填充柄填充数据

在起始单元格中输入数据，将鼠标指针移向单元格右下角的黑点（即填充柄），当指针变成“+”形状时，按住左键并拖曳到达目标单元格后会弹出“自动填充选项”按钮，在下拉菜单中选择相关的菜单项，即可完成数据的填充。

例如，在单元格区域A1:A10利用填充柄自动填充数值型数据序列1，2，…，10；在单元格区域B1:B10自动填充文本型数据序列0101，0102，…，0110；在单元格区域C1:C10自动填充日期型数据序列2013-1-1，2013-1-2，…，2013-1-10。

分别在D1和D2单元格中输入数字“1”和“3”并确认，选中这两个单元格，将鼠标移到填充柄上变成“+”形状后，按住左键拖曳至D10单元格，在单元格区域D1:D10中填充序列1，3，5，7，…，19。

（2）使用对话框填充数据

在“开始”选项卡的“编辑”组中选择“填充”下拉按钮，从下拉列表中选择【系列】命令，打开“序列”对话框，在对话框中进行相关的设置，可以实现等差数列、等比数列和日期等有规律数据序列的填充。例如，在行的方向实现步长为3的等差序列，在列的方向实现步长为5的等比序列。                                    

（3）自定义序列填充

Excel 2010内部定义了一些常见的序列，如“星期日、星期一……”，“子、丑、寅、卯……”等，用户可以直接使用这些序列。

单击“文件”选项卡，选择“选项”命令，在“Excel选项”对话框中选择左侧窗格的“高级”标签，然后单击右侧窗格的“编辑自定义列表”按钮，打开“自定义序列”对话框，即可看到Excel内部定义好的所有序列。利用填充柄可以自动填充这些数据序列。

有时在编辑Excel表格时，会经常使用一些数据序列，而这些序列并不是Excel提供给我们的，这时用户可以自定义新的序列。打开“自定义序列”对话框，在“输入序列”文本区域输入要定义的新序列，数据之间可以用逗号分隔，如“一班、二班、三班……”，也可以每个数据项占一行，输入完成后，单击“添加”按钮，将数据序列添加到“自定义序列”列表中。以后再输入该数据序列时，就可以使用填充柄功能自动填充内容。

基于对Excel中不同类型数据的输入方法和基本规则，建立“职工工资表”，有关Excel后续操作的相关知识都以此表为例。

设置单元格数据的有效性

在实际工作中，工作表中的数据都有特定的含义，对数据的类型和大小可能会有一定的要求。数据有效性就是指向单元格中输入数据的权限范围。输入数据在设定的权限范围内的，系统会正常显示数据，否则系统会发出错误信息，要求重新输入，这样就会提高输入数据的准确率。

在“职工工资表”中，要求基本工资为不低于1000的整数。设置数据有效性的过程如下：

① 选择要设置数据条件的单元格区域F2:F10。

② 在“数据”选项卡的“数据工具”组中，选择“数据有效性”下拉按钮，在下拉列表中选择“数据有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框。

③ 在“设置”选项卡中，输入数据的有效性条件，即数据的类型以及有效范围，如大于或等于1000的整数。

④ 在“输入信息”选项卡中设置当选定单元格后显示的输入提示信息，如“请输入大于或等于1000的整数”。

⑤ 在“出错警告”选项卡中设置当输入了不符合条件的数据时给出的错误警告信息，如“输入有误，请重新输入大于或等于1000的整数！”。

设置完数据有效性后，再输入数据，可以在输入的过程中避免无效数据的产生。

工作表的格式化

一个好的工作表不仅要有准确清晰的数据，还要有美观、规范和专业的格式。格式化工作表一般通过两种方式来完成：

· 选择“开始”选项卡中的“字体”、“对齐方式”和“数字”组，单击其中的相关按钮进行格式设置。

· 单击“字体”、“对齐方式”和“数字”组右下角的对话框启动器按钮，可以打开“设置单元格格式”对话框进行格式设置。

设置数据格式

打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中可以设置各种不同类型数据的格式。包括常规、数值、货币、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本等多种数据类型。

例如，在“职工工资表”中，要求“基本工资”、“奖金”和“水电费”三列数据保留1位小数，并且在数据前加货币符号“￥”。

操作步骤如下：

① 选择单元格区域F2:H10。

② 打开“设置单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在左边“分类”列表中选择“货币”类型，右边设置货币格式。

设置对齐方式

在“开始”选项卡的“对齐方式”组中进行设置可以完成水平对齐、垂直对齐、合并单元格、文字方向以及自动换行等操作。在Excel中，文本类型数据默认左对齐，而数值型和日期时间型数据默认右对齐，当更改数据的对齐方式时，不会改变其本身的数据类型。

例如，在“职工工资表”中，要求在第一行插入一个空行，输入标题“职工工资表”，然后将标题居中对齐。操作步骤如下。

① 单击第一行行号，选择“开始”选项卡的“单元格”组，单击“插入”下拉按钮，在下拉列表中选择“插入工作表行”命令；或者右键打开快捷菜单，选择“插入”命令，即可在第一行插入一空行。

② 选择A1单元格，输入标题“职工工资表”。

③选择单元格区域A1:I1，选择“开始”选项卡的“对齐方式”组，单击“合并后居中”按钮。           

在“职工工资表”中，选择单元格区域A1:I11，在“对齐方式”组中选择“水平居中”按钮和“垂直居中”按钮，设置表中所有数据的对齐方式。                                                                     

  公式与函数

利用Excel 2010提供的公式与函数的功能，可以对工作表中的数据进行复杂的计算和管理分析。公式通常是对单元格中的数值进行加减乘除等运算，而函数是Excel预定义的内置公式。Excel提供了11类300余种函数，可以进行数学、文本、逻辑和统计等操作。

运算符与优先级

Excel 2010的运算符包括4种不同的计算类型，分别是算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。

（1）算术运算符。算术运算符用来完成基本的数学运算，包括+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、%（百分号）和^（乘幂）运算。

（2）比较运算符。比较运算符用来比较两个数据的大小，其运算结果是一个逻辑值TRUE（真）或FALSE（假）。比较运算符包括=（等于）、<（小于）、>（大于）、<=（小于等于）、>=（大于等于）、<>（不等于）。

（3）文本运算符。文本运算符“&”用来连接两个文本字符串，生成一个新的字符串。如“="中国"&"北京"”，得到结果“中国北京”。

（4）引用运算符。引用运算符用来将不同的单元格区域合并计算，包括：

· ：（冒号），区域运算符。产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用，如A1:F20，表示A1和F20之间所有的单元格区域。

· ，（逗号），联合运算符。将多个引用合并为一个引用，如SUM（A1:A5,B2:B6），表示对A1:A5和B2:B6两个区域中所有单元格中的数值累加求和。

· 空格，交叉运算符。表示两个引用中所共有的单元格，如SUM（A1:B5 B3:C10），表示对A1:B5和B3:C10两个单元格区域交叉部分，即B3:B5单元格区域中的数值累加求和 。

公式的创建与编辑

（1）公式的创建

公式必须以等号（=）开头，表示进入公式输入状态，Excel自动计算“=”以后的内容。用户既可以在单元格中直接输入公式，也可以在编辑栏中输入公式。输入公式完成后，在单元格中显示公式的计算结果，而在编辑栏中显示公式本身。

（2）公式的复制填充

在实际工作中，工作表中的公式很多都具有相似性，因此可以利用Excel提供的公式复制填充功能，只需在一个单元格中输入公式，其他的单元格复制该公式即可，极大地提高了工作效率。

例如，在“职工工资表”中，要计算每个职工的实发工资，公式为“实发工资=基本工资+奖金-水电费”。具体操作步骤如下。

① 选择单元格I3，在单元格中输入公式“=F3+G3-H3”，按回车键后，得到第一个人的实发工资。

② 将光标指向单元格I3右下角的填充柄，按住鼠标左键向下拖曳到单元格I11，可以看到公式进行复制填充，得到了其他职工的实发工资。

引用单元格

在公式中，通过单元格地址来引用单元格中的数据，从而使单元格的数据参加到公式的计算中。在进行公式复制时，有时需要单元格引用随着公式地址的变化而变化，有时需要单元格引用保持不变。由此，在Excel中，单元格引用可以分为相对引用和绝对引用。

（1）相对引用

单元格的相对引用是直接用单元格的列标和行号作为其引用的单元格内容。在对公式进行复制填充时，由于公式所在的单元格位置变化了，其中的引用也随之改变，指向与当前公式所在单元格相对位置不变的其他单元格。

例如，在以上“职工工资表”计算实发工资的过程中，在单元格I3中输入公式“=F3+G3-H3”，当使用填充柄把I3中的公式依次复制到I4～I11时，在I4～I11中公式不变，但对应的单元格引用发生了变化，单元格I4中公式变为“=F4+G4-H4”，单元格I5中公式变为“=F5+G5-H5”，……，这就是单元格相对引用。

（2）绝对引用

单元格的绝对引用要求在列标和行号前分别加上“$”符号。绝对引用表示单元格的绝对位置，不管公式被复制到什么位置，其中的单元格引用都不会发生变化。

例如，上例中将在I3中输入的公式改变为“=$F$3+$G$3-$H$3”,公式中采用了绝对地址的引用方式，则复制到I4～I11时，每个单元格中的公式完全相同，其计算结果都是第一个职工的实发工资。

函数的使用

函数是Excel预先编写好的公式，使用函数可以简化和缩短工作表中的公式，从而简化计算的过程。Excel 2010提供了很多内置函数，如常用函数、财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数等。函数具有一定的语法格式：

函数名（参数1，参数2，…）

不同函数需要的参数个数是不同的，如果该函数需要多个参数，参数之间用逗号分隔。有些函数不需要参数，函数名后的圆括号必不可少，如TODAY（）。

（1）常用函数

· SUM函数

功能：求参数中所有数值的和。

语法：SUM（number1,number2,…） 。

参数说明：number1，number2，…，为1到255个参数，可以是数值、包含数值的单元格区域或单元格引用。

· AVERAGE函数

功能：求参数中所有数值的平均值。

语法：AVERAGE（number1,number2,…）。

参数说明：number1，number2，…，为1到255个求平均值的参数，忽略其中的逻辑值及文本字符。

· MAX函数或MIN函数

功能：返回一组数值中的最大值或最小值。

语法：MAX（number1,number2,…） 或MIN（number1,number2,…） 。

参数说明：number1，number2，…，为1到255个参数，忽略其中的逻辑值及文本字符。

· COUNT函数

功能：计算参数中数字的个数。

语法：COUNT（value1,value2,…）。

参数说明：value1，value2，…，为1到255个参数，这些参数可以包含或引用不同类型的数据，但只对数值型数据进行计数。

· COUNTIF函数

功能：计算某个单元格区域中满足指定条件的单元格数目。

语法：COUNTIF（range,criteria）。

参数说明：range是需要计数的单元格区域。criteria为设定的条件，可以是数值、表达式或文本字符串。

· IF函数

功能：根据对指定条件进行计算返回逻辑真或逻辑假，从而返回不同的结果。

语法：IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）。

参数说明：logical_test是用来判断条件的表达式，通常为一个关系表达式，结果为逻辑值（TRUE或FALSE）。value_if_true是结果为TRUE时函数的返回值；value_if_false是结果为FALSE时函数的返回值。

· YEAR函数

功能：返回某个日期序列数对应的年份。

语法：YEAR（serial_number）。

参数说明：serial_number为某个特定的日期值。

· TODAY函数

功能：返回计算机系统的当前日期。

语法：TODAY（）。

（2）使用函数

输入函数时通常采用两种方法。一种是直接在单元格或编辑栏中输入函数，适合于一些相对简单和熟悉的函数；而对于一些不经常使用或格式复杂的函数，常常使用插入函数的方法来完成。下面介绍利用插入函数进行计算的方法。

【例】在“职工工资表”中，计算所有职工实发工资的平均值，统计实发工资超过3500元的人数，并且根据工作日期计算每个职工的工龄。

 计算实发工资的平均值。

操作步骤如下：

① 选择插入函数的单元格I12,使之成为活动单元格。

②单击编辑栏的“插入函数”按钮，或单击“公式”选项卡“函数库”组中的“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，如图所示。

③ 在“选择类别”下拉列表框中选择所需的函数类型为“常用函数”，在“选择函数”列表框中选择函数“AVERAGE”，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，如图所示。

④ 在参数Number1、Number2……文本框中输入数值、单元格或单元格区域的引用，也可以用鼠标在工作表中选择区域，相应的单元格引用会出现在参数文本框中，如I3:I11，单击“确定”按钮后，即可在选定的单元格中显示计算结果。

· 统计实发工资超过3500元的人数。

根据给定条件统计人数，使用COUNTIF函数。选择插入函数的活动单元格I13，在“插入函数”对话框中选择COUNTIF函数，在“函数参数”对话框中设置参数。COUNTIF函数包含两个参数，Range表示进行统计操作的单元格区域，如I3:I11；Criteria用来指定满足的条件，如“>3500”。设置完成后单击“确定”按钮，在活动单元格中显示计算结果。

· 计算每个职工的工龄。

先求第一个职工的工龄，其他职工的工龄可以使用公式的复制填充功能实现。按照计算公式“工龄=当前年份-工作日期的年份”，可以在单元格E3中直接输入公式“=YEAR（TODAY（））-YEAR（D3）”。也可以使用插入函数的方法来实现，操作步骤如下。

① 选择活动单元格E3。

② 打开“插入函数”对话框，选择“日期与时间”类别中的YEAR函数，在“函数参数”对话框中设定Serial_number为计算机系统当前日期TODAY（），确定后单元格中显示系统当前的年份，而编辑栏中显示相应的公式“=YEAR（TODAY（））”。

③ 在编辑栏中接着输入“-”号，此时编辑栏左侧变成了函数下拉列表。在其中选择YEAR函数，“函数参数”对话框中设定参数为D3，确定后活动单元格中显示第一个职工的工龄，而编辑栏中显示完整的公式。

数据图表的设计

Excel能将工作表中的数据转换为各种类型的统计图表，可以更直观地表示数据，使用户能够很容易辨别数据变化的趋势，帮助用户分析和处理数据。Excel 2010提供了11种图表类型，每一个类型又分为若干个子图表类型，常用的图表类型如柱形图、折线图、饼图、条形图等。

创建图表

下面以“职工工资表”为源数据，创建一个柱形图，要求对销售部所有职工的基本工资和奖金进行对比分析。操作步骤如下。

① 选定生成图表的数据区域，包括涉及的行标题、列标题和相关数据，用鼠标拖曳选择不连续的区域时，需要按住<Ctrl>键。

②在“插入”选项卡的“图表”组中，单击所选图表类型的下拉按钮，从下拉列表中选择相应的图表样式，如“柱形图”中的“三维柱形图”，在工作表中就创建了一个图表。

选择图表区，Excel窗口中会增加“设计”、“布局”和“格式”3个“图表工具”选项卡，用来对生成的图表进行编辑和修改。

编辑图表

在建立图表之后，可以根据需要对图表进行修改和编辑，包括更改图表的类型、更新图表中的数据、设置图表标签以及改变图表的位置和大小等操作。

（1）更改图表类型

选择要修改的图表，单击“设计”选项卡“类型”组中的“更改图表类型”按钮，打开“更改图表类型”对话框，选择相应的图表类型和子图表类型。

（2）更新图表数据

建立好图表之后，可以对图表中的数据进行添加和删除的操作。选择图表，在“设计”选项卡的“数据”组中单击“选择数据”按钮，打开“选择数据源”对话框。可以通过两种方式来更新图表中的数据。

· 直接在“图表数据区域”文本框中输入新的数据区域的地址，或者用鼠标在表格中重新选择新的数据区域。

· 如果在原有图表的基础上添加或删除数据源，可以通过“图例项（系列）”下的按钮来实现。

例如，若要在图表中增加实发工资情况，单击“图例项（系列）”下的“添加”按钮，打开“编辑数据系列”对话框，如图所示。光标定位在“系列名称”文本框中，在表格中选择“实发工资”的单元格地址I2，在表格中选择相应的单元格区域I6:I8作为“系列值”的内容，确定后返回“选择数据源”对话框。单击右边的“水平（分类）轴标签”下的“编辑”按钮，在打开的“轴标签”对话框中设置与水平轴相关的单元格区域B6:B8。设置完成后，即可实现图表中数据项的添加。

     

（3）设置图表标签

选中图表，选择“布局”选项卡的“标签”组，单击其中的按钮，可以完成对图表标题、坐标轴标题、图例、数据标签等相关选项的设置。

（4）图表的格式化

图表中包括很多选项，如图表标题、图表区、绘图区、坐标轴、网格线、图例以及数据系列等。设置图表的格式就是根据需要分别设置这些选项的格式，通过两种方式来实现。

· 选择要设置的选项，单击右键，在快捷菜单中找到对应的选项格式，会打开对应项目的格式设置对话框。

· 选择要设置的选项，选择“布局”或“格式”选项卡，在左侧的“当前所选内容”组中单击“设置所选内容格式”按钮，也会打开相关的格式设置对话框。

例如，要设置图表中“图表区”的格式，按照以上两种方式都可以打开“设置图表区格式”对话框。

数据的管理与分析

知识点：数据清单、排序、筛选、分类汇总

Excel 2010为用户提供了许多强大的功能来对数据进行分析和管理，如排序、筛选和分类汇总等。利用这些功能，可以完成工作表中数据的日常处理工作，获取所需的数据，从不同的角度进行观察、分析和管理。

数据清单

数据清单是指包含相关数据的一系列工作表数据行，从形式上看是一个二维表。Excel在管理数据清单时，把数据清单看做是一个数据库。数据清单中的每一行相当于数据库中的一条记录；数据清单中的每一列相当于数据库中的一个字段，列标题即字段名称。例如，在“职工工资表”中，每一位职工的信息占一行，为一条记录；而每一列就是一个字段，列标题“编号”、“姓名”、“部门”等为相应的字段名。

要使工作表成为数据清单必须具备以下几个条件。

· 一个数据清单最好能单独占据一个工作表。

· 表中的第一行为字段名（即列标题），一般是文本型的数据。字段名使用的格式应与下面的数据相区别。

· 表中的每一行代表一个记录，用于存放一组相关的数据。

· 表中每一列代表一个字段，必须存放相同类型的数据。

· 表中不允许出现空行或空列。

· 如果表中还有其他的数据，数据清单与其他数据之间至少要留出一个空行或空列。

Excel提供了两种方法来创建或修改数据清单。一种是在满足数据清单格式条件的基础上，直接在工作表中输入数据；另一种是利用Excel记录单的功能来实现。打开“职工工资表”，利用记录单的功能增加或删除记录，操作步骤如下。

① 单击“文件”选项卡，选择“选项”命令打开“Excel选项”对话框，选择左边的“自定义功能区”或“快速访问工具栏”，在“所有命令”中找到“记录单…”后，添加到右边确定的某个功能区或“快速访问工具栏”中。

② 在相应的功能区或“快速访问工具栏”中选择“记录单…”命令，打开“记录单”对话框，在其中可以实现数据的新建、删除和查询等操作。

数据排序

在实际工作中，为了提高工作效率，常常需要对杂乱无章的数据进行排序。在数据清单中，可以根据一列或多列的内容按照升序或降序来排列记录的顺序，但不会改变每一行记录的内容。

Excel 2010提供了不同类型数据的排序原则，即数值型按照从小到大的顺序排列；文本型按字符对应的ASCII码值从小到大排列；日期型数据按照时间先后排列；空格始终排在最后。此外，用户还能自己选择排序的依据，如“单元格颜色”、“字体颜色”和“单元格图标”等。

（1）简单排序

简单排序指的是根据某一字段（列）为关键字进行的排序。单击要排序的字段名或者相应列中的任一单元格，在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组，单击“升序”按钮或“降序”按钮。

（2）复杂排序

在实际操作过程中，对单个字段进行排序后，往往会出现有多个数据相同的情况，此时可以选择复杂排序，即对数据清单中的多个字段进行排序。例如，打开“职工工资表”，先根据部门升序排列，相同部门的再按照实发工资降序排列。具体操作步骤如下：

① 单击数据清单中的任一单元格。

② 选择“数据”选项卡中的“排序和筛选”组，单击“排序”命令，打开“排序”对话框，如图所示：

③ 在“排序”对话框的“列”下拉列表框中显示了所有“职工工资表”中涉及的字段名，选择“主要关键字”为“部门”，依据数值升序排列。

④ 单击“添加条件”按钮，出现“次要关键字”列表框，在其中选择“实发工资”，依据数值降序排列。

数据筛选

对一个存储了大量数据的数据清单，常常需要查询出符合某些条件的数据，可以使用数据筛选的功能来实现。通过筛选，显示出满足条件的数据，而将其他数据暂时隐藏起来。Excel 2010提供了两种方式来筛选数据，分别是自动筛选和高级筛选。

（1）自动筛选

自动筛选通常是在一个数据清单的某一列中设置条件，显示满足条件的记录。选择“数据”选项卡的“排序和筛选”组，单击“筛选”按钮，数据清单的每个列标题右侧均出现一个下拉按钮，单击该下拉按钮，弹出相应的下拉菜单。每一列的数据类型不同，下拉菜单的内容也会有所不同。

      

例如，在“职工工资表”中，单击“部门”右侧的下拉按钮，选择“市场”，可以筛选出该部门所有职工的工资情况。

若想筛选出该部门实发工资在2000～3000元之间的职工情况，可以进行二次筛选，单击“实发工资”右侧的下拉按钮，在下拉菜单中选择“数字筛选”中的“自定义筛选”命令，弹出“自定义自动筛选方式”对话框。

若要取消自动筛选，再次选择“数据”选项卡中的“排序和筛选”组，单击“筛选”命令，列标题右侧的下拉按钮消失，筛选被取消，同时显示所有数据。

（2）高级筛选

对于一些比较复杂的筛选或者利用自动筛选无法完成的操作，可以使用高级筛选。完成高级筛选的关键步骤是设置条件区域，建立的条件区域与数据清单之间必须留出至少一个空行的距离。条件区域中条件的书写规则如下。

· 第一行必须是待筛选数据所在列的字段名。

·“与”关系的条件必须将条件写在相应字段名下方的同一行。

·“或”关系的条件必须在相应字段名下方的不同行中输入。

例如，在“职工工资表”中，筛选出市场部工龄超过10年（不包括10年），或者销售部实发工资在3000元以上的职工。具体操作步骤如下。

① 在单元格区域D13:F15设置筛选条件，建立条件区域。

② 在数据清单中单击任一单元格，选择“数据”选项卡中的“排序和筛选”组，单击“高级”命令，打开“高级筛选”对话框。

③ 在“方式”选项区中选择“在原有区域显示筛选结果”；在“列表区域”文本框中输入要筛选的数据区，此时数据清单A2:I11被虚线框起；“条件区域”文本框中输入条件区域的单元格引用，也可以用鼠标选择单元格区域D13:F15。

若要取消高级筛选，只需在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“清除”按钮。

分类汇总

分类汇总是指对数据清单中的某个字段分类，即以该字段为关键字进行排序，将字段值相同的记录排列在一起，然后再进行求和、平均值、计数、最大值和最小值等汇总操作。

例如，打开“职工工资表”，对每个部门职工的基本工资、奖金和实发工资分别进行汇总求和，操作步骤如下。

① 将数据清单按照“部门”进行升序排列。

② 选择“数据”选项卡的“分级显示”组，单击“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图3.126所示。

③ 在“分类字段”下拉列表中选择“部门”，“汇总方式”下拉列表中选择“求和”，“选定汇总项”列表框中选择“基本工资”、“奖金”和“实发工资”复选框，单击“确定”按钮。

在显示分类汇总结果的同时，表的左侧自动出现一些分级显示按钮和，可以通过鼠标单击进行切换，显示或隐藏细节数据。在左上方是分级显示的级别符号，可以控制数据的分级显示，级别1是总的汇总结果，级别2是各部门的汇总结果，级别3是每个职工的数据细节。

如果要取消分类汇总操作，恢复原始的数据清单，只需在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。

 打印管理

用户在完成工作表的编辑和格式化后，可以将其打印出来。在打印之前，需要对工作表进行一些必要的设置。

选择“页面布局”选项卡的“页面设置”组，单击其中的按钮可以完成“页边距”、“纸张方向”、“纸张大小”以及“打印区域”等操作。或者单击“页面布局”选项卡中“页面设置”组右下角的对话框启动器按钮，在打开的“页面设置”对话框中进行设置。

设置页面

在“页面设置”对话框中选择“页面”选项卡。可以设置纸张的打印方向是纵向或横向；在打印输出时按实际尺寸拉伸或收缩的比例（通常为10%—400%）；以及选择打印时纸张的大小。

设置页边距

在“页面设置”对话框中选择“页边距”选项卡。在该页面下可以对整个纸张的上、下、左、右边距进行设置，还可以设定页眉和页脚与页边的距离。在“居中方式”栏中，选中“水平”复选框，设置整个工作表中的数据按照左右页边距水平对齐；选中“垂直”复选框，设置工作表中的数据按照上下页边距垂直对齐。

设置页眉和页脚

在“页面设置”对话框中选择“页眉/页脚”选项卡，可以选择预定义的页眉或页脚的内容和格式，也可以自定义页眉或页脚的内容和格式。

设置工作表

在“页面设置”对话框中选择“工作表”选项卡，单击“打印区域”文本框右边的按钮，将“页面设置”对话框最小化，可以在工作表中选择一部分内容进行打印。在“打印标题”区域可以设置顶端和左端的标题，此外还可以设置是否打印行号列标以及确定打印顺序等。

预览及打印

单击“文件”选项卡，在打开的窗口中选择“打印”命令，在右边可以看到打印预览的效果。在预览面板左边是有关打印设置的选项，可以设置打印机、打印范围、打印份数以及打印顺序等选项。