为了顺利的磋商和签订合同，无论是进口还是出口，都要做好交易前的各项准备工作。在国际货物买卖中，交易磋商的一般程序有询盘、发盘、还盘和接受四个环节，其中发盘和接受是达成交易、订立合同必不可少的两个具有法律效力的环节。国际货物买卖合同规定了双方的权利和义务，对双方都有约束力，任何一方都不能单方面地修改合同的内容或不履行自己的义务，否则将承担违反合同的法律责任。
一、交易前的准备
为了保证交易洽商的顺利进行，首先要从选人开始，要选择精明能干的人员承担交易洽商工作。对于大宗交易或内容复杂的交易，更是要组织一个精干的谈判班子。有关人员应该精通外语、商务，熟悉法律、财务，懂技术、懂生产，还要掌握谈判技巧，善于互相配合、随机应变。
世界市场范围之广，要求我们必须深入进行市场调研，通过各种途径了解市场供求状况、价格动态以及各国有关的贸易政策、法规、措施和习惯做法，以便从中选择适当的目标市场。首先，对国外市场进出口商品的调研。我们要摸清不同品牌的特点，从中获得启发，从而积极主动地适应市场的需要，并挖掘市场需求以扩大出口。同时，还要了解国外产品的技术水平、工艺特点和使用效能，以便货比三家，进口满意的商品。其次，对市场供求关系的调研。通过调研，应掌握市场供求变化的规律，预测其变化趋势，并结合我国商品供应的可能和进口的实际需要，选择最适当的销售或采购时机。最后，对国际商品市场价格的调研。通过调研，不仅要了解各地市场的价格情况，更要分析出影响价格变化的因素以及价格变动的规律和趋势，以便选择在最有利的市场和最佳时机推销商品或采购商品。
选择交易对象时，出口商应通过与客户的直接接触，或通过政府机构、银行、商会、咨询公司等多种渠道，全面了解客户的政治背景、政治态度、资信状况及其经营能力和经营作风，从而选择政治上友好、资信状况良好、经营能力较强的客户，以避免对少数客户的过分依赖。
为了在对外进行交易时有所依据，应事先制定进出口商品经营方案。商品的种类不同，经营方案的内容也会有所不同。现将出口商品经营方案和进口商品经营方案的主要内容分述如下：
出口商品经营方案是在一定时期内对外推销某种或某类商品的具体安排。其具体内容有：
（1）国内货源情况，包括国内生产能力、可供出口的数量以及出口商品的品质、规格和包装等情况。
（2）国外市场情况，包括国外市场环境的特点，如市场大小、对产品的要求、市场销售和市场竞争状况、国外进口规定、今后一段时间内的发展趋势预测等。
（3）出口经营情况，包括以前有无这类产品的出口经验、出口的具体品种和数量、出口地理方向等。
（4）销售安排，如市场安排、客户选用、广告宣传、贸易方式、价格和支付条件的掌握。
（5）成本和经济效益核算。
另外，应该注意的是：对大宗或重点推销的商品，通常要逐个制定经营方案，对一般商品则按大类制定经营方案，对一些中小商品或成交额不大的商品，仅需制定简单的价格方案。
进口商品经营方案指为了完成进口任务而确定的各项具体安排。对大宗或重要商品的进口，一般都要在交易前制定进口经营方案。进口商品经营方案的主要内容包括品名、数量、时间和国别的安排、交易对象的选定、价格和佣金幅度的掌握等。总的要求是：在符合国家方针、政策的前提下，既要力争比较优惠的价格，又要不影响国内的需要；既要做到“货比三家”，又要不失时机地进口。
应该注意的是：有些商品是受国家进口管制的，必须先从有关机构取得进口许可证，方能办理有关进口手续。另外，如果国内用货企业还没有自营进口的权利，则它们必须先与有进口经营权的企业签订代理进口的合同，由后者代其进口所需商品。
二、交易磋商
交易磋商（Business Negotiation），是指进出口双方就商品的各项交易条件进行谈判，以期达成交易的过程，在业务中，又被称为贸易谈判。
口头磋商主要指交易双方面对面的谈判，如参加各种交易会、洽谈会，由我方派遣贸易团体出访对方或邀请国外客户来访与我方进行口头磋商。另外，交易双方通过电话进行谈判，也属于口头磋商。交易中采用口头磋商形式，具有信息传递迅速、有利于感情交流和便于观察对方的态度等优点，但交易费用高，且对谈判人员的素质要求较高。
书面磋商是指通过信件、电报、电传、传真、EDI等通信方式进行交易磋商。随着现代通信技术的发展，书面磋商越来越显示出简便、快捷、费用低廉的优点。因此，在日常业务中使用更多的是书面形式。
交易磋商的内容涉及拟定的买卖合同中的各项条款，包括品质、数量、包装、价格、交货、支付以及检验、索赔、不可抗力和仲裁等，其中品质、数量、包装、价格、交货、支付被认为是交易的主要条件，在每一笔交易中必须逐项谈判。至于其他交易条件，特别是检验、索赔、不可抗力和仲裁，虽非合同所不可缺少的内容，但为了提高合同质量、防止和减少争议的发生以及顺利解决可能发生的争议，买卖双方在交易磋商时也不可忽视。但为了简化交易磋商内容、加速磋商的进程，并节省磋商的时间和费用，往往将这部分内容单独印成书面文件，可将其印在本公司合同的背面或格式正面的下部，作为“一般交易条件”，事先提供给可能与之交易的客户。只要对方没有异议并签字认可，这些条件也成为今后双方进行交易的共同基础，而不必在每次交易中逐条协商。这种事先印制好的一般交易条件在法律上成为格式合同或格式条款。
一般交易条件的具体内容往往因进出口商品种类不同而有所不同，但其主要内容仍有一些共性，就我国出口企业所拟定的一般交易条件而言，通常包括以下几方面：1有关预防和处理争议的条件（如关于货物检验、索赔、不可抗力和仲裁的规定）。2有关主要交易条件的补充说明（如品质机动幅度、数量机动幅度、允许分批/转运、保险金额、险别和适用的保险条款、信用证开立的时间和到期日、到期地点的规定）。3个别的主要交易条件（如通常采用的包装方法、凭不可撤销即期信用证支付的规定等）。
交易磋商的程序可概括为四个环节：询盘、发盘、还盘和接受。其中发盘和接受是达成一笔交易必不可少的两个基本环节。
询盘（Enquiry），又称询价，是指买方为了购买或卖方为了销售货物而向对方提出有关交易条件的询问。询盘以对价格的询问为其主要内容，有时也会涉及商品的数量、品质、包装、装运条件等内容。询盘往往是交易的起点，但并不是交易的必经阶段。
询盘属于试探性的业务联系，其对于询盘人和被询盘人来讲，都无法律上的约束力。买方发出询盘后，没有必须购买的义务；卖方发出询盘后，也没有必须出售的责任。但按照商业习惯，被询盘的一方接到询盘后应尽快予以答复。
发盘（Offer），又称发价、报盘、报价，是指交易的一方向另一方提出某项商品的交易条件，并表示愿意按照这些条件达成交易，订立合同的行为。发出发盘的一方就是发盘人，收到发盘的一方被称为受盘人。发盘往往是发盘人在收到对方询盘后发出的，但可以在未收到询盘的情况下由发盘人直接对受盘人发出。发盘可以是卖方的行为，称之为售货发盘（Selling Offer）；也可以是买方的行为，称之为购货发盘(Buying Offer)或递盘(Bid)。在实际业务中，一般以卖方发盘居多。发盘既是商业行为又是法律行为。发盘对发盘人具有法律约束力。在发盘有效期内，发盘人不能随意撤销或修改其内容。若受盘人在有效期内对该发盘表示无条件接受，发盘人就必须按发盘条件与其成交、签订合同、否则即为违约，要承担相应的法律责任。
（1）构成发盘的条件。《联合国国际货物销售合同公约》（简称《公约》）中明确规定：“向一个或一个以上特定的人提出订立合同的建议，如果十分确定并且表明发盘人在得到接受时承受约束的意旨，即构成发价。一个建议如果写明货物并且明示或暗示地规定数量和价格或规定如何确定数量和价格，即为十分确定。”我国《合同法》第十四条也有类似规定。《公约》第十五条第（1）款和我国《合同法》第六条又规定，发价于送达被发价人时生效。据此，一项有效的发盘应具备以下条件：
一是发盘必须向一个或一个以上特定的人提出。在发盘中必须指定一个或多个可以对发盘表示接受并与发盘人签订合同。若发盘中没有指定受盘人，它便不能构成有法律约束力的发盘，而只能被视为邀请发盘，如向外国客户广为分发的商品目录、价格表格等属于这种情况。
二是发盘人必须明确表示发盘人受其约束。即发盘必须表明在得到受盘人接受时，发盘人将按发盘中所列条件，承担与受盘人订立合同的责任。发盘人是否在发盘中表明了这种旨意，不应只看发盘中是否有“实盘”之类的字样，更重要的是取决于发盘的整个内容是否确定。若受盘人对发盘中是否表示了这种含义不能肯定，则应向对方提出，不能随意猜测。
三是发盘的内容必须十分确定。发盘内容的确定表现为发盘中的交易条件必须是完整的、确定的和终局性的。
首先，交易条件应该是完整的，应包括商品的品质、数量、价格、包装、交货期、支付方式等内容。一旦这些条件被受盘人接受，便足以构成一项有效的合同。但有时由于交易双方已就“一般交易条件”达成协议，或已在长期的贸易往来中形成某种习惯做法，或由于在发盘中援引了过去的往来函电或过去的合同，发盘中的有些贸易条件往往被省略。在这种情况下，发盘的不完整只是表面现象，它还是一项完整的发盘。
应该注意的是：对发盘完整性的这种理解与《公约》的规定有所不同。根据《公约》的规定，只要发盘中规定了交易商品的数量与价格，或是确定了商品的数量与价格确定的方法，该发盘就是完整的、确切的。虽然这种做法在法律上可行，但在实际业务中应明确规定各项交易条件为好，这样不易产生纠纷，有助于交易的顺利进行。
其次，交易条件应是确定的，不能有含糊不清、模棱两可或似是而非的词句，如在发盘中表明“参考价”、“大约”、“大概”等，均属意思不确定，不能构成法律上的有效发盘。
再次，交易条件应是终局性的，不附加任何保留及限制条件，如在发盘中规定“以我方最终确认为准”、“以商品未售出为准”等。
最后， 发盘必须送达受盘人。《公约》和各国的法律都规定，发盘于送达受盘人时生效。如果发盘在传递过程中遗失，则该发盘不生效，对发盘人不再有约束力；如果受盘人在收到发盘前，已通过其他途径知道了发盘的内容，未收到发盘就主动表示接受，这样的合同是不成立的，而只能被看作是双方的交叉发盘。
以上是构成有效发盘的四个条件，也是考查发盘是否具有法律效力的标准。若不能同时满足这四个条件，即使在发盘中注明“实盘”或类似字样，也不能使发盘具有法律约束力。
（2）发盘的有效期。发盘的有效期（Time Of Validity Or Duration Of Offer），是指发盘对发盘人约束的期限，也是受盘人接受发盘的期限。从发盘角度来看，在有效期内，发盘人受其发盘内容的约束，即一旦被接受，就要承担按发盘条件与受盘人订立合同的责任；在有效期之外，发盘人则不受发盘内容的约束。因此，发盘的有效期是对双方的一种限制，也是对双方的一种保障。
对发盘的有效期的规定有以下几种情况：
一是在发盘中明确规定有效期。明确规定有效期的方法有两种：第一种是规定最迟接受期限。如“本发盘限3月2日复到，以我方时间为准”。我国外贸企业在对外发盘时，一般采用这种方法规定发盘的有效期，发盘送达受盘人时生效，至规定的有效期满为止。第二种是规定一段接受的时间，如“发盘有效期3天”或“发盘10天内复”。采用这种方法规定有效期，需明确“一段时间”的起止问题。对此，《公约》第二十条规定：“发盘人在电报或信件内规定的接受期，从电报交发时刻或信上载明的发信日期起算。如信上未载明发信日期，则从信封上所载日期起算。发盘人以电话、电传或其他快速通信办法规定的接受期间，从发盘送达被发盘人时算起。”“在计算接受期间时，接受期间内的正式假日或非营业日应计算在内。但是，如果接受通知在接受期间的最后一天未能送到发盘人处，因为那天在发盘人营业地是正式假日或非营业日，则接受期间应顺延下一个营业日”。
由于发盘人在有效期内不能任意撤销或修改发盘，因此应特别注意对有效期长度的规定。若有效期过长，发盘人要承担很大的价格变动的风险；若有效期过短，受盘人考虑时间不足，不利于成交。一般来说，规定发盘有效期时要充分考虑商品及所采用的通讯方式的特点。对成交量大、价格变动频繁的商品，有效期应定的比较短；反之，有效期可以稍长。另外，若交易双方以信函方式联系，由于要包括往返邮程，有效期也应规定的稍长。
二是在发盘中对有效期不作明确规定。由于有效期不是有效发盘的必要条件，发盘人可以不对有效期作明确规定。这时，按国际惯例，发盘在合理时间内接受有效。对“合理时间”，国际上并没有统一规定，故这种方法极易使交易双方产生争议，因此在实际业务中应尽量不用或少用。
三是若发盘采用的是口头表达方式，则除非交易双方另有规定，受盘人必须立即表示接受才有效。
（3）发盘的撤回与撤销。发盘的撤回(Withdrawal)，是指发盘人将尚未为受盘人收到的发盘予以取消的行为。例如，卖方发现报价有误或货物的市价已突然上涨，就立即通知买方原先的报价不再有效，以避免货物价格上涨的损失。
对于发盘的撤回，各国的法律都认为是可以的。《公约》第十五条第二款也规定发盘是可以撤回的，只能在撤回的通知在发盘到达受盘人之前或与发盘同时到达受盘人。在实际业务中，发盘的撤回只有在使用信件或电报发盘时方可使用，因为从信件或电报的发出到送达收件人有一段时间间隔。而如果使用电传或电子邮件等方式发盘，因为这些信息可立即传达到对方，就不存在撤回发盘的可能性了。
发盘的撤销（Revocation），是指发盘人将已经为受盘人收到的发盘予以取消的行为。
对于一项已送达受盘人的发盘能否撤销，不同的国家有不同的规定，《公约》对此作了折中规定。《公约》规定，若发盘人撤销发盘的通知于受盘人发出接受通知前送达受盘人，则发盘得以撤销；但若在发盘中规定了有效期，或通过其他方式表明该发盘不可撤销，或受盘人有理由信赖该项发盘是不可撤销的，并本着对该发盘的信赖已采取了行动，则该发盘不可撤销。由《公约》的规定可见，发盘在大多数情况下是不可撤销的，因此我们再对外发盘时要采取谨慎的态度，严防差错，避免造成难以挽回的损失。
（4）发盘的失效。发盘的失效（Termination），又称发盘的终止，是指发盘法律效力的消失。它包括两方面的意义：一是发盘人不再受发盘的约束；二是受盘人失去了接受该发盘的权利。发盘失效的原因有很多，归纳起来，主要有下列几种情况：
一是发盘过了有效期。明确规定有效期的发盘，在有效期内如未被受盘人接受，则自动失效。未明确规定有效期的发盘，在合理时间内未被接受，该发盘自动失效。例如，口头发盘，受盘人未予接受，离开现场，发盘即失效。
二是受盘人的拒绝或还盘。发盘在发盘人收到受盘人的拒绝通知时失效。若受盘人在对发盘表示拒绝后又表示接受，即使原发盘有效期未届满，发盘人也将不受约束，除非他愿意对该项接受予以确认。另外，若受盘人在收到发盘后长时间不表态，也将视为对该发盘的拒绝，它使原发盘失去效力。
三是发盘被依法撤销。一项发盘，如果被发盘人在受盘人作出接受前进行了有效撤销，则发盘人不再受发盘内容的约束。
四是不可抗力。非当事人所能控制的意外事故可以使发盘失效。例如，政府突然颁布出口或进口禁令、突然实施对某国的封锁、突然爆发战争，致使发盘人在受盘人对该发盘表示有效接受时无法与其签约，发盘失效。
五是若发盘人或受盘人在发盘被接受前丧失行为能力或死亡、或破产，则该发盘失效。
还盘（Counter Offer）,又称还价，是指受盘人不同意或不完全同意发盘人在发盘中提出的条件，而对原发盘提出相应的修改或变更的意见的一种行为。
还盘是对发盘的拒绝，它使原发盘失去效力。同时，一项还盘又是受盘人向原发盘人提出新的发盘。因此，还盘与发盘具有同样的法律效力，还盘人受其还盘内容的约束，如果原发盘人在还盘的有效期内对还盘内容表示全部接受，还盘人必须按其还盘条件与原发盘人订立合同。
对于还盘，原发盘人也可表示不同意见，因而进行再还盘。有时，一项交易需经多次互相还盘，才能最后达成协议。虽然如此，还盘也还不是交易磋商的必经步骤。有时，发盘后没有还盘，而是直接被发盘人表示接受。
接受(Acceptance)，是指交易的一方无条件地同意对方在发盘或还盘中所提出的交易条件，并以声明或行为表示愿按这些条件与对方成交、签订合同的一种行为。
接受与发盘一样，既是一种商业行为又是一种法律行为。对发盘（或还盘）一旦表示接受，合同即告成立。此时，发盘（或还盘）中的交易条件不仅对发盘人（或还盘人）有效，而且对接受人也有法律约束力。
（1）构成一项有效接受的条件。一是接受必须由特定的受盘人作出。如上所述，一项有效的发盘必须是向一个或一个以上特定的人作出。因此，对发盘表示接受，也必须是发盘中所指明的特定受盘人，而不是其他人。如果其他人通过某种途径了解到发盘的内容，而向发盘人表示接受，这种“接受”只是其他人向原发盘人作出的一项发盘，除非原发盘人表示同意，合同不能成立。
二是接受必须表示出来。接受必须由特定的受盘人表示出来，缄默或不采取任何行动不能构成接受。按《公约》的规定，发盘人表示接受的方式有两种：1用“声明”来表示，即受盘人用口头或书面形式向发盘人表示同意发盘的内容，这是国际贸易中最常用的表示方法。一般来说，对口头发盘要立即作出口头接受，对书面形式的发盘也要以书面形式表示接受。2用行为来表示，通常是指由卖方发运货物或由买方支付价款（包括汇付货款或开立信用证）来表示，也可以用其他任何行为来表示，诸如开始生产所买卖的货物、为发盘人采购有关货物等。在用行为表示接受时，必须注意这种行为接受方式是根据该发盘人的要求或依照当事人之间确立的习惯做法而行事的，而且该行为必须在发盘明确规定的有效期之内，或在合理时间之内（如果发盘未规定有效期）才有效。
三是接受的内容必须与发盘相一致。受盘人必须无条件的同意发盘的全部内容，才能与发盘人成交，这也是接受的基本原则。如果受盘人在对发盘表示同意的同时对发盘的内容进行修改或提出了某些附加条件，那么只能认为他拒绝原发盘并构成一项还盘。
然而在国际贸易的实际业务中，受盘人在表示接受时，往往对发盘作出某些添加、限制或其他更改。为了适应现代商业的需要，尽快促成交易的达成，《公约》将接受中对发盘内容的修改分为实质性变更与非实质性变更，前者构成还盘，发盘人对此不予确认，合同不能成立；后者除非由发盘人及时提出反对，不改变接受的效力。根据《公约》的规定，“有关货物的价格、付款、货物数量和质量、交货地点和时间、一方当事人对另一方当事人的赔偿责任范围或解决争端等等的添加或不同条件，均视为在实质上变更发盘的条件”。除此之外，对发盘内容的变更，如要求提供某种单据、要求增加单据的份数、要求将货物分两批装运等均属于非实质性变更。应该注意的是，各国商人对实质性的变更与非实质性变更的划分可能会有不同的理解，因此，只要对方对我方发盘的内容作了修改而我方又不能接受，就应立即表示反对，以免在以后产生争议。
四是接受必须在发盘的有效期内送达发盘人。按照《公约》“到达生效”原则的规定，接受只有在发盘的有效期内到达发盘人时才生效。这是针对以书面形式进行发盘和接受时的规定。对于以口头方式进行的磋商，《公约》规定：“对口头发盘必须立即接受，但情况有别者不在此限。”此处的“情况有别”是指双方另有约定等。另外，对于以行为表示接受，《公约》规定，接受于该项行为作出时生效，但该项行为必须在发盘规定的有效期内；如果没有规定有效期，则在合理的时间内作出才有效。
（2）逾期接受。逾期接受又称迟期接受，是指受盘人的接受通知超过发盘规定的有效期或发盘未明确规定有效期而超过合理时间才到达发盘人的一种行为。
按照各国的法律，逾期接受不能认为是有效的接受，而只是一项新的发盘 。《公约》也认为，逾期接受原则上是无效的。但是，为了有利于双方合同的成立，对逾期接受采取了一项灵活的处理方法，使它在符合某些条件的情况下，仍然具有接受的效力。《公约》第二十一条规定：“逾期接受仍有接受的效力，如果发盘人毫不延迟地用口头或书面将此种意见通知被发盘人。”“如果载有逾期接受的信件或其他书面文件表明，它是在传递正常、能及时送达发盘人的情况下发出的，则该项逾期接受具有接受的效力，除非发盘人毫不迟延地用口头或书面通知被发盘人，他认为他的发盘已经失效。”
由此可见，逾期接受是否有效，主动权掌握在发盘人手中。在第一种情况下，逾期接受的原因在于受盘人，若发盘人不表态，接受无效；而第二种情况，逾期接受的责任不在受盘人，若发盘人不表态，则接受有效。
（3）接受的撤回。按《公约》的规定，接受于送达发盘人时才生效。因此，若撤回或修改的通知先于接受、或与接受同时到达发盘人，受盘人就可以在接受生效前将其撤回或对其进行修改。
在接受的撤回问题上，英美法与大陆法存在着重大的分歧。英美法认为，接受的通知一旦发出就立即生效，合同即告成立，因此接受不能撤回。但是大陆法则认为，接受是在到达发盘人时才生效。因此，在接受生效前就可以撤回。
由于接受一旦生效，合同即告成立，因此接受是不能撤销的。撤销一项已生效的接受，无异于撤销已生效的合同，是毁约行为，要承担相应的法律责任。
下面将交易磋商的程序以电报方式举例如下：
询盘、发盘、还盘、接受
中国×××公司：
请报1000辆永久牌自行车成本加运费至美国纽约港最低价，2010年年初装运，尽速电告。
美国×××公司
2009年11月10日
美国×××公司：
兹发1000辆永久牌自行车成本加运费至美国纽约港70美元/辆，标准出口包装2—4月装运（上海——纽约），要求以不可撤销信用证支付，即日起20日复到。
中国×××公司
2009年11月15日
中国×××公司：
你15日电收悉，还盘价格67美元/辆，装运期2010年3月15日前，其他条件不变。
美国×××公司
2009年11月20日
美国×××公司：
贵公司20日电收悉，接受贵公司还盘。
中国×××公司
2009年11月25日
三、国际货物买卖合同的订立
国际货物买卖合同是营业地在不同国家的当事人（买方和卖方）自愿按照一定条件买卖某种货物达成的协议。它是根据双方接受的国际贸易惯例，有关法律或《公约》的规定而成立的。合同不仅规定了买卖的货物，同时根据双方洽商中达成的协议，规定了双方的权利和义务，对双方都有约束力。任何一方都不能单方面地修改合同的内容或不履行自己的义务，否则将承担违反合同的法律责任。
世界各国对国际货物买卖合同成立的时间和条件有不同的规定。
（1）承诺生效时合同成立。
（2）采用数据电文形式订立合同，承诺到达时间为合同成立时间。
（3）当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。
（4）当事人采用信件、数据电文等形式订立合同的，可以在合同成立之前要求签订确认书。签订确认书时合同成立。
（5）法律、行政法规规定或者当事人约定采用书面形式订立合同，当事人未采用书面形式但一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立。
（6）采用合同书形式订立合同，在签字或者盖章之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立。
《联合国国际货物销售合同公约》第二部分第二十三条规定：“合同于按照本公约规定对发价的接受时订立。”从上面所述内容来看，对于合同成立的时间与条件，我国《合同法》的规定与《合约》规定相同。
《公约》第十一条规定：“销售合同无须以书面订立或书面说明，在形式方面也不受其他任何条件的限制。销售合同可以用包括人证在内的任何方法证明。”从《公约》规定中可以看出对销售合同的订立不限制形式。我国《合同法》规定，当事人订立合同，有书面形式，口头形式和其他形式。但是在该法中还规定：“法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式，应当采用书面形式。”我国政府于1986年向联合国递交参加《联合国国际货物销售合同公约》批准书时，对公约第十一条“合同订立不限制形式”予以保留，坚持国际货物买卖合同采用书面形式。我国合同法第十一条规定“书面形式是指合同书，信件和数据电文（包括电报，电传，传真，电子数据交换和电子邮件）等可以有形表现所载内容的形式。”
我国坚持国际货物买卖合同的订立采用书面形式的主要原因是：书面合同是合同成立的标志；书面合同是合同生效的标志；书面合同是双方当事人履行合同的依据；书面合同是双方当事人处理和解决争议的依据；书面合同是法院或仲裁机构受理案件进行判决或裁决的依据。书面合同在司法实践中举证比较方便。
美国虽然承认口头合同的法律效力，可是也作了一定的限制，如美国《统一商法典》2—201规定：“凡500美元以上金额的货物销售合同必须有书面文件为证，否则不得依法强制执行。”据此，对于通过口头洽商达成的交易，签署一份书面销售合同是完全必要的。
在国际货物买卖中，书面销售合同的名称和形式繁多，均无特定的限制，一般有销售合同，销售确认书，销售协议书和备忘录和来往的电报，电传，传真，电子数据交换和电子邮件等可以有形表现所载内容的形式。当前在我国的进出口业务中，书面合同主要使用销售合同和销售确认书。
买卖合同（Sales Contract）的内容比较全面详细。除了包括合同的主要条款：货物名称、品质规格、数量、包装、单价、总值、交货、支付方式之外，还包括一般合同条款：保险、商品检验、异议索赔、仲裁和不可抗力等。出口人草拟提出的合同称为销售合同（Sales Contract）；进口人草拟提出的合同称为购货合同（Purchase Contract）。使用的文字是第三人称的语气。这种合同形式的特点是内容比较全面，对双方的权利和义务以及发生争议的处理均有详细规定。这种合同适合于大宗货物或成交金额较大的交易。
销售确认书（Sales Confirmation）是合同的简化形式。销售确认书的内容一般包括：货物名称、品质规格、数量、包装、单价、总值、交货期、装运港和目的港、支付方式、运输标志、商品检验等条款。对于异议索赔、仲裁和不可抗力等一般条款都不予列入。这种格式的合同，适用成交金额不大，批次较多的轻工日用品、土特产品或者已有包销、代理等长期协议的交易。
国际货物买卖合同的内容比较完整、全面，一般包括以下三个部分：
合同的首部包括开头和序言、合同名称、编号、缔约时间、缔约地点、当事人的名称和地址等。在规定这部分内容时应注意两点：第一，要把当事人双方的全称和法定详细地址列明，有些国家法律规定这些是合同正式成立的条件；第二，要认真规定好缔约地点，因为合同中如对合同适用的法律未作出规定时，根据有些国家的法律规定和贸易习惯的解释，可适用合同缔约国的法律。
这部分规定了双方的权利和义务，包括合同的各项条款，如货物名称、品质规格、数量、包装、单价和总值、交货期、装运港和目的港、支付方式、保险条款、检验条款、异议索赔条款、仲裁条款和不可抗力等，以及根据不同货物和不同交易情况加列其他条款，如保值条款，溢短装条款，品质公差条款以及合同适用的法律等。
合同的结尾部分包括合同的份数、使用文字和效力，以及双方的签字。
此外，有的合同有附件部分，附在合同之后，作为合同不可分割的一部分。
1．必须贯彻我国的对外贸易方针政策，特别要体现平等互利的原则，我们既反对对方把片面维护一方利益的条款订入合同，也不把对方不愿意接受的某些条款强加于人。
2．必须符合合同有效成立的要件，即双方当事人的意思表示必须一致和真实；当事人都有订约行为能力；合同标的、内容必须合法等。
3．合同内容应该与洽商达成的协议内容一致，同时在条款的规定上必须严密，要明确责任、权利义务等。切忌避免订立多种解释的任意性和不确定性的条文，特别是对可能引起合同性质改变的内容，尤应慎重。如果有些条款事先未商妥，要订立书面合同时，要进一步协商达成协议才可订入。
4．合同各条款间必须协调一致，不能相互矛盾。例如，在数量条款规定溢短装时，支付方式为信用证，其保证金额就规定有增减幅度；又如，贸易术语为CFR或FOB成交，在保险条款里就应订明“保险由买方自理”。关于签约后发生的额外费用负担，如运费上涨、港口封冻的绕行费等，也可在合同中明确规定由何方负担。
