项目二 企业应用平台基本信息设置
情景引领
恒昌商贸的信息化目标是实现财务及业务一体化管理,先期企业账套建立过程中已经启用了采购管理、销售管理、库存管理和存货核算四个主要业务模块。由于采购业务与应付款管理、销售管理与应收款管理密不可分,而所有业务发生最终都要反馈到企业账务系统即U8总账,因此,需要同时启用应收款管理、应付款管理和总账三个模块。正式开始供应链业务处理之前,需要在U8中输入业务处理必须用到的一些基础档案,如部门、人员、客户、供应商、凭证类别、会计科目等,这些基础档案为18中各个模块所共用企业目前的业务管理比较粗放,在将手工业务向信息化平台迁移的过程中,恒昌商贸希望能够借助信息系统的能有优势精细管理,为决策提供更多有价值的信息。请你根据要求完成对基础档案设置和单据设置的相关工作。
实训目的
任务一 基础档案设置
1. 理解用友U8中基础档案的作用
2. 熟练操作系统启用的方法
3. 熟练操作各类基础档案的设置方法
任务二 单据设置
1.熟练操作单据格式设计的方法
2.熟练操作单据编号的设置方法
实训内容
任务一 基础档案设置
1.在企业应用平台中启用U8子系统
2.设置基础档案
3.账套输出
任务二 单据设置
1.单据格式设计
2.单据编号设计
3.账套输出
实训准备
任务一 基础档案设置
1.将系统日期更改为“2020-01-01”
2.引入“1-1系统管理”账套数据
任务二 单据设置
1.引入“2-1基础档案设置”账套数据
实训要求
任务一 基础档案设置
以账套主管“001李建”的身份进行系统启用和基础档案设置。
任务二 单据设置
以账套主管“001李建”的身份进行单据设计
知识储备
企业应用平台

系统服务
系统服务主要是为系统安全正常运行而设,主要包括系统管理,服务器配置、工具系统和权限。
系统管理提供了从企业应用平台启动系统管理模块的通道;服务器配置用于配置U8应用服务器的位置:工具为U8与外部系统接口、U8数据传输提供了便捷处理方式;权限中可以对数据权限进行控制设置、进行数据权限和金额权限的分配、功能权限转授和工作任务委托。
基础设置
基础设置主要是设置用友U8各模块公用的基本信息、基础档案、单据设置等。
1.基本信息
在基本信息中可以对企业建账过程中设定的会计期间、编码方案和数据精度进行修改,还可以进行U8子系统启用设置。
系统启用是指设定在用友U8中各个子系统开始使用的日期。只有设置为启用的子系统才可以登录。
2.基础档案
每个企业选购的是U8中不同的子系统,这些子系统共享基础档案信息,基础档案是U8系统运行的基石。企业在启用新账套之始,应根据本单位的实际情况及业务需求进行基础档案的整理工作,并正确地录入系统。设置基础档案的前提是先确定基础档案的分类编码方案。基础档案的设置必须要遵循分类编码方案中所设置的级次及各级编码长度的规定。按照基础档案的用途不同,系统将基础档案划分为机构人员、客商信息、存货、财务、业务、收付结算等类别由于企业基础数据之间存在前后承接关系(如必须在设置客户分类的基础上再设置客户档案),因此,基础档案的设置应遵从一定的顺序。
3.单据设置
单据是企业经济业务发生的证明,如代表货物发出的销售发货单、代表材料入库的采购入库单和购销业务中的专用发票等。单据设置包括单据格式设置、单据编号设置和单据打印控制
业务工作
业务工作中集成了登录用户拥有操作权限的所有功能模块,它们分类归属于各功能组中。企业应用平台为企业用户提供了进入用友U8的唯一入口。
基础设置概述
系统启用
1.理解系统启用
系统启用是指设定在U8中各个子系统开始使用的日期。用友U8管理软件分为财务会计、管理会计、供应链,生产制造、人力资源、集团应用、决策支持和企业应用集成等功能组,每个功能组中又包含若干模块,它们中大多数既可以独立运行,又可以集成使用,但两种用法的数据流程是有差异的。一方面企业可以按照企业信息化规划及本身的管理特点选购不同的子系统:另一方面企业也可能采取循序渐进的策略有计划地先启用一些模块,一段时间之后再启用另外一些模块。系统启用为企业提供了选择的便利,它可以表明企业在何时点、启用了哪些子系统。只有设置了系统启用的模块才可以登录。
2.系统启用的方法
系统启用有两种方法,一是由系统管理员在系统管理中创建企业账套完成时进行系统启用设置:二是如果在建立账套时未设置系统启用,则由账套主管在企业应用平台基本信息中进行系统启用的设置。
基础档案
1.基础档案的作用
企业建账完成后只是在数据库管理系统中为华盛商贸建立了一个新的数据库,用来存放企业即将录入的各种业务数据。当经济业务发生时,企业要进行正确的记录和计量需要用到很多基础档案信息,如收款要涉及客户、报销要涉及部门和人员、录入凭证要用到凭证类型和会计科目等。因此,必须要事先将这些公共的基础信息建立到企业账套中,才能开始日常业务处理。
2.基础档案的整理
结合企业的业务实际和U8软件的要求,需要整理本公司的基础档案包括机构人客商信息、存货、财务、业务,收付结算等
单据设计
1.单据格式设计
不同企业各项业务处理中使用的单据可能存在细微的差别,用友U8管理软件中预置常用单据模板,允许用户对各单据类型的多个显示模板和多个打印模板进行设置,满足企业个性化的单据格式需求。
2.单据编号设置
单据编号是单据的标识,U8系统默认单据采取流水编号,如果企业根据业务需要有特定的编号规则,则可以设置为手工编号方式。
手工状态基础档案与U8中基础档案的比较
相对于手工管理环境,作为一个财务与业务集成管理的信息系统,U8中的基础档案包含了更为丰富的管理信息。以客户档案为例简要说明客户档案是企业的一项重要资源,手工管理方式下,客户信息一般散落在业务员手
中,业务员所掌握的客户信息一般包括客户名称、联系人、电话等基本信息。企业建立供应链信息系统时,需要全面整理客户资料并录入系统,以便有效地管理客户、服务客户客户信息包括以下几个方面的内容。
基本信息:包括客户编码、客户名称、客户简称、税号、开户银行、银行账号等
联系信息:包括地址、邮编、联系人、电话、发货地址、发货方式、发货仓库等
信用信息:包括价格级别、信用等级、信用额度、付款条件、应收余额等
其他信息:包括分管部门、分管业务员、停用日期等。
我们看到,与客户相关的信用等级、信用额度是与赊销管理相关的控制信息;发货仓库、发货方式是销售发货必需的信息;客户银行、银行账号和税号是给客户开具销售发票必需的基本信息。
计量单位及其换算率
在企业实际的经营活动中,不同部门对某种存货会采用不同的计量方式,例如大家熟悉的可口可乐,销售部对外发货时用箱计量,听装的每箱有24听,2L瓶装的每箱有12瓶。
U8中的计量单位组类别包括三种:无换算率、固定换算率和浮动换算率。
无换算率计量单位组中的计量单位都以单独形式存在,即相互之间没有换算关系,全部为主计量单位
固定换算率计量单位组中可以包括多个计量单位:一个主计量单位,多个辅计量单位。主辅计量单位之间存在固定的换算率,如1箱=24听
浮动换算率计量单位组中只能包括两个计量单位:一个主计量单位,一个辅计量单位。
主计量单位作为财务上的计量单位,换算率自动置为1。每个辅计量单位都是和主计量单位进行换算的。数量(按主计量单位计量)一件数按辅计量单位计量)X换算率。