项目一：办公室环境管理之

任务三 办公室环境及其优化

学习目标：

1、了解办公室环境管概念与原则；

2、了解办公室的布局与布置工作；

3、了解办公室优化管理维护工作；

4、了解办公室安全保密日常工作。

能力目标：

1、能够掌握办公室布局与布置方法；

2、能够掌握办公室优化管理的方法；

3、能够掌握办公室安全保密的方法。

一、 办公环境的含义   

   指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。

二、办公环境管理的原则  

    （一）原则

    方便高效、舒适整洁、和谐统一、安全卫生。

（二）影响办公效率的因素

三、环境的布局与布置   

   （一）开放式布局 

（二）封闭式布局

     四、办公室环境布置

    （一）美化办公室坚持卫生干净原则

     1、坚持周五下班前对办公室进行小清洁。

     2、每天提前上班，打扫干净办公室，并擦干净领导的座椅。

     3、做好通风透气工作，让同事一进来有个好心情。

   （二）美化办公室坚持整齐有序的原则

    1、桌子摆放直线对称。

    2、全体职员的座位面对同一方向，不可面对面。

    3、充分利用自然光。光线最好来自桌子的左上方或斜后上方。

    4、设休息处。放些长沙发、长椅、打字机放在独立的地方，置放一些好的工艺品。

    5、办公桌上的物品应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可及的地方;

    6、使领导坐得舒适，办公椅应有靠背。要使领导缓解疲劳则可以用旋转椅来调节方位。 

    7、对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑到其他人员对设备的使用，布置时既要方便他人，又不要妨碍领导的工作。

    8、在领导办公桌前摆放一盆碧绿的长青盆景。

五、办公室环境的维护与管理

（一）视觉环境管理

办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。

    1、有效地使用颜色。

    2、地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。

 2．照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。   

（二）听觉环境管理

听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音如伴奏音乐或愉快交谈的声音；噪音，如办公机器的震动声为有害的声音。声音的强度单位为分贝，一般说来超过70分贝即为噪音，超过130～140分贝使耳痛，超过150分贝使内耳结构破坏，以致耳聋。由于办公室所处的周围环境常有噪音发出，如小汽车、摩托车、卡车的喇叭声，工作人员的谈话、开会、打电话的声音和人们不必要的活动等。因此，控制有害的噪音就成为办公环境管理又一重要任务，那么，如何控制噪音呢?

1、消除噪音的来源

2．用吸音的材料以减少噪音的影响

3．适量音乐的播放

（三）空气环境管理

办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。

1、温度。工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15～20℃。

2、湿度。最适宜的湿度为40％一60％．

3、空气流通。每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。

4．空气的净化。为减少办公室的污染和尊重所有工作人员的感受，办公室内应该禁止吸烟，以保证空气的新鲜。办公室内空气的净化包括打扫，拖洗，擦净，上蜡与打光，用吸尘器吸尘，净化家具，粉刷墙壁和天花板等。

（四）保健与安全环境管理

  1、树立健康安全意识；

  2、识别办公室安全隐患，防盗、防火、防止意外伤亡。

     六、办公室信息安全

     （一）做好信息安全工作

     1、文件保密；

     2、会议保密；

     3、科技保密。

     （二）信息安全工作内容

     1、口头信息的安全工作；

     2、纸面信息的安全工作；

     3、电子信息的安全工作。