第三节 日常工作时间安排

办公室人员日常时间管理最基本和最常用的方法是时间计划表控制法。用时间计划表来开展日常工作及辅助管理领导的时间是在运用时间管理的一般原则和方法基础上，基于领导工作全局和指导的特点，将其纳入年、月、周及日志。

一、常规时间计划表

时间计划表从时间跨度上可以分为日时间表、周时间表、月时间表、季度时间表和年度时间表。

1、年工作计划表

企业在新的一年中重要活动的时间安排计划，它给领导和各部门负责人提供一年中主要工作安排的一览表，以明确哪些工作与自己本部门有关，以便提前做好准备。

2、月工作计划表

领导在一个月内重要工作、活动的时间计划，如每月一两次的工作例会，预先通知上级检查、商务洽谈、工作旅行等。秘书可利用单位专项工作会议收集月工作计划表的相关信息并制成表格；秘书也可以在月底请各位领导将下月的安排或活动口头或书面交给自己综合整理，有矛盾的加以沟通调整，然后编制成表，内容比年工作计划表要详细。

3、周工作计划表

领导一周之内经常性工作和业务等活动的时间安排，它是在月工作计划表的基础上制订的。它既是领导一周之内具体工作安排的基本依据，也是办公室提供相关服务的依据。

常常在上周五下班前或周一上午由主要领导提供相关信息或开会碰头协商活动安排内容，由秘书统一协调后制成表格。内容更加详细具体，时间要求更加精确，地点也要准确注明。

4、工作日志

根据周工作计划表编制的一天时间内公司领导和自己活动的具体工作安排。拟定工作日志有利于处理一些经常性的日常事务。内容应尽可能详细具体，有很大的可操作性。

工作日志通常要准备两本，一本为领导使用，另一本为自己使用，应在前一天下班前制订，秘书可根据周工作时间表提前了解领导第二天的工作和活动的信息，在两份工作日志上填入，送领导本人审定，看是否需要调整和补充。

领导工作日志和秘书工作日志可单独编制，也可结合在一起，两者要注意相互协调配合，如领导与秘书都要去参加的活动要记录在相同的时间内，秘书单独的活动，只有安排在领导的空余时间，或者单独活的时间内，当领导工作日志内容发生变化，秘书应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。

                       第四节 时间管理日记

一、手工填写的工作日志

对于手工填写的工作日志通常要准备两本，一本为上司使用；另一本为自己使用。使用方法如下：

1、提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入，并于当日一早再次确定和补充。

2、提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。

3、填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后再用墨水笔正式标明，还可以使用不同色彩的笔区分。

4、填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等方式必要信息。

5、填写的信息要准确，当日出现情况变化，应当立即更新日志，并告知上司出现的变化。

6、在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。

7、在自己的日志上要清楚地标出为上司的有关活动所做的准备，一条条加以落实。

8、协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。

二、电子工作日记

电子日记是指利用计算机技术来记录工作事项。

三、处理工作日志的变化与调整

有时会因为预想不到的事或对方的原因而必须改变日程安排，如果是我方原因变更安排，会造成一些有形无形的影响，甚至会影响企业、单位的信誉和双方的信赖关系。因此，应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围。

一般变更包括：

原定结束时间延长超时；

增加紧急的或新添的项目；

项目的时间调整、变更；

项目终止或取消。

调整时要注意：

1、安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急的情况。

2、进行项目的时间调整、变更，仍然遵循轻重缓急的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。

3、确定变更后，立好做好有关善后工作，如通知对方、说明理由、防止误解等。

4、再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，防止漏记。

此外，办公室人员还应注意：

1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅。

2、要保持两本工作日志信息一致和准确，若上司有了新安排，应立即补充，并且每天要进行检查和更新。

3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排商务约会时间，以便安排的约会符合要求。

4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排商务约会避开上司的休息。