第三节   旅行资金 

      办公室工作人员必须明确，要使得上司有足够的资金用于国内外旅行。所以事先要做好准备工作，访问银行和办事机关，取得代替现金的票据（如果去国外旅行，应该是各种面额的外币）和各种文件。

       一、信用卡和旅行支票

       信用卡可以从银行取得，上面开列支款人的姓名和最高支款金额。这笔金额要从单位合作银行的存款账户中扣除。当旅行者在国外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取，所支金额要记在信用卡上。一张信用卡通常能支付一笔很大的金额。此外，旅行者可以在各家银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。支票使用者购买时必须在支票上签字，支取旅行支票时，必须由使用者在支票上再次签字。

      二、快汇和外币

     快汇汇票由秘书购入，可以交给或寄给指定的旅行者。与持有普通支票一样，旅行者可以凭借这种汇票收取现金，或者转让给他人。此外，银行还出售外币，供旅行者作为到达国外时的最初的现款。

     三、费用记录和付款凭单制

     为了计算所得税，单位要从营业收入中减去营业费用，因此，旅行者应当保存好费用记录。会计部门备有合适的费用记录表格，要求旅行者仔细填写，至返回时交给会计部门据以在账本中做成适当的记录。尽管所有单位都需要现金会计制度，但在大单位中，舞弊的机会还是很多，付款凭单制就是用来消灭未经批准擅自支出的可能性。按照付款凭单，只要负债一发生，就要编制付款凭单。所有支票都要由编号的付款凭单作为依据。这种编号的付款单上列有负债的详细情况和以后的支出情况。

                                                 第四节   商务费用报销

       一、商务费用报销的对象

      在企业等单位的日常办公活动中，商务活动也占了很大的一部分。在这些公司的商务活动中所产生的一些开支，如出差费用、调研费用等，都是由公司的财务来进行支付的。但是有些情况下个人会先进行垫付，回到公司后再找公司的秘书或者由秘书代为办理报销手续，从公司的财务中拿回个人先行垫付的资金。

      由于秘书管理的零用现金是金额是有限的，而很多商务费的金额都会比较大，这样秘书就无法用手中的现金来进行报销业务。因此，很多商务费用的报销都是由秘书代为去向公司的财务部门办理报销业务的。秘书代办的报销来务如下：

       1、企业工作人员国内外出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。这笔金额要从企业存在银行的存款账户中扣除。因此，秘书要事先做好准备，熟悉办理信用卡、旅行支票、快汇等方法。当工作人员回到企业后，秘书有时还须代上司整理出差费用记录，转交会计人员报销有关费用。

       2、上司到外地开会的交通费。

       3、工作人员外出办公所需要的资金，可以提前向财务部门提出申请以领取。这样存在两种情况，一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作后再提交相关的凭款，由公司财务部门提借报销。

        二、商务费用报销的工作程序

       当有些公务费用不能从零用现金中支付时，就需要秘书直接到财务部门申请费用和报销结算。通常的工作步骤如下：

       1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

       2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

       3、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

       4、商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况时行结算。如果是先由申请人垫付，在提交票据和报销凭单后，方可返还现金。

       5、如果实施商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可报销。