第二节 如何有效地利用时间

 六、处理好时间与效率的关系

   （一）强烈的时间观念

所谓时间观念就是管理、运用时间的自觉性。时间观念的强弱，决定了管理者能否灵活有效地利用时间，并把利用时间和提高效率紧密地结合起来，是否真正了解时间的价值。秘书要辅助领导进行决策，必须十分珍惜时间，要有强烈的事业心和成就欲，对时间要有极强的紧迫感。

（二）清晰的时间成本效益观念

所谓时间成本效益，是指某项工作取得的效果与完成该项工作耗用的时间之比。现代管理重视成本效益，一定量的投入，必须获得尽可能多的产出。时间管理也是这样，也必须考虑成本效益，也就是说，做某项工作耗费的时间越少，时间成本效益就越高。

（三）时刻牢记时效观念

所谓时效观念，就是不要错过时机，抓住机遇。对于现代管理来说，永远是机不可失，时不再来。

（四）定量控制自己时间的能力

  管理者对时间的系统管理，主要表现在定量支出自己的时间上。

（五）区分关键和一般事情的能力

办公室工作人员时间的有限性与面临的大量工作始终是一个矛盾，这就要求人员能够把自己所控制的时间全部用到关键的地方。

（六）节约和灵活运用时间的技巧

办公室工作人员应学会和掌握各种节约时间的技巧，学会授权，调动下级人员分担自己的一部分工作；学会隔绝、集中与分割时间的方法等。

（七）完成工作的熟练技能

完成工作的熟练技能是科学利用时间的基础，是秘书人员缩短完成工作的时间、提高工作的可靠性、运用和调度时间的依据，是减少时间消耗的手段。

     七、如何有效率地利用时间

    （一）做你真正感兴趣、与自己人生目标一致的事情

   如果面对我没有兴趣的事情，我可能会花掉40％的时间，但只能产生20％的效果；如果遇到我感兴趣的事情，我可能会花100％的时间而得到200％的效果；要在工作上奋发图强，身体健康固然重要，但是真正能改变你的状态的关键是心理而不是生理上的问题；真正地投入到你的工作中，你需要的是一种态度、一种渴望、一种意志。

    （二）知道你的时间是如何花掉的

    一是选择一个星期，每天记录下每30分钟做的事情，然后做一个分类（例如：读书、准备考试、和朋友聊天、社团活动等）和统计，看看自己什么方面花了太多的时间；二是凡事想要进步，必须先理解现状。每天结束后，把一整天做的事记下来，每15分钟为一个单位（例如：1:00—1:15等车，1:15—1:45搭车，1:45—2:45与朋友喝茶……）；三是在一周结束后，分析一下，这周你的时间如何可以更有效率地安排？有没有活动占太大的比例？有没有方法可以增加效率？

    （三）使用“时间碎片”和“死时间”

    如果你做了上面的时间统计，你一定发现每天有很多时间流失掉了，例如等车、排队、走路、搭车等，可以用来背单词、打电话、看书等。

    现在随时随地都能上网，所以没有任何借口再发呆一次。

    利用时间碎片去工作，和同事一起出差，当同事在飞机上和汽车上聊天、读杂志和发呆的时候，要利用时间碎片去处理工作或业务学习。   

    无论自己忙还是不忙，你要把那些可以利用时间碎片做的事先准备好，到你有空闲的时候有计划地拿出来做。

    （四）要事为先原则，统筹兼顾工作

    一要在工作和生活中每天都有干不完的事，唯一能够做的就是分清轻重缓急。要理解急事不等于重要的事情；二要每天除了办又急又重要的事情外，一定要注意不要成为急事的奴隶；三要学会拒绝。有些急但是不重要的事情，你要学会放掉，要能对人说不；四要在每天这三件事里最好有一件重要但是不急的，这样才能确保你没有成为急事的奴隶。

    （五）要有工作智慧，主导工作时间

    有的年轻人会说自己“没有时间学习”，其实，换个说法就是“学习没有被排上优先级次序”。

    曾经有一个教学生做时间管理的老师，他上课时带来两个大玻璃缸和一堆大小不一的石头。他做了一个实验，在其中一个玻璃缸中先把小石、砂倒进去，最后大石头就放不下了。而另一个玻璃缸中先放大石头，其它小石和砂却可以慢慢渗入。他以此为比喻说：“时间管理就是要找到自己的优先级，若颠倒顺序，一堆琐事占满了时间，重要的事情就没有空位了。”

   （六）运用80％—20％原则

    人如果利用最高效的时间，只要20％的投入就能产生80％的效率。相对来说，如果使用最低效的时间，80％的时间投入只能产生20%效率。

    一天头脑最清楚的时候，应该放在最需要专心的工作上。与朋友、家人在一起的时间，相对来说，不需要头脑那么清楚。所以，我们要把握一天中20％的最高效时间（有些人是早晨，也有些人是下午和晚上；除了时间之外，还要看你的心态，血糖的高低，休息是否足够等综合考量），专门用于最困难的科目和最需要思考的学习上。许多同学喜欢熬夜，但是晚睡会伤身，所以还是尽量早睡早起。