第三节   现金管理方法

      四、管理零用现金

     （一）零用现金的设立

       由于用支票来支付小额费用难以实行，一些企业办公室中常设立一笔零用现金，或称作备用金，以支付本市交通费、邮资、接待用的茶点费、停车费和添置少量的办公用品。它通常是由企业领导和财务负责人批准后由秘书保管和支出的现金，也是一笔周转使用的现金。它的数额根据企业的规模和平时小额支出的次数多少来确定，秘书取得现金后，应将现金锁在保险箱内，并负责保管和支付备用的责任。

    课堂认知：零用现金使用知识小贴士 

    （二）零用现金的管理程序

       1、秘书必须建立一本零用现金账簿，清楚注明收到现金的日期、收据编号、金额；支出现金的日期、用途；零用现金凭单编号、金额、余额等。有的还应该在账目上进行分析，了解花销的情况和去向。

       2、内部工作人员需要使用和领取零用现金时，应填写“零用现金凭单”，提交花销的项目和用途、日期、金额。

      3、秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。

       4、秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后将发票等证据附在零用现金凭单后面。

       5、每当支出一笔现金，秘书均必须及时在零用现金账簿上记录。

       6、当支出大的费用到一定数额后或月末，秘书再到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。

     （三）注意事项

       1、秘书人员应该具体良好的职业道德操守和良好的思想道德品质。在管理办公室的零用现金时，不应该自己或者协助他人建立办公室的“小金库”，而是要严格遵守办公室程序和财务制度，依照国家法律及相应的财会管理制度进行现金管理。

       2、秘书保管备用金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公室开支的情况，也可以作为资料存查。秘书要养成良好的随手记录的习惯，以免因为忘记了一些开支而导致现金出现缺口，造成不必要的损失。

       3、秘书在管理办公室零用现金的过程中，应该严格按照规章制度办事。在向有需要的申请者支付零用现金、用手中的零用现金报销一些开支时，应该严格按照相应的程序，做到该有的文件和单据完整齐全，再给予支付或者报销。而绝对不能由于关系比较亲近而省去相应的手续，这样的行为于自己、于别人、于公司都是没有益处的，应当尽量避免。

       4、现金管理涉及及公司的部分收到问题，应该制定严格的制度加以保证。所制定的制度应该是依照国家颁布的有关现金管理规章制度和管理办法，结合公司的实际情况加以制定，以更好地贯彻落实。