项目二：办公室日常事务管理之 

任务六  办公效率和时间管理

学习目标：

1、了解时间管理重要性；

2、了解时间管理的方法。

能力目标：

1、掌握办公时间管理的方法；

2、掌握统筹开展工作的方法。

第一节 时间管理的一般方法

课堂导语：才华与时间

    人的一生两个最大的财富是：你的才华和你的时间。才华越来越多，但是时间越来越少，我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了，我们的时间少了，而才华没有增加，那就是虚度了时光。所以，我们必须节省时间，有效率地使用时间。

  时间是物质运动顺序性和连续性的表现。时间的供给毫无弹性，无法蓄积，无法失而复得。时间是效率和速度的分母，是价值的本质，更是社会一切生产活动的限制因素。

  一、时间管理的内涵

所谓时间管理，是指对时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。办公室的时间管理是指办公室人员对自己和领导的时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内提高工作效率。

作为好的时间管理者，不仅可以使自己的工作忙碌而不忙乱，而且可以保证领导的工作更有计划、更有效率，为领导节省大量的时间与精力。总之，办公室工作人员时间管理的目的在于发现时间的各种规律，从而科学地安排和使用时间，避免被时间支配。

  二、时间分类

办公室人员的时间大致可分为两类，一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；另一类是可以控制的时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。

三、时间管理的一般原则

1、用精力最佳时间做最重要的事

人和自然界的其他生物一样，各项生理活动都带有明显的时间节律，人的智力、体力、情感都不断发生着周期性变化，这就是人体内“生物钟”的作用。科学家研究证明，人的一生要受100多种生物钟的支配，各种生物钟的周期长短不一，但对人的影响很大。每个管理者都应熟悉自己体内的生物钟，找出自己精力最旺盛的时间，用来处理最重要、最困难的工作，而例行驶公事放在精力最差的时间去做，这样可以提高时间利用率。

2、消费时间标准化、定量化和程序化

消耗在一个工作上的时间要依这份工作对目标的作用程度来制订标准，预测出每项工作各需要多少时间，进行时间的定量分配。对工作中反复出现的问题，应该把结果和处理方法记录下来，列入规章制度，成为处理类似问题的方法、方式和流程的标准，以节约时间、事半功倍。

3、留有弹性时间

文武之道，一张一驰。使用时间要注意精力调节。“连轴转”是低能管理者的做法，只能劳民伤财，适当调节才能使工作有持久性，保证高效率。一般人都有这样的体会：较长时间紧张工作后，抽支烟、喝杯茶，甚至伸几次懒腰，都可以使精神为之一振，提高工作效率。

4、保持时间利用的相对集中

集中你的时间，切不可把时间分割成零星碎片，是合理利用时间的一个原则。心理学家认为，当人们正在专心致志做一件工作或思考一个问题时，最好能够一气呵成，不要中断。因为中断会干扰、破坏人的集中力，要经过相当长的时间，才能使精神和思维重新集中起来。

5、严禁事必躬亲

事必躬亲是小生产的管理方法，不懂得授权，而满足于自己的付出，往往顾此失彼，干不到点子上，实际上放弃管理职责。要从日常繁忙的工作中解放出来，增加可控时间，以用到重要的工作上去。

此餐，坚持从现在做起的信念，今天的工作不能等到明天来做。

 四、时间管理的方法

 时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。

（一）NTL分类法

第一类是N（Now），即你现在必须马一处理的工作；

第二类是T（Today）,即你今天需要完成的工作；

第三类是L（Later）,即你明天完成也可以的工作。

（二）ABCD时间管理法

一般来说，事物80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数，次要的多数”的规律。自觉运用这一规律，把80%的时间，用在20%的工作上，往往能用一二分的努力，获得八九分的成果。

现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。如下图。

 A：应该在第一时间去做，并值得为它花费大量的时间；

 B：计划好什么时候开始做，应该花费大量的时间；

 C：马上就做，但应在尽可能短的时间内完成；

D：尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了所有重要的、主要的工作。

实际工作中，不管有多少复杂的事情向我们扑面而来，我们都可以利用这个ABCD法则，进行等级划分，甚至还可以将各个等级进行细分。

（三）时间计划表控制法

时间计划表示将一段时间性内已经明确的工作任务以表格的形式进行记载和标明，用来提醒使用人和相关人员按照时间计划表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的方法。这种方法有助于统管全局，相互配合，有条不紊地完成工作。

（四）记录统计法

（1）记录

（2）计算

（3）检查

 五、提高工作效率的方法

 （一）认识时间障碍

 1、有形的时间“杀手”。如接打电话、参加会议、来客咨询、阅读文件、交通堵塞等，这些必须付出的时间尽可能节约。

 2、无形的时间“杀手”。如欠缺周详计划、工作不分轻重缓急、过分注重细节、决策犹豫不决、不懂得说“不”、拖延习惯、健忘善忘、不懂授权、欠缺组织、健康欠佳等，这些看不到的事宜，往往会悄无声息占去你的时间。

 （二）施行目标管理

 哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查项目：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，25年的跟踪调查发现：27%的人没有目标，25年后处于社会底层，抱怨整个世界；60%目标模糊，25年后处于社会中下层，安稳地生活与工作；10%有清晰但较短期的目标，25年后成为各行各业的专业人士；3%有清晰且长期的目标，25年后成为社会各界顶尖人士。

 1、剥洋葱目标管理方法。顾名思义，如同剥洋葱一样，将大目标分解成若干小目标，再将小目标分解成更小的目标，一直分解下去，直到知道现在该干什么，而且知道怎么干。

 2、多杈树法目标管理方法。树干代表大目标；每一根树枝代表小目标；叶子代表即时目标；即现在要去做的每件事。多杈树法的分解原则，小目标是大目标的条件，大目标是小目标的结果，小目标的实现之和，一定是大目标的实现。

 （三）分清工作的轻重缓急

 帕累托法则，又黎二八定律，由意大利经济学家帕累托提出。其认为原因与结果、投入与产出、努力与回报之间存在无法解释的不平衡。一般来说，投入与努力可以分为两种类型：多数，它们只能造成少许的影响；少数，它们却造成重大的、主要的影响。

 一般从三个维度分析工作的轻重缓急：一是基于工作任务重要性分析；二是基于工作时间紧迫性分析；三是基于工作优先级综合分析。

 （四）学会说“不”

一是对一些事情要考虑说“不”。如违背自己做人原则的事、不符合自己的兴趣爱好、违背自己的价值观念、可能陷入关系网、有损自己的人格、助长虚荣心、庸俗的交易、违法乱纪的行为等，有时需要勇敢说“不”。

二是注意说“不”的艺术。不要立刻就拒绝、不要轻易地拒绝、不要盛努下拒绝、不要随便地拒绝、不要无情地拒绝、要不傲慢地拒绝；要能婉转地拒绝、要有笑容的拒绝、要有代替的拒绝、要有出路的拒绝、要有帮助的拒绝。

（五）学会委派授权

 委派授权是一个向下级分配工作的过程，它通常与一个领导的责任和决策权利有关。委派授权是领导者节约时间的有力武器，体现一个领导者的聪明才智。领导者把工作权分给下级，是给下级一个展现能力、获得发展的机会，而不是用工作来惩罚下级、摆脱自己不喜欢做的事情。

 委派授权技巧：明确预期成果。要解释所分配工作的重要性；订出需要的结果；询问下属的意见与疑问。

 委派授权规则：订出下属的权利范围与规则；达成完成工作期限的共识；订出工作跟进时间表；肯定成就，提高士气。

 （六）积累节约时间技巧

 不要把等待的时间白折浪费；

 谈话作笑记，汇报抓要点；

 避开浪费时间的人；

 将表拨快在分钟；

 随时记录自己的想法；

 尽量早睡早起；

 要多思力行地去工作。

……等等。