工作分析方法

工作分析方法有文献分析法，访谈法，关键事件法，观察法，问卷法，工作日志法、专家会议法等。对于中小型企业来说，应该选取其中一种作为主要方法，其它几种作为补充，这样能够使工作分析变得更加充分有效。下面来谈一谈这些工作分析方法。

（一）访谈法

访谈法是企业中运用最广泛、最成熟、最有效的工作分析方法。访谈是访谈人员就某一岗位与访谈对象，按事先拟订好的访谈提纲进行交流和讨论。访谈的成果不仅仅表现在书面信息的提供上，更重要的是，通过工作分析人员牵引指导，协助任职者完成对岗位的系统思考、总结与提炼。

访谈的内容：职位设置的目的；职责；担负的管理职责；工作关系；本职位所收到的监督与管理；决策责任；数据保密；工作中所使用的机械设备；附加说明。工作条件；教育要求；经验；心理要求。即6W1H的内容。

访谈法分为个体访谈：结构化、半结构化、无结构；一般访谈、深度访谈；群体访谈：一般座谈、团体焦点访谈。

此外，麦考米克于1979年提出了访谈法的一些标准，这些标准对访谈者提出了一定的要求，它们是：

1）所提问题要和工作分析的目的有关；

2）工作分析人员语言表达要清楚、含义准确；

3）所提问题必须清晰、明确，不能太含蓄；

4）所提问题和谈话内容不能超出被访谈人的知识和信息范围；

5）所提问题和谈话内容不能引起被访谈人的不满，或涉及被谈话人的隐私。

 

工作分析访谈示例     1、请您用一句话概括您的职位在本公司中存在的价值是什么，要完成的主要的工作内容和达成的目标？     2、请问与您工作联系的主要人员有哪些？联系的主要方式是什么？     3、您认为您的主要工作职责是什么？请至少列出8项职责。     4、您认为这些职责您是怎样完成的，在执行过程中碰到的主要困难和问题是什么？     5、请您指出以上各项职责在工作总时间中所占的百分比重。（请指出其中耗费时间最多的三项工作）     6、请您指出您的以上工作职责中最为重要、对公司最有价值的工作是什么？     7、组织所赋予您的最主要的权限有哪些？您认为这些权限有哪些是合适的，哪些需要重新界定？     8、请您就以上工作职责，谈谈评价这些职责是否出色的完成的指标是什么？     9、您认为在工作中您需要其他部门、其他职位为您提供哪些方面的配合、支持与服务?在这些方面，目前做得好的是什么，尚待改进的是什么？     10、您认为要出色的完成以上各项职责需要什么样的学历和专业背景?需要怎么样的工作经验？在外语和计算机方面有何要求?您认为要出色的完成以上各项职责需要哪些能力？     11、您认为要出色的完成以上职责需要具备哪些专业知识和技能？您认为要出色的完成以上各项职责需要什么样的个性品质？     12、请问您工作中自主决策的机会有多大？工作中是否经常加班？工作繁忙是否具有很大的不均衡性？工作中是否要求精力高度集中？工作负荷有多大？       访谈法一般不能单独使用，最好与其他方法配合使用。该方法适合于不可能实际去做某项工作，或不可能去现场观察以及难以观察到某种工作时。                   注意：     （1）访谈者的培训：工作分析访谈是一项系统性的、技术性的工作，因此在访谈准备阶段应对访谈者进行系统的工作分析理论与技术培训。     （2）访谈对象包括：该职位的任职者；对工作较为熟悉的直接主管人员；与该职位工作联系比较密切的工作人员；任职者的下属。为了保证访谈效果，一般要事先设计访谈提纲，事先交给访谈者准备。     （3）事前沟通：应在访谈前一星期左右事先通知访谈对象，并以访谈指引等书面形式告知其访谈内容，使其提前对工作内容进行系统总结，并有利于获得访谈对象的支持与配合。     技术配合：在访谈之前，访谈者须事前对访谈工作进行文献研究，并通过开放式工作分析问卷初步收集、整理与汇总职位信息，形成对职位的初步印象，找到访谈的重点，使访谈能够有的放矢。     （4）沟通技巧：在访谈过程中，访谈者应与被访谈者建立并维持良好的互信和和睦关系，适当的运用提示、追问、控制等访谈技巧，把握访谈的节奏，防止访谈中的“一边倒”现象。     信息确认：访谈过程中，访谈者应就获得的信息及时向被访谈者反馈并确认，在访谈结束前，应当向被访谈者复述所获信息的要点，以得到最终的认可。     （5）在访谈完成后，要与被访谈者本人或其直接上级主管一起对所获得的资料进行检查与核对。

（二）问卷调查法

问卷法是工作分析中广泛运用的方法之一，它是以书面的形式、通过任职者或者其他职位相关人员单方信息传递来实现的职位信息收集方式。

问卷是以书面的形式，根据研究假设而设计的问题表格。对于结构型问卷，它的基本成分就是由问题与限制性答案两个方面组成的。

基本程序：

第一步：调查准备。包括初步了解工作分析的范围及岗位特性、确定工作分析人员等；事先须征得样本员工直接上级同意，尽量获取直接上级的支持。

第二步：设计调查问卷。精心设计的问卷是获取大量有用信息的关键。

第三步：填写调查问卷。为样本员工提供安静的场所和充裕的时间；向样本员工讲解工作分析的的意义，并说明填写问卷调查表，不要对表中填写的任何内容产生顾虑；工作分析人员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题。

第四步：回收并处理调查问卷。样本员工填写完毕后，工作分析人员要认真检查是否有漏填、误填的现象；如果对问卷填写有疑问，工作分析人员应该立即向样本员工进行提问；问卷填写准确无误后，完成信息收集工作，向样本员工致谢。接着对问卷信息进行汇总分析，提炼出工作说明书所需的6W1H。

第五步：填写工作说明书。

 

注意：   1）问卷设计应该科学合理，这是调查成败的关键；   2）对问卷中的调查项目要做统一的说明，如编写问卷填写说明；   3）应该及时回收问卷，以免遗失；   4）对问卷提供的信息做鉴别和必要的调整。

（三）专家会议法

专家会议法通常指与熟悉目标职位的人员，包括任职者、直接上司、曾经任职者、内部客户、其他熟悉目标职位的人以及咨询专家、外部客户、其他组织标杆职位任职者的集思广益的过程。

（四）文献分析法

文献分析法是通过现存的与工作相关的文档资料进行系统性分析，来获取工作信息，由于它是对现有资料的分析提炼、总结加工，通过文献分析法无法弥补原有资料的空缺，也无法验证原有描述的真伪，因此文献分析法一般用于收集工作的原始信息，编制工作说明书初稿。

操作流程：

1)确定信息来源

信息来源包括内部信息和外部信息。

(1)内部信息包括《员工手册》、《公司管理制度》、《职位职责说明》、《绩效评价》、《会议记录》、《作业流程说明》、《ISO质量文件》、《分权手册》、《工作环境描述》、《员工生产记录》、《工作计划》、《设备材料使用与管理制度》、《作业指导书》等。

(2)外部信息主要指其他企业工作分析的结果，这些资料可以为本企业的工作分析提供参照。为了保证所收集到的信息有较强的适用性，在收集信息的时候应该注意两点：第一，目标企业应该与本企业在性质上或者行业上具有较高的相似性；第二，目标职位应该与本企业典型职位有较高的相似性。

2)确定并分析有效信息

进行文献分析时，需要快速浏览文献，从大量的文档中寻找有效信息点。针对文献中信息不完整和缺乏连贯性的情况，应一一做好标记，在编制工作分析提纲时，作为重点问题加以明示；对于文献中隐含的工作内容以及绩效标准，应深入挖掘，在以后的分析中得以求证。

文献分析法的优点在于分析成本较低，工作效率高；能够为进一步工作分析提供基础资料、信息。其缺点在于收集到的信息不够全面，尤其是小型企业或管理落后的企业往往无法收集到有效、及时的信息，要与其他工作分析方法结合起来使用。

（五）工作日志法

工作日志法，是由任职者按时间顺序，详细记录自己在一段时间内的工作内容与工作过程，经过归纳、分析，达到工作分析的目的的一种工作分析方法。

基本程序：

第一步：准备阶段。向工作分析的对象解释工作分析的目的、意义和工作日志法的基本要求。

第二部：实施阶段。要求员工严格按照规定的格式和要求填写工作日志。工作日志法是一项所获信息相当庞杂的职位信息收集方法，后期信息整理工作量极大，因此在工作日志法填写表格设计阶段，我们应该按照后期分析整理的要求，设计结构化程度较高的填写表格，以控制任职者填写过程中可能出现的偏差和不规范之处，以减少后期分析的难度。

第三步：分析阶段。

 

工作日志填写实例     工作日志填写说明：     1.请您在每天工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切不可在一天工作结束后一并填写。     2.要严格按照表格的要求进行填写，不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。     3.请您提供真实的信息，以免伤害您的利益。     4.请您注意保留工作日志，防止遗失。     谢谢您的合作！     ­   月   日  工作开始时间         工作结束时间        岗位名称                                                                                                                                                                                                                                                                                                   序号             工作活动名称             工作活动内容             工作活动结果             时间消耗             备注             1             复印             复印文件             4张             6分钟             存档             2             起草公文             3             参加会议             4             接待                                                             填写人签名：

第四步：编写工作说明书。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

工作日志法是来源于任职者的单向信息的收集方法，容易造成信息缺失、理解误差等系统性或操作性错误，因此在实际操作过程之中，工作分析人员应采取措施加强与填写者的沟通交流，削弱信息交流的单向性，如事前培训、过程指导、中期辅导等。

（六）观察法

观察法是工作分析人员在不影响被观察人员正常工作的条件下，通过观察将岗位工作的内容、方法、程序、设备、工作环境等信息记录下来，最后将取得的信息归纳整理为适合使用的结果的过程。利用观察法进行岗位分析时，应力求观察的结构化，根据岗位分析的目的和组织现有的条件，事先确定观察的内容、观察的时间、观察的位置、观察所需的记录单等，做到省时高效。

程序：

第一步：选择合适的分析人员。分析人员必须要熟悉观察对象的工作。

第二步：初步了解岗位的有关信息。

第三步：观察并记录分析对象的工作。

第四步：对收集的信息进行分析。

第五步：编制工作说明书。

   

工作分析的观察提纲（部分）

被观察者的姓名：                   观察者的姓名：   日期：                             观察时间：   工作岗位：   观察内容：   1.什么时候开始正式工作？   2.上午工作多少小时？   3.上午休息几次？   4.第一次休息的起讫时间？   5.第二次休息的起讫时间？   6.上午完成产品多少件？   7.平均多长时间完成一件产品?   8.与同事交谈几次？   9.每次交谈多长时间？   10.室内温度是多少？   。。。。。。

应用观察法的要求：

（1）注意所观察的岗位应具有代表性。

（2）观察人员在观察时尽量不要引起被观察者的注意。在适当的时候，工作分析人员应该以适当的方式将自己介绍给员工。

（3）观察前应确定观察计划工作，计划工作中应含有观察提纲、观察内容、观察时刻、观察位置等。

（4）观察时思考的问题应结构简单，并反映工作有关内容，避免机械记录。

一般来说，观察法适用于外显特征较明显的岗位工作，如生产线上工人的工作、会计员的工作等。不适合长时间的心理素质的分析。不适于工作循环周期很长的、脑力劳动的工作，偶然、突发性工作也不易观察，且不能获得有关任职者要求的信息。

（七）关键事件法

关键事件法要求岗位工作人员或其他有关人员描述能反映其绩效好坏的“关键事件”，即对岗位工作任务造成显著影响的事件，将其归纳分类，从而形成对岗位工作有一个全面的了解。

关键事件的描述包括：导致该事件发生的背景、原因；员工有效的或多余的行为；关键行为的后果；员工控制上述后果的能力。

 

应注意：调查期限不宜过短；关键事件的数量应足够说明问题，事件数目不能太少；正反两方面的事件都要兼顾，不得偏颇。

关键事件法直接描述工作中的具体活动，可提示工作的动态性；所研究的工作可观察、衡量，故所需资料适应于大部分工作。归纳事例需耗大量时间；易遗漏一些不显著的工作行为，难以把握整个工作实体。该方法适用于员工太多，或者职位工作内容过于繁杂的工作。

以上是工作分析的通用方法。企业在选择方法时要注意适合的才是最好的。因而，在做工作分析的时候，一切以实际情况出发。使用文献分析法来取定大致分析范畴，用实践法切身体会工作的现实情况，用问卷法、访谈法了解员工自己的想法，用工作日志法、观察法进行员工实际工作分析，然后用其他方法进行补充。这样就能够因地制宜做出一个能够真正反映企业岗位现状的分析，才能对以后岗位和工作流程调整有指导意义。

访谈法举例（同学们点击该链接，有视频案例）