学习目标
知识目标：掌握会展策划需求分析的格式及内容
能力目标：学会将会展策划需求分析的格式及内容运用到实际会展项目的需求分析中，能够根据实际撰写项目需求说明
素质目标：具备策划人员应具备的团队合作能力、创新创意思维、大局意识、系统思维以及资源整合思维和精益思维。
教学内容
会展项目策划需求分析的格式及内容。
重点难点
会展项目策划需求分析的格式及内容。
课前预习
阅读辅助教材第32页至41页。
知识关联
需求分析时应当注意的关键问题2
一、交通需求
交通部分，需要对于来宾的差旅进行具体分解，所有的来宾基本上在需求分解上是一样的。
首先需要确定，有多少来宾是自行前往，自行前往的来宾，有两种可能性，一是差旅费用等由自己承担，二是差旅费用由项目承担，项目组需要记录人数，计算费用。
需要承担差旅人数，统计数量，到出发城市以及出行方式等流程，最后统计费用
我们看到差旅费用有项目承担与确认承担差旅的来宾，看似在流程上没有区别，报价也似乎没有区别，但在实际操作过程中，是有区别的，自行前往的来宾，是自己订票，到达目的地后由项目组报销差旅费用，而由项目组承担的来宾，需要项目组给订票，其中沟通工作量相对比较大，需要与主办方确认，还需要将差旅信息发送给来宾，这两类人群就工作量来讲，是截然不同的。
二、住宿需求
从需求分析角度上看，住宿比交通需求相对简单，但需要项目人员对于酒店的知识要很了解，
比如：明确酒店需求，当客户需要一个展馆周边5星级酒店的时候，项目组需要清楚知道展馆位置，什么酒店是5星级的，我们在网上搜索时经常能看网站上许多酒店都写着5星级，但真实情况是，5星级酒店是是由标准的评级制度的，建议在查询酒店时优先选择国外酒店连锁集团的酒店，因为软硬件设施及服务比较完善。
我们需要着重说明一点，酒店的评级制度在各国家是不一样的，例如：假日饭店（Holiday Inn) 在中国基本被定在4星级酒店，而美国有些假日饭店是5星级。
在明确酒店后，我们需要根据项目的时间安排，明确住宿时间，入住（Check in),离店（Check out)时间，统计天数。
有了具体天数，接下来就是房型，在初期策划阶段，按照需求的数量进行一个简单预估，但要充分了解需求，比如，单间需要多少，双人间有多少，特殊房型（行政套房，总统套房等），都需要记录清楚
三、餐饮需求
餐饮是需求中相对简单的部分，但从项目整体运营和安排中，餐饮又是最容易出问题的部分，因为餐饮安排是和人有最直接的关系。
餐饮需求，首先需要根据日程明确餐饮数量，一般情况下，早餐是不单独安排的，因为大部分酒店是提供早餐的，一般情况下，明确了数量，就需要明确餐饮形式，桌餐还是自助餐，这个需要根据项目形式进行安排，一般来说，大部分的午餐都会以自助餐形式进行安排，晚餐以桌餐形式居多。
另外，由于餐饮与人有直接的联系，就涉及到就餐人数，以及餐饮特殊需求的人数，例如，清真，素食等。
餐饮的需求，对于行业来讲并不复杂，但想安排的合理，让所有参会者都满意，是需要一定经验的。在实际项目筹备中，我们会经常碰到的有以下几种情况：
1. 就餐人数超出餐厅在同一时间段的最大承受能力。
2. 项目持续时间较长，对同一家酒店餐食出现厌烦，吃腻的感觉。
所在餐饮需求中，需要充分考虑酒店的餐厅的承受能力，如无法满足，需要增加餐厅数量，以保证嘉宾正常酒店，
在长时间的项目中，需要安排不同的风味，以满足参会者对于餐食的新鲜感，提升项目质量。
现在我们将所有基础需求汇总，明确日程表，场地需求，接待需求等，将所有需求汇总成为一个整体，按照需求寻找适合的场地
四、项目特殊需求
项目特殊需求是每个项目区别不同的关键因素，我们之前讲过，会展项目每个项目都不同，之所以不同，就是因为在项目特殊需求是个性化需求，例如，宝马新车发布会与奔驰的肯定不一样，除品牌，车型不一样，在表现形式和创意，以及传播方式上会有很大不同。
项目特殊需求对于项目人员来说都是一个进阶的挑战，我们之前讲过，基础需求分析已经能够满足项目需求，而特殊需求则是在基础需求之上的要求，通常来说，对于项目人员来讲，特殊需求都是一个反复讨论，反复修改的过程，用以满足最终需求。
如今在会展领域，一般对外开放（吸引公众参与）的项目，都会对于特殊需求较高。从全球会展及活动营销发展趋势来看，特殊需求对于项目越来越重要，比起给参与者良好的接待，创意，传播的想法是无穷无尽的，也催生了市场对于创意型人才的需求，我们所说的创意型人才，包括，平面设计师，空间设计师，视频编缉，Flash设计，UI设计，传播策划，文案等工作岗位。
项目特殊需求，看似分成三部分，但在实际工作中，我们会发现一个循环规律，特殊需求是为了提升参与者好的体验感，所以依靠创意，以及主题，并且延展创意到线下制作物还有线上传播，最后在现场进行全面呈现以达到提升参与者体验
所以在特殊需求中，创意和主题是优先形成，进而影响其它所有涉及到的内容，好的创意会让项目品牌或产品品牌会留给参与者很深的印象，品牌美誉度得到极大的提升，而相反，则被参与者很快忘记，项目很难达到营销的目的。
我们讲过，特殊需求是提升项目体验进而达到舒适感，以达到营销的目的：
1. 项目体验感需要主题延展到主视觉（英文：Keyvisual，简称：KV），KV的主要作用是以画面配上主题代表活动，让人们对项目有一个画面感，好的KV能够让人印象深刻，对于项目有共鸣；KV出来后，项目组会根据KV和Slogan的主要方向衍生相关创意，进而产生项目亮点，当然创意与传播及设计是分不开的，在近年来，不同商业推广活动使用了很多有创意，有想法的推广形式，让人们对于某件事情更加关注，进而提升某品牌或某个具体社会问题的关注度。
2. 参与舒适感，一个良好的体验，在上升一步就是舒适感，让参与者在参与项目时感到很舒适，而不是无所适从。我们刚才上来就讨论过，一个项目除了正常的场地需求，还有功能场地，功能场地就是为了提供特殊需求的场地，也包括为来宾提供服务的部分，所以对正常会议需求规划时，不仅要考虑会场，展馆的使用，还要考虑来宾需求，例如：清晰的指示系统，医务室，休息区，接驳班车等，这些功能需要在场地规划时也一并考虑进去，现场规划与安排确认后，需要对于场地规划和效果设计场地平面图和效果图。舒适感是每个人对于项目的更高要求，参与者的舒适度的提升会给项目一个更好的体验感，有了良好的舒适度，配上好的创意以及展示，会让参与者对项目记忆深刻。
其实很难界定，体验感和舒适感两部分，因为我们看到的每一样东西，从设计的角度都首先要考虑功能性满足，也就是首先满足用户的需求，再考虑是否美观，满足用户的需求就是要让参与者参与时感到很舒适，所以一个好的项目组会从参与者的角度出发，进行设计和安排，例如：餐券，餐券的功能性是给到用户，用以告知用户具体用餐的餐厅和时间，另外一点是方便会务组记录用餐人数。所以在餐券上需要标清楚地至少有三个内容，此三部分内容要非常清晰，让参与者一眼就能看见：
• 活动名称
• 用餐时间
• 餐厅名称和地址
以上三个部分，已经满足餐券的功能，并且用户可以很清晰的知道，项目的安排，在就餐的问题上，再配上对应的指示系统，参与者很容易找到餐厅，吃上可口的午餐，对于参与者来讲就会有舒适感。但提升舒适度就是个很难的问题，不仅仅是平面设计的事情，在项目现场整体的设计以及安排的每一个细节都会提升参与者感受。
体验感是参与者的第一感觉，到达现场后，好的创意和设置以及内容，会提升参与者的体验感，在我们现在的社会中，所有的品牌都在想办法提升用户的体验感，所以一个好的项目除了保证与众不同的体验，还要给参与者提供良好的服务，提升舒适度，良好的服务不仅仅只是创意，项目中的很多细节都会带给参与者很好的体验感。我们看到：签到台设计的部分，和参与者有直接关系，让参与者能够快速找到签到台，标志清晰明显是为参与者提供一个舒适的感觉，而后好的签到台要考虑签到过程中如何提升工作人员效率，进而为参与者提供一个良好的体验，而不是在签到台前排起长队，等待签到，这也是一个很重要的问题。
所以在体验感和舒适度上面很难界定边界，因为不同人的感觉是不一样的，但我们只要从参与者的角度出发，来分解项目需求，满足参与者的基本需求，再配以好的设计以及创意，就能极大提升体验感和舒适度。
设计会分为很多种，不同设计有不同的方向，平面，空间设计都在学校里面学过或见过，除这个两个设计以外，视频设计，偏重于视频编缉和视频脚本的创意，互动设计，是一个新兴的方向，如何利用科技手段让项目或品牌在现场或网站上与用户能够进行互动，是以装置呈现？还是以程序呈现？
UI设计很简单，所有与网站，网络相关的设计，包括网页，app，H5（Html 5页面，手机使用的网站页面），等都属于UI设计工作范畴。
