学习目标

知识目标：掌握会展策划需求分析的格式及内容

能力目标：学会将会展策划需求分析的格式及内容运用到实际会展项目的需求分析中，能够根据实际撰写项目需求说明

素质目标：具备策划人员应具备的团队合作能力、创新创意思维、大局意识、系统思维以及资源整合思维和精益思维。

教学内容  

会展项目策划需求分析的格式及内容。

重点难点

会展项目策划需求分析的格式及内容。

课前预习

阅读辅助教材第32页至41页。

知识关联

教学课件

需求分析时应当注意的关键问题

会展行业每个项目都不相同，即便是同一个项目，每年需求也会有变化，所以提供会展服务，基本上属于定制化服务，这也形成很多不确定性，难以对项目进行分类。但万变不离其宗，如果我们按照需求进行系统化的梳理，我们会发现，所有的项目都有基本的需求，以及特殊需求，基本需求满足项目可以开展的需求，而特殊需求则全面提升了项目的表现力和影响力。

项目基础需求是任何项目最基础的部分，主要用于明确时间，地点，等基础信息，一些简单的项目只要满足基础需求，便可以开展。例如：某公司内部员工大会，每季度开展一次。此项目只需要提前确定，时间，地点，内容等，并充分利用场地提供的基础设备（一般在酒店会场开展），便能够顺利进行项目。

所以，会展项目可简单，可复杂，简单的项目满足基础需求既可以召开，而我们在行业内通常会面对的都是复杂型的项目，所以基础需求仅作为项目的基础部分，而满足项目的特殊需求，对于提供会展服务的企业来说，越来越重要。

会展项目属于落地实施的项目，所以时间对于项目来说属于基础需求，什么时间开展，日程是什么，这些对于项目组来说，是最基本的需要确认的需求和信息。

根据项目的需求，草拟日程表，并且草拟项目整体日程表，是一个简单的流程，我们看到1，2，3，4这四个步骤，可能相对复杂一些，但有经验的会展人，会在20分钟内，就做好全部草拟的日程，当然这个需要大量的实践经验以及对项目需求的了解。

一、项目形式

会展项目属于特殊定制化项目，每个项目几乎不相同，所以针对每个项目的形式，对于场地等需求也不相同。例如，展览，最基本的需求就是展馆面积，但有些小型的展览，艺术展，绘画展，不一定会使用展馆，所以展馆面积只是基础需求，更深层次的需求，需要根据不同项目进行分析和提炼。我们在日常生活中经常能看到的会展形式，包括，展览，会议+展览，发布会，会议，路演活动等。

1.  刚才说过展览，而会议+展览，我们其实在之前的课程里已经基础过，“万达商业年会”就是典型的会议+展览的形式，每天都不同的会议，展示区（洽谈区）也同时存在，这个项目是一个非常典型的项目。

2.  发布会几乎每年都看到或听到，例如：苹果公司每年9月份举办的新手机发布会，汽车品牌每年会例行的举办新车发布会，这些发布会对于场地不仅仅是会场需求，还有一些功能上的特殊需求。

3.  常规的会议，相对要求不高，但会议的形式和参与数量将直接影响场地大小，具体的摆台形式的不同，对于面积要求也不同，我们经常看到的有，纯座椅形式，又称剧院式（英文：Theater），桌子搭配椅子一排排的摆放，类似教室摆放，通常叫做课桌式（英文Classroom），同样的人数，如果在摆台形式上不同，对于面积需求是不同的，课桌式明显需要的面积更大。

4.  路演活动，这个单词是行业的叫法，源自英文：Roadshow，路演与以上几种形式是完全不同的，路演是商业化活动的一种形式，我们经常能在大型的商业中心的广场上面看见，例如：某汽车品牌在前广场搭建一个特装展位，做一些产品体验，驶乘驶驾的活动。这种项目形式对于场地的需求属于特殊需求，形式也跟我们之前说到的几种完全不同，要根据项目的具体需求进行整理。

5.  其他，在行业里面，还有很多形式的项目，比如，颁奖典礼，开业仪式，婚礼等，这些活动都属于活动行业的形式，每一种形式对于场地的需求都不同，在我们日常生活中，多去参加活动，多听，多看，对于具体形式就会有一定的了解，在我们策划方案时会有很大帮助。

了解场地的形式，将最重要的需要汇总成场地需求列表，对于场地具体面积需求，摆台形式，清晰后，可以让我们在项目搜寻合适场地时，更加清晰，提升工作效率。

二、活动场地

项目形式明确后，需要明确整体场地需求，以及场地选择条件，以及预估将参与的人数。

这两点对于场地的选择有很大的影响，

1.  场地选择条件，不同的形式的活动，对于场地具体选择地是有明确要求的，例如：年会一般情况下不会选择在城市的市区内召开，都会选择风景秀丽的郊区或景区召开，这个与年会的目的有关系，年会的目的就是全年总结，激励员工；车展根据项目以往参与人数和情况，要选择场地面积适合的大型的展馆，展馆的选择也要考虑交通的便利性，毕竟是面对社会公众的项目，我们不能选择偏远郊区的场馆，不利于观众的参与，同时也要考虑周边的配套设施，酒店，宾馆，展览毕竟有参展商参与，各参展商的员工一般情况下会在展馆附近住宿，所以不同项目在场地选择条件上，不相同。

2.  参与人数，对于场地选择是硬性要求，直接影响的就是场地面积，一个5万人参与的项目，不能放在5000平米的场馆内，所以一般有经验的工作人员会根据人数进行预估和判断，根据项目持续天数和人数，进行判断。一般情况下，5万人如果是同时参与的话，至少要保证参展区整体面积在3万平米以上（其中参展商会占据2万平米），为观众预留更多的公共区域，以保证人员的安全。

三、接待需求

接待需求，作为基础需求中相对复杂的部分，接待需求主要针对参加活动的人员的需求进行分类和明确。

确认来宾分类，来宾分类的不同，会对其安排和接待产生很大影响，

领导或VIP的人数，一旦确认有，需要进行特殊安排，涉及交通，餐饮，住宿三个主要部分。

而普通来宾只需要按照需求提供对应的安排即可，但随着项目的逐渐升级，对于来宾的安排，从以前的“好”，已经升级为“舒适”，所以在安排上需要更加用心。

媒体接待的部分，会比普通来宾提升一个等级，而且相应的在安排上，需要考虑媒体的特殊性，因为媒体在具体行程上与其他人肯定有所不同，所以在安排上要考虑清楚。

通过对于三部分人数的确认和需求确认，我们对于接待部分有一个最基础的判断。