学习目标

知识目标：掌握展会现场开幕管理、证件管理及观众管理

能力目标：能根据实际工作需要进行开幕管理、证件管理及观众管理

素质目标：培养学生爱岗敬业、勤动手脑、认真仔细的劳动精神和不怕困难、勇于创新、追求卓越的劳模精神；培养学生解决问题的能力、创新创意精神、共赢思维、借力思维以及资源整合思维。

教学内容

展会现场开幕管理、证件管理及观众管理

重点难点

 现场开幕管理、证件管理及观众管理

课前预习

阅读辅助教材第40页至第52页。

知识关联

任务名称

为本组展会制定开幕工作方案、证件管理方案以及观众管理工作方案

任务要求

1.开幕工作方案、证件管理方案以及观众管理工作方案与展会情况相符，注重参与者体验感；

2.考虑疫情防控期间临时管控要求和人员健康保障。

3.工作方案要求全面、细致、可行。

任务形式

 分小组完成，3-5人一组。固定小组成员。学习通提交。

完成步骤

1.分组，确定组长、组员；

2.讨论确定开幕工作方案、证件管理方案以及观众管理工作方案大致思路；

3.查找资料、讨论，分工制定开幕方案、证件管理方案以及观众管理工作方案；

4. 小组讨论交流、师生讨论评价。

任务评价

1.小组自评、小组互评与教师评价结合。自我评价占10%，小组成员互评占20%，小组间互评占20%，教师评价占50%。

       2.评价标准                                                                                        

展会开幕式现场管理

1.展会现场布置

（1）展馆外

这里要布置好展会背板、门楼或展览会横幅，并在背板上写上展会名称、开放时间、展会的主办、承办、支持单位等办展机构的名称。布置好现场飘空气球或其他广告牌等，此外还有表演场地也要安排好。

（2）展馆序幕大厅

序幕大厅要布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及其展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣传推广报道牌、展会相关活动告示牌等。

（3）各展馆

除参展商展位以外，还需布置各展馆（展区）的主要展览内容指示牌、参观路线指示牌、本展区服务网点指示牌、至其他展馆（展区）的路线指示牌、本展区参展企业及其展位号一览表等。

（4）展台搭建管理

（5）其他设置

VIP（veryimportant person) 接待：展会嘉宾休息室或会客室，配备茶水、咖啡、小点心等外，还可放置展会的介绍资料，或配备专门的服务人员或者翻译。

联络咨询服务中心及各展区的联络咨询服务点：安排专门人员负责接待和联系客户，现场处理和回答客户的有关问题。

此外，在开幕式开始前，开幕式负责人应当与舞台搭建方协商，做好开幕式现场灯光、音响、礼花等设施设备的准备；与主持人、礼仪人员以及设备控制人员协调，做好开幕式各个环节时间点的把控；核实实际到场嘉宾的信息与座次，及时与主持人更新嘉宾信息。

2.媒体接待与管理

现场要设置新闻中心，配备电脑、传真机、写字台、纸笔等设施外，还要关注细节，配备供记者小憩的茶水、咖啡以及小点心等，放置展会介绍资料以备媒体人员参考。注意新闻中心仅供媒体有关人员使用，除非被邀请。

开幕式信息发布通稿是办展方对展会嘉宾以及社会公众介绍展会、展示展会亮点的重要渠道，奠定了展会在各与会嘉宾以及媒体记者心中的第一印象，也是媒体报道的基本素材，所以开幕式的新闻通稿定位需得当，通过醒目的方式将展会的亮点和特点展现在与会嘉宾的面前，同时对展会各个方面做全面、系统的介绍。为提高展会新闻报道的准确性，组展方还可以发放统一制作的“新闻袋”，里面包括会展开幕新闻通稿、展会背景介绍、展会特点介绍、展会有关数据、展会相关活动安排计划、展会会刊、展会参观指南及一些小礼品等以提高展会新闻的全面性和吸引性。

此外要注意安排对展会情况非常熟悉的人员负责新闻记者的接待和联络工作，有意识地组织、引导和安排各新闻媒体对展会进行新闻报道，根据专业媒体或大众媒体的不同需求提供不同的展会材料，并及时收集整理各种采访报道。

3.展会开幕式　

（1）开幕时间和地点

时间不宜太早，持续时间不宜太长，地点一般可安排在展馆广场上，要适当考虑相关表演活动的场所和时间

（2）出席开幕式的主要嘉宾

嘉宾有行业主管部门官员、行业协会与商会的领导、外国驻华机构代表及有关人员，要落实名单并多方沟通，告知准确时间地点，做到专人负责接待，准备签到薄，事先安排嘉宾在开幕式上的次序及站位，并与礼仪人员进行协调。

（3）开幕式讲话稿和新闻通稿

开幕式讲话稿和新闻通稿选题定位要适当，突出展会的时代主题，明确列出本展会的特点和亮点，列出全面详实的数据，可以附加背景资料，如嘉宾名单、展会行业背景和展会有关图片等等

（4）开幕式的确定

可以采用适合新奇的开幕方式，制修订详细完备的流程。

4.开幕酒会

开幕酒会的作用主要是联络感情，加强沟通，地点选择可以考虑酒店档次、接待能力、便利程度、安全因素等，时间选择一般为晚上，不宜太早也不宜太迟。酒会方式可选择自助餐或围餐，可以在开始前的小酒会致欢迎词、领导的简短讲话、播放音乐或安排表演。注意要制定完备计划，全面兼顾出席人员。

开幕式期间有安全意识，做好现场秩序的管理。由于开幕式现场人流密集，同时聚集大量的重要嘉宾，因此需要联合展馆安保人员，做好现场秩序维护及重点嘉宾的安保工作。也要有危机意识，注意控制突发事件，开幕式负责人还应该根据活动的进度把握各环节的时间点，对于现场各类突发情况需要及时与现场工作人员进行协调和解决。

展会现场的证件和文件

1.展会现场证件与门票

展会现场主要有如下证件：

（1）参展商证，展会期间供参展商进出展馆使用；

（2）筹（撤）展证，在展会布展撤展时的相关工作人员使用；

（3）专业观众证，在填写“专业观众登记表”后获得；

（4）贵宾证；

（5）媒体证；

（6）工作人员证；

（7）车证。

此外还有观众门票。

2.展会参观指南与观众登记表

（1）参观指南是用来指引观众参观展会的一种册子，包括展会的基本情况、展会的简短介绍、展区和展位的划分、有关图表等内容。

（2）观众登记表是用来收集专业观众信息的一种问卷调查表，是进入展馆参观的“专业观众证”，包括问卷调查问题和联系办法，问题涉及观众所在单位的业务性质、观众感兴趣的产品、参会目的、在产品购买中的角色、了解展会的途径等，常常通过网站或移动互联网预登记。

3.会刊的编印与发放

会刊信息内容包括单位名称、地址、联系人、联系办法、单位及产品简介、产品面向市场范围、参展商的展位、展区展位平面图、广告夹页等，编印时要求参展商在规定时间内，及时提供详细、全面、准备信息，仔细核对。

会刊发放方式有两种：

（1）免费赠送：主要针对行业协会和商会、参展商或部分专业观众。

（2）定价出售：主要是出售给展会的专业观众。

观众登记及应注意的问题

1.专业观众登记柜台可设置于序幕大厅或专门的观众进馆大厅，同时可设二维码读码观众通道，进行分类管理。

可分为“持有邀请函观众登记台”和“无邀请函观众登记台”，提高登记效率，减少等候时间，也更容易录入观众资料，利于展会客户管理。也可以在发放邀请函时将观众一一编码，观众到达现场时只需读取号码即可知道该客户信息，极大提高效率；还有的展会在专业观众证上印上二维码、条形码，观众每次进出展馆时都需要用读码机读一次码，就可以掌握观众进出展馆的次数和停留时间，还可以控制展馆的人流量，不至于太过拥挤。

2.观众登记时注意专人负责，维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。

3.要做好参展观众的统计。观众登记所获得的资料还是展会客户数据库重要的来源，不仅可以准确的更新和补充数据库的信息，还是展会进行客户分析的第一手资料，对展会改善客户关系管理和调整宣传推广策略有重要的作用。