当数据窗口中已经建立或读入了一个数据文件后，就可以对该数据文件进行分析了。但在许多情况下，SPSS的分析过程往往对数据的格式有特殊的要求，或者我们只对观测值中满足某一条件的数据进行分析，这是就需要对数据文件进行整理，然后对数据进行统计分析。

（一）数据的排序与行列转置

1.排序：执行Data---Sort Cases命令

2.行列转置：原来的一条记录转置成一个变量，而原来的一个变量转置成一个记录。执行Data——Transpose命令

（二）数据文件的分组、筛选与合并

1.数据文件的分组

在进行数据处理时，经常要对文件中的观察量进行分组分析。应该注意此处的“拆分”并不是从物理结构上分成两个数据文件，而只是在进行该项运算前，进行形式上的拆分。

执行Data——Split File

2.数据文件的筛选

在对数据文件的统计分析中，有时并不需要对所有数据进行分析，而是根据某种要求只分析其中的一部分，这是可以通过Select Cases过程来简化分析过程。

执行Data——Select

3.数据文件的合并

  SPSS可以将多个数据文件合并，合并的方式包括两种：数据文件的纵向合并（增加观测量）和数据文件的横向合并（增加变量）。

Add Case的功能是从外部数据文件中增加观测量到当前数据文件中。在这种合并中，依据两个数据文件中的变量名进行数据对接，要求合并的数据文件有相同的变量。执行Data——Merge Files——Add Cases。

Add Variables就是从外部数据文件增加变量到当前数据文件，即将一个数据文件的内容拼到数据编辑窗口当前数据的右边，依据两个数据文件的观测量进行数据对接，合并后的数据文件中包含相同的记录。

执行Data——Merge File——Add Variables