案例引导：

                                                    没开成的销售员会议

        公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到11：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”

       星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。

思考：会议为什么没有开成？

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带着以上问题，我们接下来系统学习一下：会务管理工作详解

知识点5　会务管理工作

会务管理工作是围绕会议的内容、形式进行的，包括会议目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等组织落实工作。科学细致的会务管理工作对于会议的顺利进行是十分必要的。

通过本知识点的学习，要了解会务含义，掌握大型会议不同会议阶段的会务工作。

（一）会务管理

（1）会务的含义：指有关会议议程安排的事务，有关某些团体组织或会议的事务。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作等。

（2）会务管理的含义：指有关会议议程安排事务的计划、组织、控制等工作。

（3）常见的会务管理：主要有针对代表会议、全局性会议、专题会议、办公会议、座谈会议、学术讨论会议、新闻发布会议、听证会议、仪式典礼会议、培训会议、网络会议等会议的会务管理。

（二）大型会议不同会议阶段的会务工作

1．会前准备：大型会议综合准备会务工作

确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→确定会议议程与日程→确定会议时间与会期→确定与会者名单→确定会议地点→确定会议主持人→明确会议组织机构→明确会议所需设备和工具（必需的、可临时借用的）→明确会议用品（文具、茶水、毛巾、激光笔、胸卡等）→选择会议地点→制发会议文件（会议通知、邮件、传真、邀请信、新闻稿、幻灯片制作等）→安排宣传（网络、在线直播、会刊、会后简报、前期广告）→安排食宿（饭店、旅店、餐饮的饭票）→安排交通（用车车辆、残疾人设备）→制作会议证件 → 制定会议经费预算方案（费用支付与可报销使用的细节） →布置会场 （座位、名签、鲜花、旗帜、宣传背板、主席台、音响、照明、通信设备、摄影座次、录音、录像、通风、安全监控系统、进退相关路线、充气拱门、悬挂气球与条幅）→会场检查 →其他（奖品、领奖顺序、投票箱、参观线路设计、纪念册、文化衫；娱乐活动——健身、旅游、文体活动；特殊节日安排、剪彩仪式）。

2．会中进程服务：大型会议综合推进的会务工作

接站工作→报到及接待工作 → 组织签到→ 做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 →做好会议信息搜集、传递工作 →做好对外宣传→编写会议简报或快报→做好会议保密工作→做好后勤保障工作。

3．会后总结评估：大型会议综合收尾的会务工作

安排与会人员离会→整理会场→归还会场用品→撰写会议纪要→撰写会议的宣传报道→会议文书的立卷归档→催办与反馈工作→会议经费结算→会议总结与评估。

（三）会务的文书工作

1．制定会议策划方案

会议策划方案的制定原则：严定时限，事项明确，会议必要。

<会议筹划方案的构成要素：主题与议题，名称，议程，时间和日期，所需设备和工具，与会代表的组成，文件的范围，做好文件的印制和发放，经费计算，住宿和餐饮安排，筹备机构与人员分工。

会议策划的制定程序

会议策划立项→明确6个“W”，即Who，谁是会议参加人员；What，会议类型（决策、管理、研讨、总结）；When，会议时间；Where，会议地点；Why，为什么开这次会，会议的必要性；How，怎样处理具体的会务工作→立项后的可行性研究→策划方案的论证→会议策划方案的拟定。

2．制作会议证件

（1）会议证件的作用：证明身份；保证会议安全，控制人员出入；统计到会人数；维持会议的程序。

（2）会议证件的类型：代表证，列席证，工作证，记者证，来宾证。

（3）制作会议证件的程序：设计内容→设计颜色→控制印制数量→发放中的特殊要求（照片） →盖章确认。

小提示：召开重要的大中型会议应视需要制发会议证件和姓名卡片，通常小型会议不必制发会议证件。

（4）制作会议证件的注意事项。

①重要的大中型会议，会议证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。

②重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章。

③会议证件的形式应反映出会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。

④大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的会议证件的样式。可将他们的会议证件设计为红、蓝、白、黄4种不同的颜色。也可以将会议证件设计为正式代表采用系带式的证件，其他人员采用夹子式的证件来区分不同的身份。

⑤应在会议的接待区向与会人员发放会议证件，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

⑥应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。

3．制作会议指示标志

（1）会议指示标志的类型：标志牌（或指示牌），区域图（或路线图），名签与台签。

小提示：会议指示标志是指在会议的准备和召开过程中，为了使与会者更容易找到座位，并了解会场周围的环境，使会议的组织更加有条理，需要在会场和相关服务区域摆放某些标志物，如各种指示牌，接待处和签到处的标志，贵宾室、饮水处、洗手间的标志等。

（2）制作会议指示标志的方法：

①会议主办者内部简易制作法，一些不太重要的会议的指示标志可以由内部用计算机制作或手工制作。

②由专业性的会议承办机构制作，一些重要会议的指示标志需要制作得规范、正式，要用专业性的设计和制作，因此，需要请专门性的公司来完成此项工作。

4．准备会议资料

来宾资料，会务资料，沟通资料，设计与使用资料，起草工作报告、决议草案、领导发言稿等。

5．制作会议通知

（1）会议通知是会议组织与服务工作的重要环节，是会议这一系统组织正常运转的前提和保障；制发会议通知要求规范、严谨、全面、细致，一旦出现差错，就会造成严重后果。通知发出后，一定要确认参会人员有没有接到通知，参不参加会议。对那些兼任多个职务的特殊人员，一定要核实到人，是不是本人参加，以便正确摆放席卡。

（2）制发会议通知的注意事项:

在制发常规性会议通知套用以前的版本时，要特别注意修改会议召开的时间、地点、注意事项等关键要素，否则就可能出问题。如某文套用往年制发的会议通知，忘了改年份，本来是2016年4月4日召开会议，文件上却写成了2015年4月4日。

6．发放会议通知

（1）发送形式：可分为正式通知和非正式通知两种。

①正式通知。除了非正式会议和例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件形式发送给有关人员，以示郑重。

②非正式通知。常用于非常重要的会议，需要与会人员尽早安排时间，如企业的股东会、董事会等；需要与会人员会前做大量准备工作，如代表会议、论证会等；暂时没定会议时间、地点，但会议内容需尽早告知与会人员。会议召开前仍需发正式通知，可先发非正式通知或邀请性预备通知，得到与会人员的参会确认后，再寄送正式通知或邀请函。

（2）发放会议通知的注意事项。

①一般会议只发送一次正式通知，有些会议需要先发送非正式会议通知，如预备会议通知。

②发送通知时要做好登记，以备日后查询。

③发送通知时要反复核对人名单及发送地址，避免漏发和错发。

④发送邀请函（信）和请柬的方法和发送会议通知的方法基本相同，但注意重要领导和贵宾需要由相应级别的人员当面送达。

⑤不管以什么方式发会议通知，都要抓住确认环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达给与会人员。

⑥可将会议使用中的一些票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证、乘车证等）与会议通知一并发出。

⑦如与会人员对会议地址不熟悉，应附加一份地图，标明到达会址的交通线路。

7．制定会议应急预案

会议应急预案是指会议期间发生的紧急情况或意外事件，这些情况是不可预见的或紧急发生的，并带来一定危害的，必须采取应对措施予以解决。因此，应在会议开始前制定出应急方案，做到防患于未然，以便意外出现时能够有条不紊地解决问题。

（1）会议应急预案的作用：对会议可能出现的意外早做准备，未雨绸缪；有效地缓解危机，控制事态发展，提高会议的管理效率；使会议组织者在会议出现意外时能够妥善应对，统一步调。

（2）会议应急预案的特点。

①有的放矢。要尽量设想出更多的在会议中可能出现的意外情况，制定出应对方法。

②预防为主。应急预案不仅是制定出应对意外事件出现的方法，也是预防意外事件发生的措施，强调防患于未然。

③留有余地。应对意外事件的预案要多套并行，在人、财、物各方面做出详尽的安排。

（3）制定会议应急预案的原则

①思想重视。会议组织者不要把制定应急预案看作可有可无的事情，要克服麻痹思想和侥幸心理，把预防措施落到实处。

②明确责任。在应急预案中要明确一旦发生意外事件由哪一个部门或小组或具体人员负责。

③物质保障。会议意外事件的预防和应对要有物质保障，要明确保障措施，确保措施到位。

（4）会议应急预案的内容：

第一部分内容：会议中可能出现的意外事件。

①人员问题。会议的发言人、演讲人、主要领导、重要嘉宾不能到会；预先登记的与会人员不能按时到会。

②场地问题。原租用的会议室或会场与实际人数不相匹配，会议室或会场过大或过小；如果是住会的会议，原预订的房间与实际人数不相匹配，预订房间过量或不足。

③设备问题。会议室或会场的需用设备不足或出现故障，在会议组织过程中办公设备不足等。

④资料问题。准备的宣传资料不足，会议文件材料不足等。

⑤与会人员的健康与安全问题。会议中出现意外事故，如火灾、食物中毒、交通事故、传染疾病等。

⑥与会人员的情绪问题。与会人员对会议安排不满意，对程序设置不满意，对演讲人、发言人的演讲或发言不满意，对会议的议程或日程的安排不满意等。

⑦与会人员的返程问题。为与会人员预订返程车票（机票）时，车票（机票）的时间或车次（航班）同与会人员的要求不符。

⑧与会人员的行为问题。发言人在发言过程中的语言、行为不当，与会人员的语言、行为不当。

第二部分内容：明确意外事件出现时工作人员的责任。

在会议应急预案中，对各种意外事件出现时工作人员的责任做明确的分工，具体责任落实到人。

第三部分内容包括，处理会议中意外事件的方法。

根据所预测的可能出现的意外事件，准备应对的备选方案，包括采取哪些措施、用什么办法缓解问题和解决问题。

①处理人员问题。根据会议的内容和类型事先准备好备用的发言人选。如发言人因车（飞机）迟到，可调整发言人的发言次序。实际到会的与会人员少于原报名的与会人员时，可临时调整会场、食宿等安排，尽量不要打乱原定的会议议程。

②处理场地问题。根据现场情况，灵活处理。

③处理设备问题。根据现场情况，灵活处理。

④处理资料问题。要将所有的会议文件或资料的原件或移动存储器随身携带。

⑤处理与会人员的健康与安全问题。要加强会前安全检查，必要时可进行如火灾等突发事件的演习，如果发生突发事件，工作人员要按照分工各负其责。大中型会议可安排医护人员值班，或掌握一些附近医疗机构的情况，以便应急。

⑥处理与会人员的情绪问题。广泛征求与会人员的意见，对合理的要求和建议应给予采纳。同时，在不影响会议整个过程的情况下对议程、日程可做适当的调整。要注意做好与会人员的思想工作和解释工作。

⑦处理与会人员的返程问题。一定要提前预订与会人员的返程车票（机票），对时间、车次（航班）的变化要及时同与会人员协商，对因交通问题暂时不能离会的人员要安排好食宿，确定准确的返程时间。

⑧处理与会人员的行为问题。会前对发言人的发言稿做好审核工作，了解发言人的思想动态，做好发言前的沟通工作。

（四）会务工作

1．会务工作的内容

会务工作的内容包括：提出会议建议方案，制发会议通知，会议筹备（成立大会秘书处，会议文件材料准备，会议材料印刷，设计、印制出席代表证照，会场布置，后勤、安全保障），编制文件材料，编印会议纪要，印发文件或讨论材料，起草重要文件，会议安全保卫，后勤服务保障工作，其他服务工作（会议结束的工作如退房，整理物品，结账，回收问卷），清退会议材料，会议总结与评估会后的总结和决算，会议文件印发，会议议定事项督办。

2．会议效果的评估

一是对主持人评估，二是对会议评估，三是对工作人员评估。

3．对会务工作人员的要求

会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）；组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）；做好联络协调（沟通协调能力强）；会议记录与保密（业务素质强，有原则）；会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。

4．型会议筹备组织机构

会务组，秘书组，组织组，接待组，宣传报道组，财务组，安全保卫组。

5．议安全保密工作

在会前先要对会场进行安全检查，甚至要使用相关技术手段进行检查，以消除安全隐患； 撰写《会议须知》，提出与会人员共同遵守的纪律要求；重要会议应凭会议证件或座票入场，并指定专人维持会场秩序，要制止闲杂人员串进会场；对会场、会议代表住处、参观地和饮食场所，均要切实做好安全防范工作，确保与会人员安全；会期较长的会议还应安排信访部门值班接待信访人员；会前应制定安全工作应急预案，一旦发生紧急突发事件，可快速反应、控制局面。

6．意事项

在整个会议进程中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要；会前应检查工作人员分工是否明确，岗位职责是否熟知，是否能互相配合；大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

1、简述会议通知的发放形式。

要点提示：①正式通知。除了非正式会议和例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件形式发送给有关人员，以示郑重。

2、简述举办会议对会务人员的要求。

要点提示：会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）；组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）；做好联络协调（沟通协调能力强）；会议记录与保密（业务素质强，有原则）；会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

3、回顾本知识点的引导案例，你认为小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？

思路指引：结合会议通知的发放、会务工作人员的工作要求等知识进行分析。

接下来，我们来完成本知识点的一个实践活动：预案编制