知识点4　会议的预算与成本控制

       会议作为工作手段的一种，也和其他工作一样有它的成本。合理控制会议支出，是机关企事业单位财务管理的重要方面。要提高会议效率，合理使用会议经费。办公室人员在会议经费的使用上，要自觉严格遵守财务纪律。

      通过本知识点的学习，要了解会议经费的构成，理解会议经费的注意事项，掌握会议经费的使用程序和控制会议成本的方法与途径。

（一）会议经费的类型及来源

与会人员交费、参展商交费、联合主办者交费、广告、赞助和捐助、公司分配、其他收入项目。

（二）会议经费的构成

文件资料费+会议场地租用费+会议设备和用品费+会议办公费+会议宣传交际费+会场装饰费+文具、资料费+交通费+邮电通信费+茶水、食宿费（会议住宿补贴、会议伙食补贴）+人工费+娱乐休闲费+会议其他开支。

（三）会议经费预算

（1）预算的概念：预算是一种将资源分配给特定活动的数字性计划工具。

（2）制定会议预算的原则：树立全局观念，搞好综合平衡；先进、经济、合理；量入为出；分清轻重缓急，精打细算。

（四）会议经费的使用程序

申请经费→主管领导审批→财务部门审批→财务人员提取现金或填写支票→经费支出→审核会议经费支出。

（五）会议成本的控制

（1）会议成本的含义：是指与会人员及服务人员花费在会议期间的时间量价值，相当于工作量价值及其经费开支的总和，即时间成本、效率损失成本和直接会议成本。

（2）会议成本的类型：直接会议成本和时间成本。

（3）会议成本的计算内容：会议成本=会议工时成本+效益损失成本+会议直接成本。

（4）会议成本增加的原因：会议时间安排不当。

（5）控制会议成本的方法与途径：正确确定会议类型，控制会议主持人的行为，控制与会人员人数，监督会议经费使用情况。

（6）会议经费使用的监督方法：报告与会议法，授权与自我控制法，质量法，损益平衡表法，比率分析法，逐项审查法。

（六）会议经费使用的注意事项

做好会议经费使用中各种票据的管理工作；会议经费预算的制定是控制会议成本、提高会议效率、节省时间和资金的重要手段；费用的名称要具体规范；购买会议用品要充分考虑各种用品、耗材的价格比，力求价廉物美；遵守公司零用现金、消费价格和用品报销的各种财务制度和规定；有些会议用品或纪念品要在预算后附上详细的物品报价表。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

简述会议经费的使用程序。

要点提示：申请经费→主管领导审批→财务部门审批→财务人员提取现金或填写支票→经费支出→审核会议经费支出。

简述控制会议成本的方法与途径。

要点提示：正确确定会议类型，控制会议主持人的行为，控制与会人员人数，监督会议经费使用情况。

接下来，我们学习下一个知识点：会务管理工作详解

首先看一个引导案例：没开成的销售员会议