知识点1　会议概述

       美国一位管理学家说过：“领导人相当的一部分生命要在会议中度过。”日本效率协会统计发现：“全日本科长以上管理人员工作时间的40％是在开会。”开会是领导管理的重要手段。会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。

      通过本知识点的学习，要了解会议的含义及意义、会议的基本组成要素、理解回忆的总体要求，掌握会议的基本过程、会议质量的主要标准及提高会议质量的途径。

（一）会议的含义及意义

（1）会议的含义

会议是指三人以上聚集在一起，有目的、有组织、有领导地商议事情的一种活动形式，是实施领导和管理的重要手段和工具。

（2）会议的意义

会议是一个集思广益的渠道，会议表现出组织的存在，会议是一种群体沟通的方式。

（二）会议的基本组成要素

①主办者（出资的组织、领导机关主办、发起者主办、成员轮流主办、经申请主办）；②承办者（来自主办者内部，也可以是来自主办者外部的个人、组织）；③与会者（参加会议的对象：正式成员、列席成员、工作人员、嘉宾）；④会议议题（会议讨论或解决的问题）；⑤议程；⑥会议时间（一是指会议召开的时间，二是指整个会议所需要的时间，三是指每次会议的时间限度）；⑦会议地点（指会议召开的具体场所）；⑧会议保障（会议规则、会议经费）；⑨主持人等。

注意：每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中场休息。

（三）会议的总体要求

会前精心筹备、会中周全服务、会后组织落实都是会议成功举行的重要保障。

（四）会议的基本过程

1．会议的基本阶段

分为会前、会中、会后三个阶段。

2．会议的基本流程

会议策划→会议组织构架与审批→会议筹备方案→会议通知→会议承办与准备→会议签到与接待→安排大会发言→会议值班→会中组织与管理（做好会议记录和简报工作，做好会议的选举和表决工作）→会后管理与落实（印发会议纪要）→会议评估与总结→催办与反馈。

3．具体会议流程

开会之前可以放音乐，最好是舒缓的轻音乐，当然也可以播放有关单位产品介绍的视频→主持人上场问好、做自我介绍→主持人说明本次会议目的及议程→主持人说明纪律要求（不要开手机，不要随意走动，不要吸烟）→主持人请领导致辞→领导致辞，对主讲人表示欢迎，说明此次会议的重要意义和作用，简单介绍主讲人的主讲内容，强调其讲话的精彩和对与会者的帮助→主持人介绍第一位主讲人主讲的题目、内容→请听众以热烈掌声欢迎主讲人上台（其余主讲人以此类推）→上午结束时，主持人说明午餐安排，下午开始时间，大约结束时间→再次重复下午的议程安排，简单介绍主讲人主讲内容，强调其讲话的精彩和对与会者的帮助→下午开始时主持人要调节听课气氛，可以讲个笑话或者表演一个节目→主持人介绍第一位主讲人主讲的题目、内容→请听众以热烈掌声欢迎主讲人上台（其余主讲人以此类推）→主持人在每位主讲人讲课结束后，要做简单的评价，并再次提议大家掌声感谢→领导做总结→结束。

（五）会议规范

会议规范主要包括：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有与会者的开会时间；超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料，所有与会者都要准备发言材料；准时开始，准时结束；会议结束时达成决议；所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责；必要时请第三方监控，以保证会议质量。

（六）衡量会议质量的主要标准

（1）会前：会议是否确有召开的客观必要性；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。

（2）会中：会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升格或降格；会议节奏是否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开；会议是否守规守法，一切应有条不紊地进行；主持人和与会者是否掌握了科学的方式方法。

（3）会后：评价会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益。

（七）提高会议质量的主要方法和措施

（1）严格执行会议审批制度，不合乎条件的会议一律不开。

（2）建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度。

（3）科学、有效、充分地做好会议准备工作。

（4）严格控制会议人数，不允许无关人员与会。

（5）保证会场秩序，禁止无关人员随意入场、与会人员中途退场。

（6）议题应集中，日程要紧凑，尽量缩短时间，保证与会者精力集中。

（7）充分运用现代化的技术手段。电话、录音、录像、电脑等设备有助于提高信息传递的效率和质量，能节约时间、缩短会期、提高会议效率。

（8）提高会议主持人和与会者的开会水平。

（9）制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管效果的倾向，以保证会议的有效性。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

1、简述会议的基本流程。

要点提示：会议策划→会议组织构架与审批→会议筹备方案→会议通知→会议承办与准备→会议签到与接待→安排大会发言→会议值班→会中组织与管理（做好会议记录和简报工作，做好会议的选举和表决工作）→会后管理与落实（印发会议纪要）→会议评估与总结→催办与反馈。

2、简述衡量会议质量的基本标准。

要点提示：（1）会前：会议是否确有召开的客观必要性；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。（2）会中：会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升格或降格；会议节奏是否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开；会议是否守规守法，一切应有条不紊地进行；主持人和与会者是否掌握了科学的方式方法。（3）会后：评价会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益。

接下来我们学习下一个知识点：会议的类型、特点与作用