知识点4　电子文档管理

      电子文档是由数字电子计算机处理的文档。随着计算机技术和网络的飞速发展，人类社会进入信息时代，党政机关部门、企事业单位的信息通过电子文件档案数据中心可转化成为档案或公文。电子档案工作现已成为档案管理现代化的重要组成部分

     通过本知识点的学习，要了解电子档案挂管理的内容、电子公文的含义，理解电子公文网上交换的作用和制度，掌握电子档案的归档手续、电子公文处理过程的五个部分。

（一）电子档案管理的内容

（1）鉴定：包括内容鉴定（价值分析、程序）和技术鉴定（包括真实性、完整性、可读性、病毒检查、载体性能及网络连接状态监测）。

（2）归档：

①归档的方式：包括逻辑归档和物理归档。

②归档的范围：包括文件本身、支持性文件、数据文件、有关纸质文件。

③归档的时间：包括实时归档和定期归档。

④归档的要求：齐全完整、真实有效、备份归档。

⑤归档的手续：一是逻辑归档的电子文件，在网络上进行，系统将自动赋予文件以归档标志，并生成《归档电子文件登记表》，交接双方在登记表上签字。二是物理归档的电子文件，把电子文件集中下载到脱机保存的载体上，向档案部门移交。交接双方应根据《归档电子文件登记表》进行检查验收，核实其真实性、完整性、有效性；验收合格后在《归档电子文件接收检验登记表》（一式二份）上签字盖章，双方各持一份。三是采用双套制的电子文件，应遵循纸质文件的归档手续。双方在移交清单（一式二份）上签字后，双方各持一份。

（3）分类排序：

①归档电子文件以“件”为单位整理。

②同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等方案进行分类。

③按电子文件类别代码相对集中地组织存储载体。

④电子文件的著录应参照《档案著录规则》进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标志，如责任者、操作者、背景信息、元数据等。

⑤将著录结果制成机读目录和纸质目录。

（4）建立数据库：分类编号，按照分类方案对电子档案进行划分，给每份文件一个固定的号码，使全部电子文件成为一个有机的排列有序的整体；登记，归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以“件”为单位填写续页。对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

（5）保管：包括载体的物理保护，严格控制温湿度、净化外部环境、防磁防震、减少机械损伤、定期检测与拷贝。信息的安全防护，采用备份和镜像技术，防止信息丢失，加密，访问控制，防治病毒，安装补丁程序。

（6）利用：提供物质载体的拷贝，利用网络传输电子档案，通过计算机直接提供利用。

（二）电子公文网上交换

1．含义

电子公文是指按照中央办公厅、国务院办公厅和各地党委、政府办公厅（室）以及有关部门办公厅（室）电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文电子数据，也就是以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文形式。电子公文网上交换就是指电子公文通过电子政务内网进行发送、报送和管理的新的公文处理方式。目前，我国规定只有非涉密公文才能在网上进行交换。

2．作用

电子公文网上交换系统的运用实现了从公文起草、审核、签发到公文签收、批办、承办、催办、传阅、存储等工作环节的无纸化流转，对节约办公成本、提高工作效率，推进阳光、高效、服务型政府（机关）建设具有重要作用。从当前的推进情况看，各地、各部门、各单位实行电子公文网上交换的广度、深度差异较大，但这是一个发展方向，也是公文处理的一场革新。

3．制度

电子公文的行文规则、格式规范、发布处理等都须遵守《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》等规定，同时遵守电子公文管理的相关规定。

（三）电子公文处理过程可分为五个部分（电子公文的生命周期 ）

（1）创建：根据一定的规则建立电子公文。

（2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。

（3）交换：按始发者意图进行跨系统的公文传递。

（4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。

（5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

（四）电子公文管理的有关要求

1．接收要求

接收电子公文的机关（单位）应当对公文的发送部门、公文的完整性和体例格式等进行核对，确认无误后方可接收；接收机关（单位）应当及时接收电子公文，按照每个机关（单位）规定的时间段、时间点，对网上公文交换中心的电子公文进行浏览查询，及时签收、下载；未按时签收文件造成严重后果的，要追究相关责任人的责任；对不能正常接收的电子公文，接收机关（单位）应及时与上级机关的秘书部门或网管中心联系，查明原因；节假日和下班时间的紧急公文一般不通过网上发送，如果从网上发送要电话通知有关机关（单位）接收，有关机关（单位）应按特事特办的原则办理。

2．处理方式

在网上分发处理电子公文，这就要按照本机关（单位）的有关规定，流转给相关的领导和机构，并做好登记、管理。将电子公文印制成纸质文件分发处理，这就要按照传统纸质文件管理的有关规定进行处理。网上分发与纸质文件分发相结合，这种情况一般是将电子文件通过网络流转给相关单位和内部机构，印制纸质文件分送领导，应分别按照有关规定办理。

3．制发

电子公文制发包括制作、上传上网和管理等工作。

（五）电子公文处理的主要业务

（1）发文处理程序：指以本机关（单位）名义制发电子公文的各项工作，包括拟稿、审核、签发、复核、登记等环节。

（2）收文处理程序：收文处理指收受电子公文并从中提取有关信息，是收文机关（单位）履行其法定职能，使电子公文产生实际效果的过程，具体工作包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

1、简述电子档案归档的手续。

参考答案：

⑤归档的手续：一是逻辑归档的电子文件，在网络上进行，系统将自动赋予文件以归档标志，并生成《归档电子文件登记表》，交接双方在登记表上签字。二是物理归档的电子文件，把电子文件集中下载到脱机保存的载体上，向档案部门移交。交接双方应根据《归档电子文件登记表》进行检查验收，核实其真实性、完整性、有效性；验收合格后在《归档电子文件接收检验登记表》（一式二份）上签字盖章，双方各持一份。三是采用双套制的电子文件，应遵循纸质文件的归档手续。双方在移交清单（一式二份）上签字后，双方各持一份。

2、简述电子公文处理过程中的五个部分。

参考答案：

（1）创建：根据一定的规则建立电子公文。（2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。（3）交换：按始发者意图进行跨系统的公文传递。（4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。（5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

本章的内容就学完啦，看看你是否完全掌握主要内容了吧~本章小结