案例引导：

                                                    内部管理不容忽视

×× 市一家机械厂于 1994 年 2 月份与市机械研究所合作研制生产 2L30 型装载机，正当技术人员为试制作生产设计、晒图做生产技术准备时，厂办公室秘书王 ×× 利用工作之便，乘档案员李 ×× 将钥匙放在桌子上之机，用铅笔将档案室门上的钥匙压在事先准备好的一块胶泥上并配制钥匙成功，在夜间打开了档案室的门，盗出 2L30 型装载机图纸，以 1 万元的价格卖给外地的一家工程机械厂。由于该厂没有及时发现图纸被盗一事，造成该厂还在将此作为拳头产品进行研制时，外厂已照图纸投入生产，以致给该厂造成严重的经济损失。

思考：这一案件给我们的警示是什么？档案管理是不是无关紧要的事情？

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接下来，我们就来认真学习一下相关知识：档案管理详解

知识点3　档案管理

档案是国家宝贵的历史文化财富。办公室工作人员必须树立正确的档案观，树立依法办事的观念。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。

通过本知识点的学习，要了解办公室档案工作人员的职责；理解档案开发利用的途径方法；掌握“四分四注意”立卷方法、文书档案案卷封面项目的编写、归档文件整理（以件为单位）、档案保管装具摆放与编号、档案检索、机关单位档案室查借阅档案流程。

（一）档案管理的含义

档案管理亦称为档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供服务的各项工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理主要包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供、利用等。

（二）办公室档案管理概述

1．办公室档案管理的归属

办公室档案管理主要由单位档案室负责。

2．办公室档案管理的主要流程

收集→整理→鉴定→保管→检索→编研→利用→统计→开发。

3．办公室档案管理机构与组织管理

（1）单位档案管理实行综合管理制度，做到统一领导、统一机构、统一制度，对全部档案实施有效管理。

（2）将档案管理纳入单位的工作计划、目标管理和相关部门管理及人员的岗位职责。

（3）由单位负责人分管、综合部门负责人主管档案管理工作。

（4）配备业务能力强、适应工作、相对稳定的专兼职档案管理工作人员（行政机关档案管理工作人员要求具有大专以上文化程度）。

（5）办公室档案管理逐渐形成嵌入式的工作模式，即实现对归档文件的前端控制和全程管理，正如加拿大著名档案学家特里·库克所言，档案管理人员要“停止扮演保管员的角色，而要成为概念、知识的提供者”。

4．办公室档案管理工作人员的职责

贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全单位的档案管理工作规章制度；指导单位文件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督、指导单位的档案管理工作。

5．档案管理中相关术语

（1）全宗：是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。详见《档案工作基本术语》（DA/T 1—2000）。

（2）立档单位：是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

（3）立卷归档：立卷是把具有密切联系的文件，按照一定的方法组合在一起，放在卷夹里，加以排列、编号，并在案卷封面上写出标题的工作；归档是将办理完毕的有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。

知识链接：2000 年 12 月 26 日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。该规则提出了不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法，“立卷”“立卷归档”这些词，将被“归档文件整理”所代替。我们通常将该规则执行前、后机关档案的整理方法分别称为：立卷归档，归档文件整理。

小提示：归档在我国是一项制度，该制度简称为“归档制度”。档案保管期限就是对档案划定的存留年限，它与档案本身的价值大小密切相关。

（4）归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件。

（5）归档文件整理：是将归档文件以件为单位装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（6）件：是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。

（三）档案的收集与鉴定工作

1．档案的收集

归档制度（包括归档范围、归档时间、归档要求、归档手续）；档案交接文据（其中交接的性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种）；档案鉴定。

2．档案的鉴定

档案鉴定程序（确定归档范围 → 划分保管期限 → 档案归档复审）；填写档案保管期限表；参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》；编制机关文件归档范围和档案保管期限表。

小提示：在划分档案保管期限时一定要“以我为主”：以自己单位制发的文件为主，以和自己单位工作性质、职能、任务密切相关的收文为主。

3．注意事项

分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件内容为“重要的”，其保管期限相对较长。“重要的”主要指三种情况：一是反映单位的主要职能，其中以反映本单位职能的典型性问题尤为重要；二是反映单位的基本面貌，如年度以上工作总结、综合统计等；三是反映单位的经济关系，如单位的房产、物产及其他债权债务文件材料。

（四）档案整理

1．全宗和立档单位

全宗是一组档案，立档单位是形成该全宗的单位，没有立档单位，就没有全宗。立档单位又称为全宗构成者。

2．立卷方法

可按问题、作者、名称、时间、地区、收发文机关、案件、工程项目、重要程度、形式、大小规格等立卷。使用得最多的是按问题、作者、名称、时间、地区、收发文机关（一般称为六个特征）立卷。

3．“四分四注意”立卷方法

（1）分年度，注意文件内容的针对时间。

（2）分级别，注意上下级之间文件的联系。

（3）分问题，注意问题的联系性、准确性，结合运用文件的作者、名称、时间、地区和通信者等信息特征。按“问题”立卷时，应注意问题的含义大小和文件数量的多少，以及文件的所属作者多少。

（4）分保管价值，注意保持文件的完整性。

小提示：“四分四注意”立卷方法所建立出的每一个案卷要保证卷内每一份文件满足四个“同”：同一保管期限、同一年度、同一问题、同一级别。

4．立卷归档环节

立卷归档环节如表6-1所示。

表6-1 立卷归档环节示意

分类	分年度、期限、问题、级别
↓
排列	统一卷内的若干文件应根据时间、问题、作者、地区、文种、重要程度、程序或阶段加以排列
↓
编号	排列好的文件要以卷为单位在每页有图文的文件正面的右上角、背面的左上角编写页码。
↓
编目	填写卷内文件（表6-2）、案卷目录（表6-3）、案卷封面（表6-4）

表6-2 卷内文件目录格式

顺序号	文号	责任人	题名	日期	页号	备注

表6-3 案卷目录格式

案卷号		提名	年度	页数	期限	备注
档案室编	档案馆编

表6-4 案卷封面格式

（全宗名称）
（类目名称）
（案卷题名）
自　年　月至　年　月	保管期限
本卷共　　件　　页	归档号

全宗号	目录号	案卷号

附：文书档案案卷封面项目的编写

（1）全宗名称：立档单位的名称，填写时必须用全称或通用简称。

（2）类目名称：指全宗内档案分类表中的第一级类目的名称。

（3）案卷题名：即案卷标题，一般由档案整理人员自拟。案卷题名应当准确地概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。

（4）时间：应填写卷内文件所属的起止年月。

（5）保管期限：按整理时所划定的保管期限填写。

（6）件、页数：装订的案卷要填写总页数。不装订的案卷要填写本卷的总件数。

（7）归档号：填写文书处理号。有的单位将案卷目录中的室编案卷号作为归档号填写，方便了档案室保管和档案统计，利于以后将档案移交档案馆。

（8）档号：案卷封面的档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

（五）归档文件整理

《归档文件整理规则》（DA/T 22—2000）规定，归档文件整理就是以“件”或“为一件”为整理单位，进行文件的整理，即将归档文件以件为单位装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

1．装订

档案装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

装订的对齐方式：左上角装订，则左、上边对齐；左侧装订，则左、下边对齐。

装订方式：线装、粘接、穿孔、变形材料等。

装订材料：装订线、糨糊、热封胶、订书钉、不锈钢夹、热压胶管等。

小提示：大部分省档案局规定，用缝纫机在文件左侧轧边，文件较厚时，则用“三孔一线”的方法装订档案。

2．归档文件整理分类

归档文件可以采用“年度—机构（问题）—保管期限”或“保管期限—年度—机构（问题）”等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

3．归档文件整理排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等进行排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列（文件属同一保管期限）。

4．归档文件整理编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容；归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项；室编件号是在分类方案的最低一级类目内编制的，比如：采用“保管期限—年度机构（问题）”分类，则应该在所有同一保管期限、年度、机构（问题）的文件中从“1”开始标注，而不是在每一保管期限、每一年度、每一机构（问题）或每一卷盒中从“1”开始标注。

5．归档文件整理编目

（1）件号：填写室编件号。

（2）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（3）文号：文件的发文字号。

（4）题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。

（5）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注，如：20091223。

（6）页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

（7）备注：注释文件需说明的情况。

归档文件整理编目的式样，如表6-5所示。

件号	责任者	文号	提名	日期	页数	备注

小提示：归档文件编目应装订成册并编制封面。

6．归档文件整理装盒

（1）档案盒封面：应标明全宗名称。

（2）盒脊：档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交档案馆时按进馆要求编制。

（3）备考表：置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

7．归档章

手工进行文档处理的单位，需要刻制归档章（如表6-6所示）。归档章一般应盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导指示或者收文章占用了上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白处，但是以上端为宜。

表6-6　归档章式样（长×宽＝4.5cm×1.6cm）

（全宗号）	（年度）	（室编件号）
（机构或问题）	（保管期限）	（馆编件号）

（六）档案保管

1．档案保管的内容

建立健全档案库房管理制度，编制档案柜架排列号，档案排列上架，控制与调节库房温湿度，档案安全防护。

2．档案库房管理制度

档案工作人员要提高警惕，认真做好库房的安全、保密工作。库房内档案柜、架均统一编号，档案的存放按门类、载体排列。编号顺序从上至下，从左至右；档案库房的门、窗要牢固，库内无人时要关好门窗，关闭照明电源。非档案工作人员，未经许可不得进入库房。

3．档案保管所需条件

档案库房，档案装具，档案包装材料。

4．档案库房管理

（1）档案库房管理要求：档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开

（2）档案装具：档案装具按编号有序排放。

（3）档案存放：档案竖放时，档案卷皮或卷盒的脊背朝外，这样取放档案比较方便；平放有利于对档案的保护，但取放不方便，所以大多用于保管珍贵档案，以及卷皮质软、幅面过大和不宜竖放的档案。

（4）档案的安全防护：防火、控制库房温度湿度、防光、防尘。

5．全宗卷

全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

（1）全宗卷内容：全宗指南，大事记，档案收集工作中的材料，档案整理工作中的材料（包括整理方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等），档案鉴定工作中的材料（包括鉴定小组成员名单、档案保管限期表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等），档案保管工作中的材料（包括档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等），档案统计工作中的材料（包括档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等），档案利用工作中的材料（包括缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料），档案管理新技术的应用材料（包括开放利用和控制使用范围说明、档案汇编和公布出版情况及报批文件、档案产生社会或经济效益的典型事例等）。

（（2）全宗卷整理流程：积累材料→做好鉴定工作（鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除）→卷内文件系统排列（全宗卷内文件材料按“问题—时间”的方法进行系统排列）→按件装订放入盒内（全宗卷内文件材料逐件加封面、编件号，装订后装入卷盒，卷盒封面、脊背印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期）。

（七）档案检索

档案检索是记录、报道和查找档案的工具，是查找档案使用的目录、索引和指南的统称。

档案检索包括：全宗指南，现行文件汇编，发文汇编和会议文件汇编，单位大事记。

（八）档案开发利用

1．档案开发利用的途径方法

提供档案原件、档案复制品、档案信息加工品、已公开现行文件、档案资料目录信息查询服务；档案阅览、档案外借、档案展览与陈列、制发档案复本、制发档案证明、档案目录信息和档案咨询等服务；网络平台服务；视听传播服务；现行文件查询利用服务。

2．单位档案室查借阅档案的范围及相关流程

（1）借阅一般档案：包括非密文书档案、科技档案、声像档案、实物档案。

（2）查阅保密档案，其流程是：查阅人符合标准，必须是本单位工作人员→填写查借阅登记表→办公室领导审批→局保密委主任批准→查阅档案。

小提示：保密档案原则上不复印，不外借。

（3）查阅会计档案，其流程是：查阅人符合标准，必须是本单位工作人员→填写查借阅登记表→财务处领导审批→办公室领导审批→分管财务局领导审批→查阅档案。

（4）查阅业务档案，其流程是：外单位查阅人须持单位介绍信→档案室领导审批→办公室领导批准→到各业务档案保管室查阅档案。

（5）网上查阅文书档案，其流程是：必须是符合查阅人条件的相关人员→登陆网站→检索所需档案→点击“原文”按钮→填写利用登记表→等待审批授权→在“授权文件”里查看。

档案检索包括：全宗指南，现行文件汇编，发文汇编和会议文件汇编，单位大事记。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

1、简述档案整理中的”四分四注意”立卷方法。

参考答案：

“四分四注意”立卷方法（1）分年度，注意文件内容的针对时间。（2）分级别，注意上下级之间文件的联系。（3）分问题，注意问题的联系性、准确性，结合运用文件的作者、名称、时间、地区和通信者等信息特征。按“问题”立卷时，应注意问题的含义大小和文件数量的多少，以及文件的所属作者多少。（4）分保管价值，注意保持文件的完整性。

2、简述档案库房管理制度。参

参考答案：

要点提示：档案工作人员要提高警惕，认真做好库房的安全、保密工作。库房内档案柜、架均统一编号，档案的存放按门类、载体排列。编号顺序从上至下，从左至右；档案库房的门、窗要牢固，库内无人时要关好门窗，关闭照明电源。非档案工作人员，未经许可不得进入库房。

接下来，我们来做一个案例分析：文件为何失踪