知识点4　拟写典型商务文书

     商务文书包括意向书、市场调查报告、经济合同、协议、洽谈纪要、招标书、投标书等。本知识点着重介绍前三种。商务文书是在经济活动中经常使用的应用文体，在社会活动中也经常用到。

通过本知识点的学习，要掌握意向书、市场调查报告、经济合同的概念、写作方法。

（一）意向书

1. 意向书的含义及适用范围

意向书简单而言是传递意向的文书。意向书多用于经济技术的合作领域，在策划合作企业或合作项目的过程中，首先要寻觅恰当的合作伙伴，其次进行意向性洽谈，经过洽谈将项目合作看法基本一致的内容形成文字记录，就是意向书。意向书为进一步签订正式协议奠定了基础。

2. 意向书的特点

宽泛性，无约束性，政策性，严谨性，灵活性，协调性。

3. 意向书的内容要素

意向书的内容因项目的不同而各异。意向书通常包括以下几个要素：签订日期及特点；当事双方单位全称、法人代表姓名、职务、地址、日期，必要时要写清注册国籍；洽谈人姓名、职务、洽谈目的和过程，出境项目的名称、生产或规模设想、产品销售意图，经济效益预估；双方各自要进行的工作，包括资源调研、市场考察、技术设计等以及下一次洽谈的内容、时间和地点。

4. 意向书的结构模式

意向书的结构模式并没有严格的规定，它可以是签字式的谈判纪要，也可以是叙述式的谈判签字备忘录。较为正式的意向书常采用条款协议式立项意向书的结构模式。

意向书的一般结构是：标题+正文+落款+日期。

（1）标题：意向书的标题主要有4种类型。

①事由+文种，如《兴建××娱乐城意向书》。

②项目名称+文种，如《合资建立水泥厂意向书》。

③合作单位+项目名称+文种，如《上海市××公司、新加坡××公司合作经营塑料品意向书》。

④单纯使用文种名称，即《意向书》。

意向书的名称经常使用的是第二和第三种类型。

（2）正文：意向书的正文内容没有固定的写法。有的比较详细，有的比较简略，有的甚至只写各方对某一事项合作的意愿，不写如何合作的具体问题。正文的结构一般是：前言+主体+结尾。

①前言（导语）：写明合作各方单位的全称，双方接触的简要情况，如商谈时间、地点、原则精神、磋商后达成的意向性意见等，然后用“本着××原则，现达成如下意向” “双方达成意向如下”或“现将有关意向归纳如下”等过渡句领启下文。

②主体：主体部分根据不同的合作事项所达成的意向性意见，分条款写明达成的意向型意见，可参照合同或协议的条款排列。通常主体部分大致涉及以下几个方面的内容：

合作企业或项目的名称和拟定地址。

合作企业或项目的规模和经营范围。

各方投资金额及分成比例。

利润分配和亏损分担。

原料、设备、技术，企业用地等由何方提供。

合作事项实施步骤。

合作企业领导体制。

合作期限。

③结尾：一般书写有关事项的说明，如意向书的份数、生效日期等。

④落款：

甲方：写明签订单位的名称

代表：（代表人签字）

乙方：写明签订单位的名称

代表：（代表人签字）

加盖公章、私章

××××年×月×日

意向书的日期是指签订意向书的时间。

5. 起草意向书的注意事项

起草意向书要求：语言准确，表达清楚；忠实于洽谈内容。

（二）市场调查报告

1. 市场调查报告的含义、特点及分类

市场调查是运用科学的方法，有目的、有计划地对市场的顾客、购买力、购买对象和购买习惯等方面的各种情报资料，进行全面和局部的搜集、整理、分析和研究，做出恰当的结论，提供采取行动的合理建议，为经济领导部门和企业的决策者制定政策、进行预测、做出经营决策、制订计划提供重要依据，以促进市场营销活动的良性发展。

市场调查报告是对市场调查所获得的信息、资料进行整理、得出结论、提出合理建议的书面报告。

（1）市场调查报告的特点：针对性，真实性，典型性，时效性。

（2）市场调查报告的分类：①按调查范围、调查方式分，有综合性市场调查报告和专题性市场调查报告。②按目的、作用、内容分，有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。

2.市场调查报告的产生流程

命题 →选择恰当的市场调查方式→ 搜集资料→ 整理、分析资料→拟写市场调查报告。

3.市场调查报告的结构模式

标题+目录+前言+正文+尾部（结论与建议、附件）。

（1）标题。

标题和报告日期、委托方、调查方，一般应打印在扉页上。一般在标题的同一页，把被调查单位、调查内容明确而具体地表现出来，如《关于哈尔滨市家电市场的调查报告》。有的调查报告还采用正、副标题的形式，一般正标题表明调查的主题，副标题则具体表明调查的单位和问题，如《消费者眼中的〈海峡都市报〉——〈海峡都市报〉读者群研究报告》。

（2）目录。

如果调查报告的内容、页数较多，为了方便读者阅读，应当使用目录或索引形式列出报告所分的主要章节和附录，并注明标题、有关章节号码及页码。一般来说，目录的篇幅不宜超过一页。

例如：

目录

1．调查设计与组织实施

2．调查对象构成情况简介

3．调查的主要统计结果简介

4．综合分析

5．数据资料汇总表

6．附录

（3）前言（概述）。

主要阐述课题的基本情况，它是按照市场调查课题的顺序将问题展开，并对调查的原始资料进行选择、评价、做出结论、提出建议的原则等进行阐释。前言主要包括以下三方面内容：

第一，简要说明调查目的，即简要地说明调查的由来和委托调查的原因。

第二，简要介绍调查对象和调查内容，包括调查时间、地点、对象、范围、调查要点及所要解答的问题。

第三，简要介绍调查研究的方法。介绍调查研究的方法，有助于使人确信调查结果的可靠性，因此对所用方法要进行简短叙述，并说明选用这种方法的原因。例如，是用抽样调查法还是用典型调查法，是用实地调查法还是用文案调查法，这些一般是在调查过程中使用的方法。另外，对在分析中使用的方法，如指数平滑分析、回归分析、聚类分析等方法都应作简要说明。如果这部分内容很多，应有详细的工作技术报告加以说明补充，附在市场调查报告的最后部分的附件中。

（4）正文：这部分主要是根据调查中所获得的资料的性质和内在联系，按照人们认识的规律和习惯安排层次。

情况部分。简要介绍历史情况和现实情况，并简要分析其特点或存在的问题，写作时常以数字、图表加以说明。

预测部分。通过对资料的分析研究，预测市场今后的发展变化趋势，展望市场前景，以此作为企业生产、经营的参考依据。为了使文章眉目清晰，也可以定若干个小标题。

建议或决策部分。这部分是在市场预测之后表明准备采取的行动计划、措施，也是市场调查的落脚点。建议或措施要写得有针对性，并注意可行性。

（5）尾部（结论与建议、附件）。

结论与建议是撰写综合分析报告的主要目的。这部分是全文的收束部分。凡是写有前言的调查，都应照应开头，起归纳、收束的作用。在这里或是重申观点，或是加深认识。但有的市场调查报告，正文完了就自然结束，没有单独的结尾。最后写上成文日期。

附件是指调查报告正文包含不了或没有提及，但与正文有关必须附加说明的部分。它是对正文报告的补充或更详尽的说明。附件包括数据汇总表及原始资料、背景材料和必要的工作技术报告，例如为调查选定样本的有关细节资料及调查期间所使用的文件副本等。

4. 起草市场调查报告的注意事项

深入调查，充分占有材料，实事求是，语言要准确、简练、朴实，不需要华丽的辞藻、精巧的修辞，要清楚明白地表达内容。

××白酒市场调查报告

一、前言（略）

二、市场总概

（1）××，辖××、××、××3个区，××、××、××3个市和××县，总面积6 638平方公里，467万人；城区973平方公里，108万人。近期政府投资90亿元进行大规模的城市改造，将老城区旧建筑和临街店面西迁到新区。

（2）××市人均收入每月大概在700~800元，但由于大规模的市政建设元以及旅游经济的发展，市民增加了许多隐性收入。

（3）××市饮食市场大，饭店生意火爆，有四望亭路（大美食街）、兴城东路（小美食街）这样比较集中的消费地，主要以淮扬菜和川味火锅为主。

（4）超大卖场正在兴起。在××区新建了“广润发”和“时代”两大超市、消费者众多。

（5）××区是新兴的城市居住区，房价在每平方米2 000左右。

（6）失去有出租车2 300两，以普通桑塔纳为主。起步价6元

三、白酒市场总概

（1）消费者。（略）

（2）消费者形态。（略）

（3）消费偏好（略）

（4）品牌认知（略）

四、通路考察

（1）终端类型（略）

（2）通路价差，畅销品牌在通路里所获的毛利（略）

（3）进店费用以及返利结算。（略）

五、未来市场需求分析（略）

六、建议（略）

（三）经济合同的定义、适用及特点

1. 经济合同的定义

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。《中华人民共和国合同法》（简称《合同法》）是“为了保护经济合同当事人的合法权益，维护社会经济秩序，提高经济效益，保证国家计划的执行，促进社会主义现代化建设的发展”而制定的法律。依法制定的合同，受法律保护。

经济合同的适用及特点

（1）经济合同的含义和适用范围

经济合同是指《合同法》上规定的以交易关系为内容的合同。

经济合同作为生产协作的纽带，通过经济利益、法律手段，把供、产、销关系紧密地衔接起来，使他们互相依赖、互相促进。

（2）经济合同的特点

具有法律效力；平等、公平、协商一致。

2. 经济合同与协议书的区别

经济合同、协议书都是由双方的当事人共同订立的一种契约。经济合同的内容一般限于经济活动方面；协议书的内容可以是经济活动方面的，也可以是其他活动方面的，其适用范围较为广泛。经济合同一经签订就产生法律效力，双方必须严格遵守，认真履行。任何一方违背了经济合同都将承担相应的经济责任和法律责任。协议书往往要经过行政主管部门签证或公证机关公证才能产生法律效力。

3. 经济合同的结构模式

（1）经济合同的首部。

①标题。

在经济合同开头的第一行居中写，字体稍大。标题不同于公文和其他专用文件，一般只写明合同的性质。

经济合同的标题主要有两种类型：

合同性质+文种，如《借款合同》、《供销合同》等。

合同标的+合同性质+文种，如《粮棉油定购合同》、《汽车租赁合同》等。

为便于查考，可在标题右下方注明编号、订立时间、地点。

②约首。

包括订立经济合同的各方当事人的单位全称或个人真实姓名。为了使正文行文简便，当事人名称或姓名简称为“甲方”“乙方”，或“供方”“需方”，或“发包方”“承包方”，或“出租方”“承租方”等。

开头空两格写“订立双方（或各方）”，然后分上下行排列写各方单位的名称，其后分别写“以下简称甲方”“以下简称乙方”。例如：

订立合同双方：

供货单位：××××厂，以下简称甲方。

购货单位：××××公司，以下简称乙方。

若有第三方的可称为“丙方”。

（2）经济合同的主体（正文）：

经济合同的主体是合同的核心部分。若是条款合同，要分行逐条写明；若是表格式合同，就逐格填写；若是条款表格式合同，条款部分逐行写明，表格部分逐格填写。经济合同的主体包括：

①标的。

②数量和质量。

③价款和酬金。

④履约的期限。

⑤履约的地点和方式。

⑥违约责任。

⑦解决争议的方法。

（3）经济合同的尾部：

①合同的有效期限。

②合同署名：写明签订合同双方的单位全称，法人代表人的姓名、签名盖章、电话、传真、开户银行及账号、邮政编码。

③签订日期：是指在合同署名之下填写签订合同的年、月、日。

④附件说明。

经济合同正文的每个部分和每项内容，在条款中都要另起一段，在表格中都要另占一格，复杂的经济合同（例如“进出口合同书”）还要划分章目，并在前面列出目录。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

1、什么是意向书？

参考答案：要点提示：意向书简单而言是传递意向的文书。意向书多用于经济技术的合作领域，在策划合作企业或合作项目的过程中，首先要寻觅恰当的合作伙伴，其次进行意向性洽谈，经过洽谈将项目合作看法基本一致的内容形成文字记录，就是意向书。

2、什么是经济合同的约首，并举例说明。

参考答案：

包括订立经济合同的各方当事人的单位全称或个人真实姓名。为了使正文行文简便，当事人名称或姓名简称为“甲方”“乙方”，或“供方”“需方”，或“发包方”“承包方”，或“出租方”“承租方”等。

约首构成：开头空两格写“订立双方（或各方）”，然后分上下行排列写各方单位的名称，其后分别写“以下简称甲方”“以下简称乙方”。

例如：

订立合同双方：

供货单位：××××厂，以下简称甲方。

购货单位：××××公司，以下简称乙方。

若有第三方的可称为“丙方”。

本章的内容就学完啦，看看你是否完全掌握主要内容了吧~本章小结