知识点11　办公效率与时间管理

要想提高组织的生产经营效率与社会效益，就必须加强时间管理。办公室作为单位的枢纽部门，工作繁杂，更需要合理地分配和利用时间，树立时间管理意识，掌握科学的时间管理方法，以提高工作效率。

通过本知识点的学习，要了解办公室工作效率的三大课题、时间管理的意义、阻碍工作效率的“杀手”，理解办公室效率、时间管理的含义，掌握第三代时间管理理论。

（一）效率、办公室效率、时间管理的含义

1．效率

效率（efficiency）是指有用功率对驱动功率的比值，同时也引申出了多种含义：它是指单位时间里实际完成的工作量。从管理学角度来讲，效率是指在特定时间内，组织的各种投入与产出之间的比率关系。

2．办公室效率

办公室效率是指在特定时间内，完成办公室工作量与产生实际效果的比率关系。

3．时间管理

时间管理（time management）就是用技巧、技术和工具帮助人们在有限的时间内完成工作，实现目标。

4．办公室工作效率的三大课题

办公室是综合性办事与服务机构，具有承上启下、协调左右、沟通内外的重要职能，担负着参谋助手、督查督办、综合协调、沟通信息、管理公文、服务接待等方面的工作。这些工作既繁复琐碎，又不可或缺，其质量和效率的高低，直接影响到一个单位的管理水平和精神风貌。实践证明，要提高办公室工作人员的工作效率，必须探讨以下三大课题：

（1）怎样工作才能做到快之外，还要确实不出错？

（2）怎样把握正确地做事，还是做正确的事？

（3）怎样处理先做领导的事，还是先做自己的事？

（二）时间管理的目的和意义

1．时间管理的目的

除了要决定你该做些什么事情之外，还要确定什么事情先做，什么事情后做。时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是对纷繁复杂的业务进行事先规划。

2．时间管理的意义

时间就是潜在的资本，时间就是金钱，时间就是资源，时间就是自己的一生。时间管理就是竞争管理，时间管理就是自我管理。

（三）阻碍工作效率的“杀手”

没有时间观念；干扰太多，有后顾之忧；做事方法不对，坏习惯太多；没有好的工具，懒得学；不懂得拒绝，不好意思拒绝；基本功不足；沟通能力不好，欠佳协调；外在环境不能协调；技能不足，不求进步；观念守旧，信息赶不上时代要求。这些“杀手”使办公室工作人员不能适应办公室工作，不能充分发挥领导的“助手”和“左右手”的作用。

（四）时间管理理论

1．四代时间管理理论

第一代时间管理理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配人的时间与精力。

具体做法是：设计每日检查表，在此表上注明应完成、待办、未完成的事项、计划。此方法的技巧是找到适合自己的工具，如制作自己的电话留言条、会议检查表等。

第二代时间管理日历法，反映出时间管理理论已注意到规划未来的重要性。

第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫 ABCD法则。

请看第三代时间管理的具体内容

A.重要且紧急——必须立刻做。这是第一级的优先管理，又称为危机管理，这一部分的工作占所有事情的3%～5%。这一类的事情包括重大的危机、有限期的压力，如公司面临罢工或倒闭，急需做出重大决策。

B.紧急但不重要（如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。这是第二级的优先管理，可以说是经常性事务的管理。这一部分的工作大约占所有事情的50%，一个人每天上班都有一半的时间在处理经常性事务，如开会、接电话、写报告、看电子邮件等。

C.重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有第一类事的压力，就应该将其当成紧急的事去做，不要拖延。这是第三级的优先管理，称为未来的管理。这一部分的工作占所有事情的7%～10%，也可以说是未来发生会影响到现在，现在发生会影响到未来的事务。这一类的事务包括有未来发展、营销、生涯规划，人际关系、客户关系维系，沟通与协调，休闲等。这也是人生中最容易被忽略却最重要的一个部分。

D.既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）——有闲工夫再说。第四级的优先管理，则是指例行性事务，这与第三级很相似，但是指每天都会发生的，大约占所有事情的30%。好比开机，关机，刷卡，打印，吃饭，上厕所等，是无论如何都要做的事情。

第四代时间管理理论依据事情的轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日制订实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取达到最高的效率。这种做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间绷得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃了这种过于死板拘束的时间管理法，返回到前两代的做法，以保持生活的品质。

2．巴瑞多的80/20原理

维佛列多·巴瑞多是18世纪末19世纪初的意大利社会学家。巴瑞多曾提出，在意大利，80%的财富被20%的人所拥有。并且这种经济趋势存在普遍性——这就是著名的“80/20原理”。根据此原理推论，办公室事务80%的价值来自20%的因子。80%：琐碎的多数事务，20%：重要的少数事务。即80%的时间产生20%的成效；20%的时间产生80%的成效。

3．柏金森的时间底限定律

开始成长的团体在人员增加、办公室加大、使用设备添设更新后，也开始降低整体工作成效。这由于原来的工作被细分为更多的工作，需要更多的人员来处理，中间阶级变多了，相关单位变多了，需要开的会变多了。然而，会议的结论变多了，团体的目标也模糊了。在组织中，柏金森的时间底限定律时时存在：当一个人工作量不多的时候，他不会建议调整组织结构，或要求有更多的事做，他只会故作忙碌状。这就是扩充工作来填满时间的效用。许多员工都会有这种自然倾向，其结果就是“工作导向”而非“成果导向”。

（五）工作习惯和时间管理

习惯成自然，自然成命运。办公室工作人员如果固执己见，就会永远遵循同一个模式工作， 即不知进取。如何日新月异，找到更新的方法来处理手边的事务，请参考以下做法：

1．公文存放有序

常见的公文存放方法：按来文的单位行政级别大小存放；按内容性质存放，如党群工作、行政工作等；按公文体式存放，如通报、请示、通知等；从本职工作出发，把上述三种形式结合起来，兼顾单位、内容、体式。不管选择哪种存放方式，一定要分类清楚、摆放有序，达到查找容易的目的。

3．迅速办事不忘事

要做到不忘事，最根本的办法就是把事情办了。在具体方法上应注意 ：想到就做，即时事即时做，当日事当日毕，成为自己和领导的“闹钟”。

4．沉着应对，正确做事

领导给予的事，常是集中的、有期限的，不是分散的，因为所有事都是突发的。不慌不乱依据事情的优先级，在最紧急的时候，把握最后一分钟再确认一次，而不要急着“交卷”，急着做完。

5．帮助领导， 管理好他的时间

别把领导的行程表排得太满；帮领导控制访客和会议的时间；设置闹钟提醒领导时间到了；做好决策，减轻领导的负担；运用更好的工具提升工作效率；制定出差行程表；选择适合的旅行社；预先订位（飞机、旅馆、地面交通工具）；注意机票的种类、有效期与票价；熟悉航空公司订位系统、行李限制及机场手续；了解预定旅馆、租车、出国的注意事项；备好客户的联络地址、当地货币、护照、签证、行程表。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

1、简述第三代时间管理理论。

参考答案：称为时间优先级管理，又称ABCD法则，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急。具体划分及优先等级如下：A.重要且紧急——必须立刻做。这是第一级的优先管理，又称为危机管理，这一部分的工作占所有事情的3%～5%。B.紧急但不重要——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。C.重要但不紧急——只要是没有第一类事的压力，就应该将其当成紧急的事去做，不要拖延。这是第三级的优先管理，称为未来的管理。D.既不紧急也不重要——有闲工夫再说。第四级的优先管理，则是指例行性事务，这与第三级很相似，但是指每天都会发生的，大约占所有事情的30%。

2、简述在组织中柏金森的时间底线定律的表现。

参考答案：在组织中，柏金森的时间底限定律时时存在：当一个人工作量不多的时候，他不会建议调整组织结构，或要求有更多的事做，他只会故作忙碌状。这就是扩充工作来填满时间的效用。许多员工都会有这种自然倾向，其结果就是“工作导向”而非“成果导向”。

本章的内容就学完啦，看看你是否完全掌握主要内容了吧~本章小结