知识点8　印章管理

印章自古就是文书的重要组成部分，本节主要介绍的印章是指刻在固定质料上的代表机关、组织、单位和个人权力的图章。加盖印章，是文件生效的标志。印章具有标志作用、权威作用、法律作用和凭证作用。印章管理包括印章的刻制、启用、保管、用印、停用、存档和销毁等环节。

通过本知识点的学习，要了解印章刻制要求；掌握印章的保管与使用、印章加盖的位置与适用范围、印章的存档与销毁要求、电子印章的特点与使用规范、怎样办理印章挂失。

（一）印章的种类、刻制与启用

1．印章的种类及样式

印章按其性质、作用、质量可分为正式印章、专用印章、套印章、钢印、手章、名章、戳记七大类。

印章的样式由印章的材料、印章的形状、印文的排列、印章的图案、印章的尺寸和印章的刻制要求构成。除财务专用章外，一般的印章都为圆形的。印章的各种样式

（1）印章材料：铁质、铜质、木质、橡胶等，还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”和“渗透印”，无须印泥可连续使用万次以上。

（2）印章的形状：正圆形、长方形、三角形、椭圆形等。

（3）印文的排列：按规定使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排列。领导人签名章则由个人书写习惯而定，民族自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。

（4）印章的图案：县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刊有国徽；党的各级机关的公章刊有党徽；企事业单位的公章则刊有五角星图案。

（5）印章的尺寸：国务院的公章，直径为6厘米；省、部级政府机关的公章，直径为5厘米；地、市、州、县机关的公章，直径为4.5厘米；其他机关、部门、企事业单位的公章，直径一律为4.2厘米（包括边框）。

2．印章的刻制

刻制印章时，必须由本机关、本单位提出申请，开具公函，并详细写明印章的名称、式样和规格，经上级机关批准，到单位所在地的公安部门办理登记手续。

3．印章的启用

刻制印章时，必须由本机关、本单位提出申请，开具公函，并详细写明印章的名称、式样和规格，经上级机关批准，到单位所在地的公安部门办理登记手续。

（二）印章的保管与使用要求

1．印章的保管要求

印章必须由专人负责保管和使用，印章管理人员就是使用者；按规定，保管者不得委托他人代盖印章，不得随意将印章带出办公室，不得将印章交他人拿走使用，更不能“齐抓共管”；印章存放的地方要装配牢固的锁；印章使用严格执行单位的“用印制度”，履行用印的审批手续；不盖人情章；印章要定期清洗，保持清洁；印章管理人员要养成精细的工作作风和良好的职业习惯，一丝不苟；印章必须严加保管，严防丢失或被盗；印章的日常保管应本着既严格管理、又方便使用的原则，确保正常工作秩序不受影响。因此，严格的保管制度同便利的使用制度是相辅相成的。

2. 印章的使用要求

专人负责，确保安全，防止污损。

印章管理人员在使用印章时应遵循以下规定：领导批准，审查内容，用印登记，盖印，留存材料，不允许出现盖有印章的空白凭证。

（三）印章加盖的位置与适用范围

用印时，盖印位置确保恰当，盖印文件应与用印申请单份数一致。

不同类型的印章有着不同的适用范围，

（1）落款章：盖于文书作者的落款处，表明法定作者及文书的有效性。凡正式公文都应在文本落款处加盖落款章（普发性公文除外）。

（2）更正章：对文书书写中的夺（脱字）、衍（多字）、讹（错字）、倒（颠倒）处改正 后，要加盖更正章，以作为法定作者自行更正的凭信。一般不要使用刊有“校对”字样的小 印章作为更正章，以杜绝作弊现象。

（3）证见章：对以他人名义出现的文书盖章作证。如两单位签订合同，须请双方上级主管部门加印证见；旁证材料由旁证人所在单位加印证见；摘抄档案内容要由档案保管部门加印证见。

（4）骑缝章：介绍信与存根衔接处须骑缝加盖印章，以便必要时查核、对同。

（5）骑边章：重要案件的调查、旁证、座谈记录等材料很多是由调查人亲自做笔录的。为完备手续起见，除了应由当事人盖落款章，所在机关盖证见章外，还必须将该材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖一个完整公章，以证明该材料各页是同时形成的，杜绝日后改易之弊。

（6）弥封章：在秘密件公文封套的封口处加盖公章，以确保在传递中无私拆之弊。如调查档案、印制公务员考试试卷时，于封口处用盖有印章的纸条加以弥缝密封。

（7）封存章：在封条上加盖印章，以封存账册、文件橱、财物、仓库、住房等。常在节假日前夕或特殊情况下使用封存章。

（四）印章的停用、存档和销毁

1．印章的停用

（1）印章的停用原因：单位机构变动致使单位或部门名称发生改变；印章损坏；印章遗失或被窃，声明作废。

（2）印章停用后的善后工作：发文给予与本单位有工作、业务往来的单位，告知本单位已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用的时间，以及新启用印章的印模和启用时间。要彻底清查所有的停用印章。

2．印章的存档

停用的废印章不能在原单位长期留存，根据不同的情况处理，或者上缴颁发机构切角封存；或由印章作废单位填制作废印章卡片，连同作废印章一起交给当地档案馆（室）立卷备查，并将作废印章予以销毁。

3．印章的销毁

销毁废旧印章必须报请单位负责人批准，销毁时交公安部门统一销毁。所有销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备日后查验。印章的取回和销毁都应该有两人参与。

（五）电子印章的使用和管理

电子印章技术以先进的数字技术模拟传统实物印章，其管理、使用方式符合实物印章的习惯和体验，其加盖的电子文件具有与实物印章加盖的纸张文件相同的外观、相同的有效性和相似的使用方式。

电子印章分为电子公章和电子名章，它是将公章或名章通过PKI（public key infrastru-cture）技术进行加密，以数字认证存储介质的方式，在电子文件中应用的电子版的印章。电子印章及管理系统须经政府授权后方可制作。电子印章实际上就是数字签名加印鉴，数字签名是安全的保证，而印鉴则是权威的象征。

综合性总结也叫全面工作总结，是一个单位或一个部门对某一时期各方面工作进行的全面性总结，如阶段工作总结、年终工作总结等。

1．电子印章的基本特点

在整个使用过程中将电子签名技术完全隐藏在电子印章的后面，使人们光靠日常经验就能使用，无须额外学习理解这些艰深的技术和概念。电子印章成为签名有效的表现形式；一个实物印章只能对应一个电子印章；电子印章必须存储在可移动介质上（如U盘）；为了使加盖电子印章后的电子文件与纸张文件有相同的外观等特性，必须采用数字纸张技术。

2．电子印章的使用规范

电子印章的形状、印文、图案、尺寸规格等外观形式以及法定效力与正式印章相同。电子印章必须由上级机关统一制作颁发，任何单位不得自行制作使用，也不得私自复制电子印章。电子印章及密码必须由指定的管理人员保管和使用。管理人员不得向任何人提供操作程序、电子印章及密码；管理人员如有变动，应立即通知颁发机关，以便及时更改密码。电子印章只用于电子文书，其盖章位置与纸质正式公文相同。电子印章的停用和销毁管理要求与正式印章相同。

（六）怎样办理印章挂失

各单位预留银行印鉴的印章遗失后，应当出具公函，填写“更换印鉴申请书”，由开户银行办理更换印鉴手续。遗失个人名章的由开户单位备函证明，遗失单位公章的由上级主管单位备函证明。经银行同意后按规定办法更换印鉴，并在新印鉴卡上注明情况。若发生电子印章遗失事件，应立即到电子印章平台（中心）进行挂失，其过程与证书作废处理方式相似。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

1、简述印章的使用要求。

参考答案：专人负责，确保安全，防止污损。印章管理人员在使用印章时应遵循以下规定：领导批准，审查内容，用印登记，盖印，留存材料，不允许出现盖有印章的空白凭证。

2、简述电子印章的使用规范。

参考答案：电子印章的形状、印文、图案、尺寸规格等外观形式以及法定效力与正式印章相同。电子印章必须由上级机关统一制作颁发，任何单位不得自行制作使用，也不得私自复制电子印章。电子印章及密码必须由指定的管理人员保管和使用。管理人员不得向任何人提供操作程序、电子印章及密码；管理人员如有变动，应立即通知颁发机关，以便及时更改密码。电子印章只用于电子文书，其盖章位置与纸质正式公文相同。电子印章的停用和销毁管理要求与正式印章相同。

到这里，本知识点的学习就告一段落了。下面我们学习：外事工作管理