知识点5　活动安排与应酬管理

【案例引导】

                                               细节决定成败

A公司原定于12月25日18：00租借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16：00赶去时，却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。

经询问，当初A公司预订时，B公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订时间，没有最后确定。当时大堂负责人说：“若B公司换了时间，则包房由A公司用，不用再通知了”，事后由于总汇工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公司。

结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场，大家少扫兴而归。

思考：A公司庆祝活动未能成功举办的原因是什么？

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接下来我们系统学习一下相关介绍：活动安排与应酬管理

知识点5　活动安排与应酬管理

在办公室的日常管理工作中，合理地安排公务活动，如会见、会谈、宴请、礼节性拜访、仪式、庆功祝捷性活动、参观访问等，让领导能够不分心、有序地工作，这是做好办公室工作的重要方面。

通过本知识点的学习，要了解商务宴请的准备、交接仪式的注意事项、商务宴请的原则；掌握在签字桌上如何安放好签字时所用的物品、媒体邀请考虑要素、开业典礼仪式的流程、交接仪式的程序、剪彩的程序、茶话会的程序、举办展览会的注意事项、确定茶话会的时间原则、开放参观活动的准备与接待工作、商务宴请活动的重要特点、剪彩的准备工作。

（一）公务活动的含义

公务活动是机关、企事业单位整合市场资源、开展市场营销活动和提升企业文化建设的重要手段。公务活动是一种职务活动。

（二）公务活动的种类

公务活动常见的有：开放参观活动，商务宴请活动，签字仪式，典礼仪式，信息发布会，展览活动，协助上司进行商务谈判等。

（三）合理安排公务活动

1. 开业典礼

开业典礼，是指在单位创建、开业，项目完工、落成，某一建筑物正式启用，或是某项工程正式开始之际，为了表示庆贺或纪念，而按照惯例隆重举行的专门仪式。有时，开业典礼亦称作开业仪式。举办开业典礼要遵循“热烈、隆重、节俭”的原则。

（1）开业典礼筹备工作的流程。

开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示）→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作。

（2）开业典礼仪式的流程。

迎宾→介绍来宾→ 主持人宣布典礼开始→ 全体起立奏乐→致开幕词 → 致贺词（嘉宾、上级）→宣读贺信 → 剪彩（或揭幕，可放鞭炮）→ 宣布典礼结束→ 赠送纪念品→ 组织参观（或迎接顾客、安排文艺演出）。

（3）开业典礼的接待工作。

要安排各项接待事宜，事先确定签到、接待、剪彩、摄影、录像、扩音等有关服务礼仪人员。典礼仪式的接待工作包括停车接待、正门接待、服务接待。典礼仪式接待注意事项包括，热情待客，耐心服务，设置接待室。接待贵宾时，需由本单位主要负责人亲自出面接待。在接待其他来宾时则可由本单位的礼仪小姐负责。要准备贵宾留言册以及纪念品。

（4）开业典礼的礼仪规范。

一般指在开业仪式筹备与运作的具体过程中应当遵从的礼仪惯例。通常，它包括两项基本内容：其一是开业典礼的筹备，即做好开业典礼的舆论宣传工作，做好来宾邀请工作，发放请柬，布置现场，准备开幕词、致答辞，做好接待服务工作，做好礼品馈赠工作，拟定典礼程序，做好各种物质准备；其二是开业典礼的运作，包括开幕仪式的主要运作程序和处理顾客的上门投诉。

（5）开业典礼的宣传工作。

采用媒体广告、促销活动、邀请嘉宾等方式进行，邀请媒体记者，展示宣传内容。典礼仪式开始前要将相关材料装在特制的包装袋内发给来宾。对记者还应在其材料中添加较详细的资料，以方便记者撰写新闻稿件。宣传工作的目的，是实现典礼活动的三大效应：引力效应（是指组织通过典礼活动吸引公众的注意力），实力效应（是指通过举办大型典礼仪式，显示组织强大的实力，以增加公众对组织的信任感）和合力效应（是指开展大型典礼仪式，能增强组织内部职工、股东的向心力和凝聚力，增加公众对组织的信任感）。

2．交接仪式

交接仪式一般是指施工单位依照合同将已经建设、安装完成的工程项目或大型设备，例如厂房、商厦、宾馆、办公楼、机场、码头、车站，或飞机、轮船、火车、机械等，经验收合格后正式移交给使用单位之时，专门举行的庆祝典礼。

（1）交接仪式的礼仪：指在举行交接仪式时必须遵守的有关规范。通常，它具体包括交接仪式的准备、交接仪式的程序、交接仪式的参加三个方面的主要内容。

（2）交接仪式的准备：来宾的邀约→现场的布置→物品的预备。

（3）交接仪式的程序。

具体指的是交接仪式进行时的各个步骤。不同内容的交接仪式，其具体程序往往各有不同。主办单位在拟定交接仪式的具体程序时，必须注意两个方面的重要问题。其一，必须在大的方面参照惯例执行，尽量不要标新立异，另搞一套。其二，必须实事求是、量力而行，在具体的细节方面不必事事贪大求全。从总体上来讲，几乎所有的交接仪式都少不了下述五项基本程序：

主持人宣布交接仪式正式开始→奏国歌→由施工、安装单位与接收单位正式进行有关工 程项目或大型设备的交接→各方代表发言→宣布交接仪式正式结束。

（4）交接仪式的注意事项。

在参加交接仪式时，不论是东道主一方还是来宾一方，都存在一个表现是否得体的问题。

①主办方：要注意仪表整洁，要注意保持风度，要注意待人友好。

②来宾方：应当致以祝贺，应当略备贺礼，应当预备贺词，应当准点到场。若不能出席，则应尽早通知主办方。

3．剪彩仪式

剪彩仪式，主要指的是商界的有关单位，为了庆贺公司的设立、企业的开工、宾馆的落成、商店的开张、银行的开业、大型建筑物的启用、道路或航线的开通、展销会或博览会的开幕等，而隆重举行的一项礼仪性程序。因其主要活动内容是邀请专人使用剪刀剪断被称为“彩”的红色缎带，故此被人们称为“剪彩”。

（1）剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。

（2）剪彩人员的选定：剪彩者、助剪者。

（3）剪彩的程序：请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进行参观。

4．签字仪式

签字，即合同的签署。在具体操作时，它分为草拟阶段、准备阶段与签署阶段三个阶段。

（1）签字仪式的合同草拟阶段。

①草拟合同。它的要求是：目的要明确，内容要具体，用词要标准，数据要精确，项目要完整，书面要整洁。

②具体的合同内容一般来说包括，标的、费用与期限三大要素。

③商务人员在草拟合同的具体条款时，要使“双方均受益”。

④合同的成立生效，需要履行一定的手续。

⑤为举行郑重其事的签字仪式做准备。

（2）签字仪式的准备阶段。

①签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。签字厅要求庄重、整洁、清静。正规的签字桌应为长桌，其上最好铺设深绿色的桌布，其他一切的陈设都不需要。

②签字桌应横放于室内，在其后可摆放适量的座椅。签署双边性合同时，可放置两张座椅，供签字人就座。签署多边性合同时，可以仅放一张座椅，供各方签字人签字时轮流就座。也可为每位签字人提供座椅。签字人就座时，一般应面对正门。

③在签字桌上，应事先安放好签字时所用的以下物品：待签的合同文本；签字笔，不能使用圆珠笔；国旗（与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗，插放国旗时，在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列而行，有关各方的国旗须插放在该方签字人座椅的前方）；座次（签字时各方代表的座次，是由主方代为先期排定的）。

● 签署双边性合同：应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人，应分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时为签字人提供帮助；双方其他的随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可以依照职位的高低，依次自左至右（客方）或是自右至左（主方）地列成一行，站立于己方签字人的身后。当一行站不下时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。原则上，双方随员人数，应大体上相近。

● 签署多边性合同：一般仅设一把签字椅。各方签字人签字时，须依照有关各方事先同意的先后顺序，依次上前签字。各自的助签人，应随之一同行动。在助签时，依“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。与此同时，有关各方的随员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立。

④规范好签字人员的服饰。按照规定，签字人、助签人以及随员在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西服套装、中山装套装或西服套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带，以示正规；在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员，可以穿着自己的工作制服，或是旗袍一类的礼仪性服装。

⑤准备香槟酒和高脚杯。双方在交换已签的合同文本后，为增添喜庆色彩，通行的做法是现场有关人员使用高脚杯共饮香槟酒。

（3）签字仪式的签署阶段。

①签字仪式正式开始：有关各方人员进入签字厅，在既定的位次上各就各位。

②签字人正式签署合同文本。通常的做法是：首先签署己方保存的合同文本，接着再签署他方保存的合同文本。商务活动规定：每个签字人在己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。因此，每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法在礼仪上称为“轮换制”。它的含义是在位次排列上，轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等，各方平等。

签字人正式交换有关各方正式签署的合同文本，此时，各方签字人应热情握手，互致祝贺，并相互交换各方刚才使用过的签字笔，以示纪念。

全场人员应鼓掌表示祝贺。交换已签的合同文本后，现场人员，尤其是签字人当场喝一杯香槟酒，是国际通行的用以增添喜庆色彩的做法。

在一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方面进行公证，此后才能正式生效。

5．新闻发布会

新闻发布会，简称发布会，有时也称记者招待会。

（1）会议的筹备工作：确定主题、选择时间、确定地点、安排人员、准备材料、发送请柬、准备胸卡和名签、准备视听设备、制订预算计划。

（2）媒体邀请考虑要素：是否邀请媒体人士参加，应当邀请哪些方面的媒体人士参加，应当如何处理与媒体人士的关系。

（3）现场的应酬：参与者要注重外表，注意主办者和媒体之间相互的配合，注意讲话的分寸。

（4）善后的事宜：了解媒体的反应，整理保存会议资料，酌情采取补救措施。

6．展览会

展览会是一种通过实物、文字、图表、现场操作等形式来展示社会组织的成果、风貌和特征的宣传形式。

（1）展览会的组织：确定展览会的主办单位、承办单位和协办单位，确定参展单位，布置好展览场地。

（2）参加展览会的礼仪：努力维护整体形象，要时时处处注意礼貌待人，要善于运用解说技巧。

（3）展览会的经费预算

展览会经费通常包括场地租用费、规划设计费、制作装修费、交通运输费、广告宣传费、交际联络费、水电费、通信费、劳务费、保险费、运输费、印刷费及其他不可预见的费用。展览会经费的使用管理，应该以预算为标准，严格遵守财务纪律和管理制度，管理和使用好经费。

（4）确定展览会的时间、地点。

大多按社会组织需要确定展览会的时间、地点，同时要考虑展览会的主题、内容。有些展览会还要充分考虑季节性，如花卉展览会、农副产品展览会等。展览会地点的确定，首先，考虑是否方便参观者，如是否交通便利，易找到等；其次，考虑会场空间大小和周围环境情况，会场空间大小能不能够容纳展览内容，展览会地点周围环境是否与展览会主题相得益彰；再次，考虑辅助设施是否容易配备和安置；最后，考虑展览会地点的社会发展，如社会治安状况和精神文明等。

（5）注意事项：要根据展览会的特点、类型、对象、目的、时间和地点等方面来具体组织实施展览会。展览会（尤其大型展览会）是一项复杂的活动，必须经过精心的计划和组织。

7．茶话会

茶话会在商界主要是指意在联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和招待性质的社交性集会。茶话会以茶待客，以茶会友，会上备有茶点，故此称为茶话会，有时也简称茶会。

（1）确定茶话会的来宾：本单位的人士、本单位的顾问、社会上的贤达、合作中的伙伴、其他各方面的人士

（2）确定茶话会的时间原则：根据国际惯例，举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午十点钟左右。在具体操作时，主要以与会者（尤其是主要与会者）的方便与否以及当地人的生活习惯为确定时间的参考。

（3）会议的座次安排形式：环绕式、散座式、圆桌式、主席式。

茶话会上的座次安排尊卑并不宜过于明显。不排座次，允许自由活动，不摆与会者的名签，乃是其常规做法。

（4）茶叶、茶具、茶点的准备：茶叶与茶具，务必要精心准备；最好选用陶瓷器皿，并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套；在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或地方风味小吃；最好同时将擦手巾一并上桌。按惯例，在茶话会举行之后，主办单位通常不再为与会者备餐。

（5）茶话会的程序：主持人宣布茶话会正式开始→主办单位的主要负责人讲话→与会者发言→主持人略作总结→宣布茶话会至此结束。

（6）现场的发言：茶话会上的现场发言要想真正获得成功，重点在于主持人的引导得法和与会者的发言得体。

8．开放参观活动

（1）开放参观活动准备与接待工作流程：确定开放参观活动的主题→拟定活动方案→设计开放参观活动的操作流程→明确工作人员的职责→制定接待服务的标准与要求→ 安排开放参观的内容→选择开放参观的时机→确定邀请对象→选择参观路线→策划宣传工作→做好解说及接待准备。

（2）注意事项：目的要明确，时机选择要得当，处理好公开与保密的关系，安排好细节问题，精心做好展示工作。

9．商务谈判

商务谈判是指人们为了满足各自的需要，协调彼此之间的利益关系，而在一定时空条件下通过协商对话的形式达成交易的行为和过程。

（1）商务谈判的基本原则：平等自愿、协商一致原则；有偿交换、互惠互利原则；合法原则；时效性原则；最低目标原则。

（2）商务谈判的基本要素：谈判各方、谈判的议题、谈判时间、谈判地点以及各方在谈判中使用的策略和技巧。

（3）商务谈判的技巧：是指谈判人员于谈判过程中在语言交流方面所表现出来的技能与诀窍，包括陈述、发问、答复、倾听和说服五个方面。

（4）商务谈判的步骤：一般为申明价值、创造价值和克服障碍三个步骤。

（5）谈判能力：谈判能力在每种谈判中都起着重要作用，无论是商务谈判、外交谈判，还是劳务谈判，双方谈判能力的强弱常常决定了谈判的结果。

10．商务宴请活动

商务宴请活动是指各类企业、营利性机构或组织为了一定的商务目的而举行的宴请活动。

（1）商务宴请活动的重要特点：讲究礼仪、严肃规范。

商务宴请的礼仪和程序也都有着严格的规定，不遵守或没想到相应的礼仪就有可能冒犯对方，这些都体现了商业领域有自己约定俗成的规范，不能视之为儿戏，更不能随便想当然。

（2）商务宴请的原则：遵时守信，认清主客，尊敬他人，真诚友善，自律自重，入乡随俗。

（3）商务宴请的准备：了解对方饮食偏好，设计整个宴请的流程；谁是主宾，谁是次主宾，谁来陪客，都要一一列清，该请的请，不该请的不请，不要有遗漏；还要考虑到有些贵宾可能带有司机和秘书，尽量做到安排周全。

（4）注意事项：排好菜单、定好形式、排定座次。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

1、简述剪彩仪式的程序。

参考答案：（1）剪彩的准备（2）剪彩人员的选定（3）剪彩的程序：请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进行参观。

2、简述茶话会的时间选定原则。

参考答案：根据国际惯例，举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午十点钟左右。在具体操作时，主要以与会者（尤其是主要与会者）的方便与否以及当地人的生活习惯为确定时间的参考。

3、回顾引导案例，回答：

（1） 如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动？

（2） 如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理？

思路指引：参考新闻发布会、展览会、茶话会等活动安排的要求，举一反三，进行思考。

这一知识点的学习到此告一段落，下面我们进入新的知识的学习：：行政办公经费管理