知识点4　值班管理

值班工作是承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽，如果将管理部门领导决策层比作人的 “大脑”，将业务部门比作控制人肢体运动的“小脑”，那么值班室可以说是负责全身信息运转交换的“脑干”。值班工作是确保单位管理工作及时高效运转的重要手段，是做好紧急、重大、突发事件报送和处置的一项基础性工作。

学习本知识点，要了解值班工作的意义，掌握值班工作的只要任务。

（一）值班工作的意义和主要任务

值班工作是办公室的日常工作之一，各单位和部门值班室的任务都非常庞杂，且各有不同的特点。

1．值班工作的意义

值班工作是各级领导关心、关注的焦点之一。值班工作是确保机关、企事业单位管理工作及时高效运转的重要手段，也是做好紧急重大突发事件报送和处置的一项基础性工作，起着联系上下、沟通左右的重要作用。

2．值班工作的主要任务

处理公务来电（电话、传真）；办理领导交办的事务；认真处理来函、突发事件、联系工作；随时掌握领导的外出情况；查询公务电话；办理紧急电文（如突发事件等）；向有关部门和领导报告重要情况；办理领导交办的事务；处理来访接待工作；上传下达，沟通内外，记好当天大事记 （大事记主要包括：电话记录、接待记录、值班日记）；拟写值班报告（重要事项须及时拟写值班报告）；管理会议室（落实会议室并填写会议安排）；做好值班记录：主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记（交接班时，要逐件交接处理事项并签名）；负责值班人员安排；协调处理安全保卫工作。

（二）值班工作组织形式

常见的值班工作组织形式有：办公室值班，值班室和总值班室值班，首长电话值班室值班，网络值班。

（三）值班工作制度

值班工作制度主要有：交接班制度，安全、保密制度。

（四）值班表的编制

值班表常出现在为××项任务值班的办公室；值班表以天为单位进行编制，它有利于下一班人员了解情况，保持工作的连续性；有利于领导和有关部门了解、检查考核值班工作和编写参考资料。编制值班表，要标明值班时间、地点和值班的具体任务，值班人员姓名等。填写值班表要做到内容简明扼要、语言规范、字迹清楚、不加评论、不带个人感情、实事求是；注意做好交接班工作；要加强值班管理，最重要的是落实岗位责任制度。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

简述值班工作的主要任务。

参考答案：要点提示：处理公务来电（电话、传真）；办理领导交办的事务；认真处理来函、突发事件、联系工作；随时掌握领导的外出情况；查询公务电话；办理紧急电文（如突发事件等）；向有关部门和领导报告重要情况；办理领导交办的事务；处理来访接待工作；上传下达，沟通内外，记好当天大事记 （大事记主要包括：电话记录、接待记录、值班日记）；拟写值班报告（重要事项须及时拟写值班报告）；管理会议室（落实会议室并填写会议安排）；做好值班记录：主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记（交接班时，要逐件交接处理事项并签名）；负责值班人员安排；协调处理安全保卫工作。

现在你已经学完这一知识点，接下来，我们学习新的内容：活动安排与应酬管理。首先看一个引导案例：细节决定成败