知识点3　办公用品与设备的采购管理

获取办公用品与设备使用权的渠道有购买和租用两种。购买的优点是为组织增加固定资产，使用方便；缺点是单次费用过高，设备难更新。租用的优点是最初投入费用低，并能被获得的利润补偿，便于更新换代；缺点是常年租用费用过高，提前终止合同会有很高的赔偿。本知识点只讲购买的相关知识。

通过本知识点的学习，要能够制定采购办公用品与设备的预算方案，了解办公用品采购的流程，能够正确选择供应商，掌握办公用品与设备采购和管理的方法。

（一）办公用品与设备的采购采购流程

1. 由需要购买货物的人填写单位内部的购买申请表并签字，经过部门领导批准后交给采购人员。

2. 由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式的订货单并签字，发送给选定的供应商。该订货单需要被授权人，即单位高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货并准备付款。

小提示：选择供应商需要考虑的因素

（1）价格和费用：比较不同供应商的要价（初次洽谈的价格）。寻找降低价格的方法，如批量购买、节日削价或将其指定为唯一的办公用品供应商，但注意一定不要购买质量存疑的产品；购买后还要考虑费用的支出问题，如因占用空间产生的费用，因存储物品报废产生的费用，因存储物品过多产生的费用。

（2）质量和交货：比较购买的物品是否能满足需求；是否能保证质量；供应商的交货时间是否准时；供应商是否能说到做到。

（3）服务和位置：比较供应商是否能为客户提供便利的服务；供应商所在地点是否方便联络和交货。

（4）安全和可靠性：比较在整个送货过程中，供应商是否能保证货物的包装、存放、运输和交货安全；供应商卖货手续及相关发票是否齐全，如查对订货单、交货单等；要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致。

（5）规模与信誉度：比较供应商的规模大小；经商史上的信誉度如何，如为客户保密的可靠性等。

3. 当收到供应商的货物后，要对照交货单和订货单检查货物，查明货物的数量、质量、型号、外观是否符合要求，将签收后的交货单送会计部门。

4. 采购人员填写入库单，货物入库，库房管理人员要签字表示货物进库。

5. 会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订货单，三单货名、数字应当相符，经财务主管签字批准后，支付款额。

（二）制定办公用品与设备的采购预算方案

1. 制定采购预算方案的原则

（1）真实性原则：指以市场调查为依据，力求各项数据真实、准确。

（2）重点性原则：指在预算编制时，先编制重点、急需项目，后编制一般项目。

（3）目标相关性原则：指采购用品应与办公活动的任务目标相关。

（4）经济合理性原则：指预算应经济合理，提高资金的使用效率。

2. 采购预算方法

（1）传统预算法，是指承袭上年度的经费，再加上一定比例的变动而制定的预算方法。传统预算法的核算方法比较简单，核算成本低，它的前提是上年度的每项支出均为必要的。

（2）零基预算法，又称零底预算，其全称是以零为基础编制预算的方法。它不考虑以往的情况，只从实际情况上研究和分析每项预算是否有支出的必要和支出数额的大小。零基预算法能够避免内部各种随意性费用的支出，有利于将组织的长远目标和具体目标以及要实现的效益有机结合起来，有利于提高管理人员的控制与决策水平。

3. 采购预算方案的内容

预算的项目名称，预算的目标，需要的办公用品与设备名称，采用的预算方法，测算的依据，支付预算的标准。

4. 制定采购预算方案的一般程序

确定预算基数→调研→确定采购的产品→编写预算方案→修改完善方案。

5. 制定采购预算方案的注意事项

制定采购预算方案时要注意：制定方案前一定要进行调查研究，根据单位实际工作需要选配合适的产品，要购置的办公用品与设备必须是当前或预期所必需的，事先安排好要购置的办公用品与设备所放置的位置，慎重选择供应商，注意征求各方面的意见，等等。

（三）申请办公用品与设备的采购费用、报销结算的流程

填写费用申请表→签字审批→领取采购费用→费用报销。

（1）申请人提交费用申请报告或填写费用申请表。说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

（2）签字审批。报告或申请表必须经过单位确定的授权人审核同意。

（3）领取采购费用。一种情况是将获得批准的报告或申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付。

（4）费用报销。申请人应将发票附在“报销单”后面，签字后提交出纳部门，由出纳部门根据实际的支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。如果计划的费用不够，需要超支时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超支的部分才可得到报销。

（四）政府采购

（1）政府采购的主体：包括采购机关和供应商。

（2）政府采购方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源。

（3）招标程序：发出招标公告或招标邀请→编制招标书→修改和澄清招标书→编制投标书→开标→评标→确定中标人并发出通知→在确定中标人之日起15天内向政府财政部门提交招标投标情况书面报告。

（4）政府采购合同：国家财政及省级政府财政部门为政府采购的管理机关，负责对政府采购合同的监督和管理。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

1、简述如何选择办公用品与设备的供应商。

参考答案：选择供应商需要考虑的因素：

（1）价格和费用（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性（5）规模与信誉度

接下来我们来完成一个小任务吧