知识点2　库存控制管理

【案例引导】

                          库存控制卡妙用

高宇初到办公室工作，在管理办公用品时曾经手忙脚乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间中的复印纸已所剩无几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲置；还有的同事三天两头来领同一种物品……后来，高宇认真学习了有关办公用品库存管理的知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了对办公用品的管理和监督，成为了办公用品库房的好管家，深得领导和同事的好评。

思考：你知道什么是库存控制卡吗，它是什么样子的，怎么使用？

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带着上述思考，下面我们来学习相关知识：库存控制管理

　库存控制管理详解

办公室库存管理也可以称为库存控制。办公室库存管理是为了保持办公室工作的连续运行不致中断，对各种办公用品和其他资源进行管理和控制，使其储备保持在经济、合理的水平上的活动。

通过本知识点的学习，要了解库存控制的作用，掌握库存的定义，能够对订购、使用办公用品等环节实施科学管理。要深刻理解最大库存量、最小库存量和再订货量三个专业概念。

（一）库存与库存控制卡

1. 库存的定义及范畴

库存，是仓库中实际储存的货物。它是为了保证企业、单位所消耗的物资能够不间断地供应而储存的。办公室的库存包括储存在运营中所需要的办公用品、消耗品、小型办公室设备等。虽然它不像生产库存那样，占用大面积的库房和资金。但也存在着库存管理，它是办公室正常运转的保证条件。

2. 库存的三个专业概念

（1）最大库存量是为防止物品超量存储而制定的该项物品的最大量，即一类物品应该存储的最大数量。

（2）最小库存量是为防止物品全部消耗而制定的该项物品的最小量。当库存余额达到这个水平时，必须采取紧急行动，检查是否已经订货。

（3）再订货量是当库存余额达到这个水平时必须订购新的货物来补充的数量。具体来讲，当库存余额达到这个水平时，必须订购新的货物来使库存余额达到最大库存量。通过考虑需要多少物品才能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。

3. 库存记录的目的

少占资金，减少存物，监督使用，监偷监损，充足库存，库存估价，物畅其流。

4. 库存控制卡的内容及含义

库存记录可以用手写，保留在库存控制卡上，或者在计算机中使用库存控制软件包、电子表格或数据库。无论使用什么系统，都是记录同样的信息，如表2-1所示。

表 2-1　库存控制卡

项目　　A4打印用纸　　　　库存参考号　　C3　　　　最大库存量 120令 单位　　令（1令=500页）　　　　最小库存量　　20令　　　　再订货量 35令
日期	接收			发放
	接收数量	发票号	供应商	发放数量	申请号	个人/部门	余额

（1）项目——库存项目的准确描述，包括物品大小，颜色和数量，例如A4打印用纸。

（2）单位——货物订购、存储和发放的单位，例如令。

（3）库存参考号——每一库存项目的唯一编号，经常与存放位置相联系，例如C4意为柜子编号C，架板编号4。

（4）最大库存量、再定货量、最小库存量。

（5）日期——必须记录所有行为的日期。

（6）接收——记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。在一些库存控制卡上，供应商的名字记录在卡片的前头，在这些情况下，物品的库存参考号可能就是供应商的目录号。

（7）发放——在这部分必须记录清楚发放物品的数量，发放物品的申请号和物品发给的个人或部门名称。

（8）余额——在每一次处理后计算物品库存余额。物品接收时在余额上加上接收的数量，物品发放后从余额中减去发放的数量。余额应该代表库存物品的实际数量，并用于进行库存检查。若发现差异要及时通知和报告给管理人员。要保管好进货、存货和发放办公用品的记录与资料。

注：

最大库存量：是为防止物品超量存储而制定的该项物品的最大量，即一类物品应该存储的最大数量。

最小库存量：是为防止物品全部消耗而制定的该项物品的最小量。当库存余额达到这个水平时，必须采取紧急行动，检查是否已经订货。

再订货量：是当库存余额达到这个水平时必须订购新的货物来补充的数量。具体来讲，当库存余额达到这个水平时，必须订购新的货物来使库存余额达到最大库存量。通过考虑需要多少物品才能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。

（二）办理办公用品的订购、进货、出货、保管

1. 订购办公用品

当一种办公用品的余额达到重新订购的水平时，应采取行动订购补充的物品。

（1）在小型组织中，库存控制人员应准备订货单并直接发送给供应商。

（2）在较大的组织中，所有办公用品的订购将由采购部门承担，库存控制人员填写采购申请，详细说明需订购的货物，并发送给采购部门，由它负责订购物品。

（3）选择订购方式：直接去商店购买，电话订购，传真订购，互联网订购。

小提示：要保留订货单，收到货物后，要与订货单一一核对。

2. 办理办公用品的进货手续

在收货物时，要及时办理进货手续，保证办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对。

（1）核对交货单、订货单和通知单。在签字之前，应该检查货物数量和质量。

（2）发现数量不对时，应立即通知采购部门联系供应商。

（3）任何数量有出入都应通知采购部门，确保支付给供应商正确的款额。

（4）每一类货物的检索，都应记入到库存控制卡的接收列中。

（5）在余额列中注明的物品数量，需要按新收到的数量如实增加。

（6）物品应正确存放， 以使物品不损坏、浪费或被盗，以及消除各种安全隐患。

◇小提示：在接收货物时，送来的货物和接收的货物，数量和型号要完全一致。

（7）注意事项。

①储藏间或物品柜要上锁，确保安全。

②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。

③在储藏间或物品柜放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物品应放置的地方；新物品置于旧物品的下面或后面；先来的物品先发出去，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前面，易于找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到。

④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。

⑤办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。

⑥订立物品发放制度，确定物品发放人。

3. 办理办公用品的出货手续

制定专人负责制度，规定发放时间，审核物品申请单，即时做好出货记录。

4. 订购、进货、出货、保管办公用品的注意事项

（1）当某类物品的库存数量降到再订货量时，就应该订购补充的物品。物品的订购数量应该以剩余的库存量为基准，订购后的总数不能超过最大库存量。

（2）办公用品购买申请表必须经相关领导审核签字，说明需要该物品的理由和数量、型号等细节，经领导批准后将申请表交给采购人员。

（3）购买时应货比三家，对各供应商回应的报价单进行比较、筛选，填写正式的订货单并由相关领导签字后发送给选定的供应商，同时要复制一份给会计部门。

（4）收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和订货单的内容是否一致，并检查货物，查明货物的数量，确保质量符合要求。

（5）填写入库单时要仔细，货物入库时，库房管理人员要签字确认货物入库。

（三）库存控制与监督

要做好库存控制，就要确定好库存数量，即确定最大库存量、最小库存量和再订货量。既不能库存量过大造成闲置，又不能库存量过小则会造成短缺而影响工作。

（1）加强对办公用品的库存控制与监督，要求保持进货卡、出货卡和库存卡三卡一致。

（2）检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额与卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止物品浪费和被盗。

（3）检查办公用品申请表和库存控制卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况。

（4）定期检查库存控制卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再订货量。

（5）做好库存监督。可以根据不同目的选择不同的监督类型、时间间隔，并采取各种库存监督行动。

常用办公设备的功能及用途

①检查办公室用品申请表和库存控制卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况，其目的是防止办公室用品的过度使用，这种库存监督可以每两个月做一次。

②定期检查库存控制卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再订货量，其目的是了解由于单位的发展变化，在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些量；也要监督处理那些过期的和多余的物品。这种监督通常每年进行两次。

③检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额与库存控制卡上的余额相比较，看是否确有出入，其目的是防止物品浪费和被盗；准确计算库存价值；剔除那些从未被申请使用的物品；发现和纠正库存控制卡上填写错误的内容。这种监督通常有规定的时间间隔，例如一年。

（6）库存控制管理注意事项：收到货物，立即办理进货登记，保证办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对；出货时，实时办理出货手续，对发放什么物品，发放给谁了，哪些物品还有存储等内容做好记录。

学习效果检验

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

1、库存的三个基本概念是什么？

参考答案：
　　　　（1）最大库存量
　　　　（2）最小库存量
　　　　（3）再订货量

2、订购、进货、出货、保管办公用品的注意事项

参考答案：
　　　　（1）当某类物品的库存数量降到再订货量时，就应该订购补充的物品。物品的订购数量应该以剩余的库存量为基准，订购后的总数不能超过最大库存量。
　　　　（2）办公用品购买申请表必须经相关领导审核签字，说明需要该物品的理由和数量、型号等细节，经领导批准后将申请表交给采购人员。
　　　　（3）购买时应货比三家，对各供应商回应的报价单进行比较、筛选，填写正式的订货单并由相关领导签字后发送给选定的供应商，同时要复制一份给会计部门。
　　　　（4）收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和订货单的内容是否一致，并检查货物，查明货物的数量，确保质量符合要求。
　　　　（5）填写入库单时要仔细，货物入库时，库房管理人员要签字确认货物入库。

3、根据导引案例“库存控制卡妙用”，谈谈你是怎样看待库存控制的重要性的。

参考答案：结合本知识点中库存控制的三个基本概念以及库存控制与监督的内容，进行分析。

接下来我们来完成一个小任务吧