知识点1　常用办公用品管理

“工欲善其事，必先利其器。”办公室要提升服务活动的效率，办公用品的管理工作是重中之重。办公用品管理中一项经常性的事务工作，就是发放办公用品。这项看似简单的工作，却包含着刚性原则和柔性技巧。正确、规范地使用办公用品，能够按要求进行办公用品的发放及科学化管理，是办公室工作人员的基本职责。

通过本知识点的学习，要了解常用办公用品管理，熟练掌握管理办公用品及设备的相关程序。要结合单位的实际情况有针对性地学习办公用品及设备管理方法。

（一）办公用品概述

办公用品是指企业或个人在办公的过程中所需要的各种工具。办公用品行业涉及的领域非常广泛，从电脑、打印机、复印机这类整机到墨盒、硒鼓等办公耗材，从照相机、摄像机、录音笔等数码产品到办公家具、书写工具、办公用纸等。

（二）办公易耗用品的管理

1. 办公易耗用品的范围

（1）书写工具，又称办公文具，是办公书写所需要的各种类型的笔、墨水、笔芯等。

主要包括：铅笔、圆珠笔、针式笔、钢笔、记号笔、胶片笔、白板笔、荧光笔、中性笔、签字笔、水性笔、油漆笔、软毛笔、铱金笔、财务专用笔、教鞭笔、台式笔、箱头笔、笔芯、铅芯、墨水、台笔等。

（2）桌面用品，主要包括：订书器、起钉器、打孔器、订书钉、胶带座等。

桌面用品主要包括：订书器、起钉器、打孔器、订书钉、胶带座、便签盒、各种尺子、剪刀、美工刀、号码机、钉枪、回形针/盒、胶水/胶棒/胶带、修正用品、大头针、圆规、橡皮、复写板、白板擦、笔袋、书包、文具盒、书套、切纸刀、削笔机等。

（3）财务用品，主要包括：印章、海绵缸、票夹、账簿、凭证、手提金库、印台、印油、板夹、单据/收据等。

（4）纸制用品，主要包括：信封/档案袋、横翻笔记本、竖翻笔记本等。

纸质用品主要包括：信封/档案袋、横翻笔记本、竖翻笔记本、螺旋装订笔记本、无线装订笔记本、仿皮笔记本、硬皮本、皮面笔记本、PU笔记本、报事贴、便签、标贴、胶套本、缝线本、软抄本、聘书、荣誉证书、证件卡、拍纸本、口取纸等。

（5）文件管理用品，主要包括：弹簧夹、强力夹、文件夹、文件袋等。

文件管理用品主要包括：弹簧夹、强力夹、文件夹、文件袋、文件盘、文件套、文件柜、长尾夹、索引、报告夹、报刊架、风琴夹、档案盒、资料架、资料册、名片册/盒、D型/O型扣面文件夹、半透明夹、杂志筐、装订夹、文件包等。

（6）办公设备专用易耗品，主要包括：打字机用色带、修正液；复印机用墨盒；计算机用U盘，移动硬盘、光盘等。

2. 做好办公易耗用品的发放工作

（1）发放办公用品应考虑的因素：办公用品的保管、储存和发放是否符合单位规定；办公用品的保管、储存和发放是否安全可靠，是否保证了存储条件并遵守了组织程序；发放办公用品是否符合规定，遇有货单不符或办公用品有损坏的情况是否立即向有关人员汇报；是否根据单位的程序及规定，按照要求将办公用品发放给相关人员；发放办公用品时是否确认办公用品申请单；是否持有进货、存货和发放办公用品的最新的、准确的、清楚的记录与资料；是否制定办公用品发放制度，确定办公用品发放人。

（2）发放办公易耗用品的工作要求：指定人员发放；按单位的有关制度规定发放时间；紧急需要办公用品时必须有相应的程序处理；必须填写办公用品申请表，并由授权人签字批准；经清点核实后发放办公用品；提醒使用部门和人员节约使用办公用品。

（三）常用办公设备的使用

1. 办公设备的概念

办公设备（office equipments），泛指与办公室工作相关的设备。点击查看常用办公设备的功能及用途。

（1）文件输入及处理设备：计算机、文件处理机、打字机、扫描仪等。

（2）文件输出设备：文件复制设备、文件打印设备、文件传送设备等。

（3）文件复制设备：制版印刷一体化速印机和油印机、小胶印机、工程复印机（晒图机）、静电复印机、数字式多功能一体机、数字印刷机、轻印刷机、喷墨复印机等。

（4）文件打印设备：激光打印机、喷墨打印机、针式打印机和绘图机等。

（5）文件传输设备：传真机、计算机、电传机等。

（6）文件储存设备：缩微设备、硬盘、云盘等。

（7）文件整理设备：分页机、裁切机、装订机、打孔机、折页机、封装机等。

（8）网络设备：网络适配器、路由器、交换机、调制解调器等。

（9）沟通设备：座机电话、网络电视会议软件、电话会议设备等。

2. 常用办公设备的使用规范

（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。

（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85％，湿度过低时需用加湿器，湿度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

（6）如果办公设备不处于工作状态，应及时切断电源。

链接知识：电脑使用指南。使用电脑时要做到：不要让阳光直射电脑，以免机壳老化；不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄湿电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘；不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；不要使用来历不明的软件，防止病毒侵入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护措施；不要自己随意处理电脑硬件故障；不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。

3. 制定有效使用办公设备的措施

（1）确定相应责任者：如办公设备丢失、损坏属于过失人责任的， 过失人应承担相应的经济责任。

（2）复印机：相关部门和人员在申请复印时必须填写有细节要求的申请表，并在复印前由主管人员签字批准。还可以发复印卡以限制部门的使用次数。较昂贵的复印如彩色复印，一般不能自由使用，可由中心服务区根据部门的具体需要进行复印，并由各个部门独立核算成本。

（3）传真机：指定人员使用传真机，做好登记并保留发送记录，其中包括日期、信息发送人的姓名和信息接收者的姓名。

（4）计算机、打印机、互联网：很多单位已在工作中提供该类设备，但在使用中要注意，昂贵的设备要限制使用次数；彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本；严格监督因特网的使用情况。

（5）电话、移动电话：禁止用公用电话打私人电话；控制国内、国际长途电话的使用；按单位有关规定使用移动电话；定期检查并核对电话账单以控制开销。

学习效果检验

基本训练

学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：

1、简述办公设备的使用规范。

参考答案：

（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。

（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85％，湿度过低时需用加湿器，湿度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

（6）如果办公设备不处于工作状态，应及时切断电源。

2、简述发放办公用品的工作要求。

参考答案：

（1）指定人员发放；按单位的有关制度规定发放时间；

（2）紧急需要办公用品时必须有相应的程序处理；

（3）必须填写办公用品申请表，并由授权人签字批准；

（4）经清点核实后发放办公用品；

（5）提醒使用部门和人员节约使用办公用品。

现在你已经学完了本知识点，下面我们来学习新的知识点——怎么对办公用品进行库存控制，先看一个引导案例：库存控制卡妙用