接待与拜访

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二、做好接待计划

迎来送往，是社交交往接待活动中的重要环节，尤其是迎接，是给客人良好第一印象的重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。商务接待时，如果是本地客户，或者是一位客户，其接待流程比较简单，相对的接待计划也比较简单。但是，如果是外地客户团体，由于涉及到用餐、住宿、用车、观光、接送机等各项事宜，因此拟定一个接待计划，是十分必要的。

生活安排

对于远道而来的客人，所谓“生活安排”，最关键的就是指“食”“宿”两个方面。商务客人要考虑到出行、工作安排，因此对于食宿的要求很高，做接待一定要注意一些要点。

（1）用餐安排

清洁卫生是用餐时的首要条件，虽然在接待商务客人是，一般都会选择有一定规模的饭店用餐，但是不排除客人突然对各类小吃产生兴趣，因此清洁卫生仍然不可忽视。

一般情况下，除酒店供应自助早餐外，应由接待安排工作午餐，且根据实际需要安排晚餐。如为比较正式的商务接待，一般至少要安排“洗尘”（达到第一天的晚餐）和“饯行”（临别前一天的晚餐）两次正式宴请。

要明确每一餐的用餐人数。事先了解来访者的国籍、民族、宗教、风俗习惯、特殊需求等信息，以制定更人性化的用餐方案。

用餐如需预定，还要考虑是否预先确定菜单。

就餐地点应充分考虑行程安排。如中午的工作餐，应就近安排在参观或会议场所附近，晚餐则考虑安排在来访者住所或活动场所的周边。

不要忘记餐后反馈，这不仅是对来访者的尊重，更可以有效的改进之后的用餐安排。

（2）住宿安排

对于商务客人而言，通常以较高星级的酒店作为住宿地点，因其不仅环境舒适，而且服务周到，可以较好缓解旅途困顿和工作疲劳。住宿安排需要更细致，考虑更周全。

除非来访者有特殊要求，否则所有客人应安排在同一地点住宿。如果来访者人数非常多，由于预定问题无法安排在同一酒店，也应使所有客人的住宿地点相对集中。

住宿标准根据事先制定的接待标准安排，但是不论选择何种标准的酒店，安全和卫生始终是首要考虑因素。

住宿的地点应距离来访者活动地点近一些，这样既方便客人，也可以节省往返的时间和费用。

事先预定是比较正确的做法，否则万一所选酒店客满或房间数不够，将是十分尴尬的事情。另外，协助客人入住，也是礼貌的表现。此外，预定时要充分考虑来访者的人数、男女士各自的人数，如有可能，还应预先了解是否某些宾客有特殊习惯，例如必须单独居住等，以便确定房间数量。

住宿房间的分配弹性较大，一般可交给来访者自行分配。

如果来访者有特殊需求，例如语言不通、需要翻译，或者需要租用大型会议场所、寄存贵重物品等，接待方应悉心协助，帮助完成。

可见，为了周全起见，在做出相应的日程安排和人员安排前，最好先了解客人的国籍、宗教、特殊需求、礼俗禁忌等，以免引起不必要的麻烦，好心办坏事。

此外，非本地客户往往会对一些知名的旅游或购物景点产生兴趣，接待方需考虑这种可能性，并在工作之余，合理安排娱乐项目。

接待预算

根据所作的计划给出经费预算，接待提倡节俭，不宜过度铺张。但商务接待标准，还是要充分考虑来访者的身份地位。

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