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总结是人们在实践活动中应用非常广泛的一种事务性应用文。通常情况下，机关、团体、学校或个人在某项工作、学习或活动告一段落时，为肯定成绩、总结经验、找出差距、汲取教训，明确下一步努力方向以推动今后工作，都要根据党的路线、方针、政策，对照事先所订立的计划，进行全面、系统的检查、分析研究，评价工作进展的具体情况，把工作实践中的感性认识升华为理性认识，从中找出带有规律性的东西，并用书面形式表达出来，这就是总结。

总结是对所做工作或活动和零星的表面的感性认识，经过全面、深入、系统的分析研究，使之上升为条理的系统的理性认识的深化过程，是对工作实践所做的最全面、最深刻、最本质的概括。

二、总结的性质和作用

总结作为一种指导今后工作的回顾反思性文书，它本身不具有行政约束力，而具有提高认识的作用。认识是行动的先导，有无正确的决策取决于有无正确的认识。因此，总结广泛运用于各级各类机关和报刊上。虽然总结与计划、调查报告有着一定联系，但它们又有着明显的区别。在写作过程中，我们要弄清总结的含义与性质，理解它与其他几种事务文书的区别与联系，从而有效进行总结写作。

总结的具体作用，至少有以下三方面：

（一）积累经验，掌握规律

通过总结可以全面地、系统地了解以往工作的情况，从中肯定成绩，积累经验，发现问题，掌握规律，增强信心。如果没有总结，人们对以往的工作就不会有全面的了解，尤其是做局部工作的单位和人员，由于对全局情况不了解，有时会产生片面的认识，甚至失去信心。通过总结成绩，人们看到自己的劳动成果，就会产生自豪感，增强自信心，对以后的工作是一种推动力。总结一般也要找出工作中的问题，即缺点和不足。只有正视存在的问题，才能防止骄傲自满情绪的产生，才能冷静地面对工作中的缺点，找出解决的办法。

（二）交流信息，推动工作

总结的目的是为了搞好本单位的工作，而有些总结特别是经验总结，可为其他单位搞好工作提供有益的借鉴。因此，上级机关经常把下级机关报送的总结批转给有关单位学习参考；报纸杂志时常刊登总结，传播先进经验；先进单位的代表也常常被其他单位请上“传经送宝”，这些“经”、“宝”都是通过总结而归纳出来的。“他山之石，可以攻玉”，总结不仅对搞好本单位的工作有重要作用，而且对推动其他单位的工作也有重要意义。

（三）统一思想，指导实践

人们对如何做好工作有时会有不同的看法。这种认识上的分歧，如果处理不好，就会妨碍行动的协调一致。总结可以深化认识，帮助人们更全面、更理性地认识事物的本质，起到统一思想，协调行动的作用。人们每进行一次工作总结，认识便提高了一步。人类就是在实践——认识——再实践——再认识的往复循环中，逐渐达到理想的彼岸。经验总结就可以将某一单位或者个人的经验上升为指导实践的理论，推而广之就能提高工作效率，推动社会发展，具有指导实践的重大意义。

三、总结的种类

按时间划分，可分为年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结等；按内容划分，有工作总结、学习总结、生产总结和思想总结等；按范围划分，可分为个人总结、单位总结、部门总结、地区总结等。但无论哪一种总结都可以写成综合性总结或专题性总结。

（一）综合性总结

也叫全面性总结。它是一个单位和一个部门在一定时期内各方面工作的综合性反映，内容丰富、涉及面广、理论性强。综合性总结结构比较复杂，篇幅较长。通常用于向上级领导部门汇报和领导向群众作总结报告。

（二）专题性总结

是对一定时期内所完成的某项工作或某一方面的工作进行专门总结，针对性较强，内容比较集中。专题总结一般比较细致和具体。

四、总结的结构和写法

总结一般由标题、正文、落款三部分组成。

总结的标题要根据总结的要求和内容而定，总结的标题有如下两种写法：

（1）公文式标题

一般由单位名称、时间、内容、文种构成，如《××外贸局2005年进出口贸易工作总结》、《××学院2005年党建工作总结》。公文式标题是由公文标题的三要素加上时间要素组成的。标题中四项内容可根据需要进行省略，可省略发文机关名称，只写时间、内容、文种，如《2004年招商上作总结》；可省略发文机关和时间，只写内容和文种，如《招生工作总结》。标题各项是否省略，要根据实际情况而定。

（2）新闻式标题

此类标题是对总结内容的概括，其作用是突出总结的中心。新闻式标题有两种形式，一种是单标题，用来揭示总结的中心，如《科技立厂，人才兴业》、《内外兼修，争创名校》；一种是正副标题，正标题揭示总结中心，副标题标明单位名称、时间、内容范围、文种，如《努力推出文化精品——××市宣传部2005年“十一”宣传月工作总结》。

各单位部门的常规工作总结，大多数使用公文式标题；用来介绍经验，特别是对外发表的总结，大多数采用新闻式标题。由此可见，总结的标题具有较大的灵活性，不像公文标题那样规范统一。

总结的正文一般包括开头、主体和结尾三部分。有的总结省略开头和结尾，只有主体部分。

简略介绍所要总结工作的目的、根据、缘由、背景、时间、内容等；有的还对主要成绩和经验进行概括，以收到开门见山的效果。这部分内容要写得简明扼要。开头常有以下写法：

①概括式。简要介绍基本情况，不要求很详细，与中心有关的才写。

②提问式。提出问题，点出总结的重点，引起读者的关注。

③结论式。先摆出总结的结论，然后重点介绍经验或概括工作成绩。要写出经验是什么或者成绩在哪里。前者也称经验式写法，后者也称成绩式写法。

④对比式。将前后或正反两种情况进行对比，从而给出成败优劣，突显经验成绩，引出下文。

⑤提示式。将总结的内容做概括的提示，不具体介绍经验，只提示总结的内容和范围。如“近几年来，我们按照中央的文件精神和上级的指示，在搞好校风和考风工作方面，做了以下一些工作”。

文件是总结的重点部分。其惯用模式为：“基本情况+主要经验（即做法和体会）+存在问题+今后打算”。

①基本情况。首先介绍基本情况，开头部分即使已有概括，也应具体展开。基本情况要介绍做了哪些工作，取得了哪些成绩或经验等。开头可用一句话概括本部分内容，如“一年来，我们主要开展了以下几方面的工作”。接下来，可以作总体介绍，也可以分项说明。

②主要经验。写明工作的步骤，采取了哪些措施和办法，取得了哪些成绩，并分析取得成绩的主客观原因，从中可以得出哪些经验，供今后的工作参考借鉴。写这些内容，应将感性认识上升为理性认识，提炼出具有指导意义的规律性的东西，要写得有理有据，层次清楚。有的总结把这些内容称为“基本做法”或“主要措施”，实际上谈的都是经验；这部分开头常用一句话概括内容，如“一年来，我们在工作中深切体会到”。

③存在问题。总结既要看到成绩，又不能忽视存在的问题和不足之处，以及给工作带来的消极影响和造成的损失，要分析失误的原因，从中总结经验教训，以免今后再发生类似的情况。这部分内容的安排要根据写作总结的需要而定，如果是综合性总结，这部分一般要写得较为简单，不必详细展开；如果是着重反映问题的总结，那么就要把这部分作为重点来写。开头可用一句话概括本部分内容。

④今后打算。即针对前面指出的存在问题和教训，提出切实可行的改进措施，并根据实际情况和上级的要求，提出今后的工作设想和新的奋斗日标。这部分内容多数写得比较简略，因为制订解决问题的具体方案是计划的任务。

总结主体部分的写作内容，要根据写作总结的需要对其进行灵活安排，不必面面俱到。如全面性工作总结，就要以工作情况、主要成绩、存在问题为主；经验总结，就要以主要经验体会为主；一般性专题总结，内容较简单，可以只写开展了哪些工作，取得了哪些成绩；个人小结，侧重写收获较大、体会较深的问题。

主体部分的结构形式有纵式结构和横式结构两大类。

纵式结构是按时间顺序、工作进程或事情发展的逻辑顺序来安排内容。采用这种结构方式，可以使全文条理清晰，便于掌握工作进程和每个工作阶段的任务完成情况，此结构适合于阶段性较强的工作总结。在运用这种结构形式时要突出各阶段的特点，注意各阶段之间的衔接。

横式结构是将总结的内容分成并列的几个部分来写，横式结构又有条文式、小标题式和贯通式三种。

条文式是把总结的内容按性质或主次轻重分成若干部分，在每部分之前加上序号分条列项来写。如把全文分成“基本情况”、“主要成绩”、“经验体会”、“问题与教训”几个部分，在每部分之前加序号。各条之间既相对独立，又有密切的联系，采用这种结构方式，使全文层次清晰。

小标题式是按性质将材料分成若干部分，每部分拟定一个小标题，然后逐层写出。其好处在于纲目清楚，层次井然，便于读写。

贯通式是在写作过程中不加序号，也不加小标题，而是围绕主题，以叙为主，夹叙夹议，叙述情况，总结经验、教训。这种结构形式，强调前后内容的内在联系，全文前后贯通、结构严谨、浑然一体。这种写法运用于一些内容简单、篇幅短小的总结。

结尾是正文的最后部分，应简短有力，写法有以下几种：

①自然型。总结正文的主体内容写完后，即可自然结束，不需要添加结尾。

②总括型。结尾将总结内容进行概括，或作出结论。

③谦虚型。结尾表示谦虚的态度，如“虽然我们的工作取得了一定的成绩和经验，但还存在不少缺点和不足，跟先进学位相比，还有不少的差距，今后要谦虚谨慎，戒骄戒躁，百尺竿头更进一步。”经验总结往往用这种结尾。

④展望型。结尾表示决心，展望未来，信心满怀，团结一致争取更大的成绩。大会总结或面向群众的总结，往往用这种结尾。

在正文下方写明单位名称（个人总结写明个人姓名），在落款下面写明制定总结的具体日期。单位名称已经在标题中出现的，此处可以省略。

五、总结的写作要求

（一）实事求是，切忌“假、大、空”

写总结必须实事求是，如实地反映本单位、本部门的工作情况，再现事物的本来面目，材料真实、观点正确、不溢美、不隐晦；总结所涉及的人物、事件、时间、地点、数据、成果等，一定要确实可靠，成绩不夸大，缺点不缩小，问题不回避。不可先入为主，带着框框看问题，把材料纳入自己的臆想之中，使总结带有主观性和片面性。

（二）总结经验，找出规律

总结的根本任务就在于总结经验、找出规律以指导工作，不断把工作推向前进。这就要求作者从分析研究事实入手，发掘出事物的本质，探求事物之间的联系，找出取得成绩的原因和出现问题的根源，从而认识事物的本质和规律。如果能总结出一条好经验，推广开去，对本单位和其他单位的工作有指导意义，那就是一篇好的总结。

（三）写出特点，突出重点

总结一定要抓住事物的特点，写出本单位的特色。总结所反映的对象，只限于本单位前一时期的工作实践，因此要特别注意同以往及别的单位不同的地方，写出独具特色的新鲜经验和教训。这种有创见、有新意、有独到之处的总结，才能加深人们对规律性的认识，推动工作向前发展。

根据冶金部及省市有关领导部门的要求我们在全公司范围内积极深入地开展了整顿和加强现场管理工作。广泛发动群众，大打了一场彻底改善现场形象的攻坚战。经过一年多的努力，现场“脏乱差”状况得到初步治理，现场形象和职工精神面貌有了较大改观，被评为省现场管理红旗单位。加强现场管理也为生产经营工作创造了有利环境和条件，促进了生产和经营的发展。今年全公司生产总值、销售收入和利税总额分别比去年同期增长了6.58％、45.11％和38.19％，均创历史最好水平。……

我们加强现场管理的主要做法：

一、坚持“高严实”方针，把加强现场管理建立在全面提高企业素质基点上。

坚持高标准、严要求，是现代化大生产的基本需要，也是加强现场管理的必然要求。

二、坚持以人为中心的管理，把加强现场管理建立在群体参与的基础上。

现场管理是一项综合性、全方位工作，涉及现场人、机、料、法等各个方面，但中心还是人的因素……

三、以推行定置管理为重点，把加强现场管理建立在科学化的基点上。

定置管理对生产现场诸要素有效结合提出系统完整的科学理论和方法……在推行定置管理中，重点抓了以下几个环节：

（一）抓组织领导和培训……

（二）狠抓严格考核……

四、坚持全方位协调推进，把加强现场管理建立在整体优化的基点上。……

我们加强现场管理工作虽然取得了初步进展，但这只是刚刚迈出了第一步，还有许多不足和薄弱环节，发展还不够平衡，加强现场管理的一些深层次问题还有待进一步探讨和解决……

加强现场管理是一项艰巨的任务、长期的工作，我们决心持之以恒，常抓不懈，不断提高现场管理水平，努力开创企业管理工作的新局面。