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通知是国家机关、人民团体、企事业单位用来传达、告知、批转、转发事宜的公文。它是一种带有指示性、部署性、知晓性的公文。

二、通知的作用

通知的作用广泛，主要有传达上级机关的指示，要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项，批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，任免人员等。

通知一般由上级机关发给下级机关，在公文中把这种行文方向称作下行文。也有给同级机关的，这种行文方向称作平行文。通知以下行文为主，一般不用于上行。

三、通知的种类

（一）指示性通知

指示性通知用于直接发布行政法规或上级机关对下级机关某项工作的指示、部署，具有强制性、指挥性和决策性。例如《国务院关于加强土地调控有关问题的通知》是要求各地方政府严格土地执法、加强规划管理、保障农民权益、加强土地调控、健全责任制度等方面的工作指示。

（二）批示性通知

批示性通知又称转发性通知，包括颁发型、转发型和批转型，指领导机关用印发、批转、转发的方式发布对某一具体事项的明确规定，要求下级贯彻执行，或者批示下级机关上报的报告、建议、计划等，用通知的形式发给所属的其他下级机关，供参考、执行用。例如，《国务院批转教育部国家教育事业发展“十一五”规划纲要的通知》是国务院同意教育部制定的《国家教育事业发展“十一五”规划纲要》，要求各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构执行的批示性通知。

（三）事务性通知

事务性通知是用于安排一般具体事务的通知，如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节假日值班等所发的通知。事务性通知或者要求下级机关办理，或者需要有关单位周知，或者需要有关部门协助共同执行等等，应用广泛，书写简单。

（四）会议通知

会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。

会议通知的主要内容：通知对象，会议时间、地点、内容，会议报到时间、地点，应准备的材料及注意事项等。会议通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。

（五）任免通知

任免通知是指上级机关对任免的人员用通知的形式告知下级机关。

四、通知的写法

总的来说，通知属于公文，其写法与其他公文的写法大致一样，但写作的内容上有其自身的特点。通知的写作通常包含标题、发文字号、主送机关、正文、落款和主题词六部分。

标题写在第一行正中，一般包括发文机关、公文事由、公文文种。例如《国务院办公厅关于印发2007年全国食品安全专项整治方案的通知》，这个标题中，发文机关是“国务院办公厅”，公文事由是“关于印发2007年全国食品安全专项整治方案”，公文文种是“通知”。如果是简单的事务性通知，可只写“通知”二字；事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。

由此我们可知，通知的标题有完全式和省略式两种。

完全式标题指的是发文机关、事由、文种齐全的标题。

省略式标题是指根据需要省去发文机关、事由、文种其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况：

（1）省略发文机关。如果发文机关单一明了，可省略发文机关。如《××省人民政府公关于印发××省2007年国民经济和社会发展计划的通知》，这个标题省略了发文机关“××省人民政府”。省略了发文机关的通知标题很常见。如果是两个单位以上联合发文的，一般不能省略，如《××省财政厅××省教育厅关于开展农村中小学课桌凳更新工程试点工作的通知》。

（2）省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只有文种，即“通知”二字。例如在单位内部的会议通知、理论学习通知、简单的工作通知等。

（3）省略文种。公文的标题一般是不能省略文种的，但我们有时遇到在某些文件中出现“……的通知的通知”的标题，这种情况一般出现在转发性通知中，是由于被批转、转发的公文标题中已有“通知”二字，或者被批转、转发的公文标题比较长所致。碰到这种情况，如果不省略文种，就会出现“……的通知的通知”的现象，标题就显得很长，读起来也拗口。这时，为避免上述情况的出现，通知的标题一般可省略文种，即省去“通知”二字。如《××人民政府转发国务院关于开展第三次全国文物普查的通知》。有时，也会因层层转发而出现长标题的情况，如《××县人民政府关于转发〈××市关于转发《××省政府关于转发〈国务院关于开展第二次全国土地调查的通知〉通知》的通知〉通知》。这个标题四个层次，用了三个“关于转发”，四个“的通知”，不顺口。对这个长标题，应改为《××县政府转发国务院关于开展第二次全国土地调查的通知》。

（二）发文字号

重要的通知作为文件下发，要有发文字号。发文字号由三部分组成，即机关代字年份、顺序号。

（三）主送机关

写被通知者的单位名称，在标题下一行顶格写，后面用冒号。有时因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，只写正文。

另起一行空两格写正文。书写正文要语言简洁，内容清楚，要求具体明确。包括缘由、事项、要求三部分。下面分别介绍几种常见通知正文的写法：

（1）开头部分。一般是通知的缘由和目的，说明为什么要发此通知，目的是什么。

（2）主体部分。即事项部分，把通知的具体内容选项列出来，把布置的工作或需要周知的事项阐述清楚，讲清目的、措施、办法、要求等。这类通知多数用于布置工作，因此有人称之为“工作通知”。

（3）结尾部分。结尾部分一般可提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”、“请认真贯彻执行”、“请研究贯彻”等。此外，有的通知结尾没有习惯用语。

写事项性通知要开门见山，不要转弯抹角。在叙述通知时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施；次要的内容，尽量简略，扼要交代即可。

落款分两行写在正文右下方，一行写发文机关名称，另一行要用汉字写明年、月、日（如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写）。然后加盖机关印章，印章要压盖在日期上。

主题词是根据通知内容概括出的表达主题的规范化名词或名词性短语，以便公文的归档和检索。主题词最多以七个词语为限，最后一个词为文种即“通知”。写在文件分栏线上一行，顶格书写，两词之间各空一格，不用标点符号。

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50％，调整为中央80％、地方20％。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。

定于××月××日召开××××会。现将有关事宜通知如下：

会议议题：×××××××××××××××。

参加人员：×××××××××××××××××××××。

会议时间：××月××～××日（会期×××，×××××报到。）

会议地点：×××××××××××××××。

有关事宜：（一）×××××××××××××××××××××。

（二）××××××××××××××××××××××××。

（三）×××××××××××。

联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。

各市委宣传部，党委宣传部：

定于9月9日～10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：

一、会议议题：传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。

二、参加人员：各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。

三、会议时间：9月9日～10日（会期一天半，9月8日下午报到）。

四、会议地点：报到及住宿地点：南宁市某培训中心。会场：区党委办公楼会议室。

函是不相隶属机关之间相互洽谈工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中唯一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽谈工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件做较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

函对于不相隶属机关之间相互洽谈工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活。除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、报送材料函等。

四、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容：①标题；②主送机关。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日，并加盖公章。

五、撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）

四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。