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备忘录是一种用以备忘的公文。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。

备忘录一般由五部分组成：标题、眉首、正文、结束语和签署。

备忘录的标题有以下两种写法：

（1）单一性标题

常见的单一性标题写法是直接标示文种名称，如“备忘录”。

（2）两要素标题

两要素标题由发文单位名称和文种组成，如“万向节集团公司备忘录”。

眉首也称书端，位于标题之下，正文之上，一般包括以下内容：

（1）发文人或发文单位名称，也称发自。也可以标示为来自、自，其后面写明发送信息的人员姓名或单位、部门名称，如“总经理办公室”。人员姓名的前面可以根据需要标示其职务。

（2）收文人或收文单位名称，也称发给、发送、致。其后面写明接收信息的人员姓名或单位、部门名称，如“人力资源部”。人员姓名的前面可以根据需要标示其职务。

（3）地址。一般包括发文人或发文单位地址和收文人或收文单位地址。有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。地址一项写在左上角编号处的下面，其格式与书信的写法相同。

（4）发文日期。即写明备忘录发出的日期。

（5）主题。写明备忘录正文的主题思想或内容梗概，一般要用类似电报类的词组或短语标示。许多单位有自己特制的信笺，在写眉首时，其格式和标点符号的使用与一般信件的写法基本相同。

在眉首下方直接书写需要传递事项的具体内容。可以是一段到底，篇段合一；如果内容较多，可以采用分段书写。段落起首应采用空两格的形式。

如果为了表示对对方的尊重，也可以写上致敬语作为结束语。如果没有必要也可以省略致敬语。

正文或者结束语之后下方写明发文人或发文单位的名称。写法与一般信件的格式相同。

发文人：总经理办公室收文人：公共关系部

发文日期：2012年8月3日

主题：提前做好合理的安排和计划

内容：公司拟定2012年9月20日～10月15日，由总经理带队组团赴美国、巴西、澳大利亚、新西兰等四国进行贸易签约活动，请你部做好如下准备工作：

一、准备工作的内容

1.团组在出发前与接待单位的咨询顾问进行交流，明确出访的主要目的、天数和人数、希望拜访的行业和相关的单位。

2.接待单位根据团组要求做好建议性计划。

3.商务活动日程要尽量避开目的国公众假期。例如：国庆节、复活节、英国女王诞辰、圣诞节等等；也必须避开周末。重要运动赛事、庆典、文化活动与学校假期时，许多酒店住房紧张订房困难。例如：正式访问澳大利亚的学校，除以上注意事项外，还需要避开寒假两周（7～8月之间）、暑假六周（12月中旬～次年1月底之间）、一年两次的同学季假（Term Break），上半年约在复活节4月左右，下半年约在9～10月之间。

二、获取相关机构邀请信团组出示正式的询问函，提供以下内容：

1.表明来访的诚意。

2.说明代表团到访的目的、性质、单位背景、成员专业等资料。

3.注明团员的名单，内容包括中文姓名、汉语拼音姓名、职称级别、单位名称、性别、生日、护照号码等资料。说明预计在境外各国停留的时间和预定到达的日期。

三、考察的行程安排取得签证并确定航班以后，接待单位与团组负责人员共同定最后实施的行程计划。

四、商务活动安排

公务安排需提前确定。

五、专业随团翻译、公务活动口译、会议同声口译等，需要提前安排。