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商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函，询问函，答复函，请求函，告知函和联系函等。

二、写作格式及标准

商务函电的内容多与双方的利益有着直接的利害关系，因而要完整、精确地表达意思，标点符号都要做到精确无误，以免造成不必要的麻烦。

在做到准确、周到的提前下，应用最少的文字表达真实的意思，不能拖沓冗长。

信函所要交代的事项必须具体明确，尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容，绝不能语言不详。

要掌握得体的文字表达方式，以有利于双方保持良好的关系。

要学会换位思考，能够站在对方的立场上思考问题。这样容易获得双方的认同，有利于双方能够达成有效的共识。

（一）建立商务关系

俗话说，没有顾客，就没有生意，无论是新成立的公司，还是希望不断扩大业务的老公司，与新顾客建立关系是极其重要的大事。建立业务关系可以通过互访，参观交流会，与国内外的展销会联系等方式进行，但主要还是书信往来。

要求与别的公司建立业务关系的信函主要包括：

（1）简述获知对方信息的来由。

（2）表达自己的意图与打算。

（3）介绍本公司的经营范围，基本情况，分支和联络处。

（4）介绍本公司的经济状况和商业信用。

（5）希望答复等。

（二）询盘与答复

询盘就是进口商想要获得某种产品的价格和其他交易的条款，向出口商或厂家发出信函或询价单，征求报价单，或邀请发盘。询盘可以通过信函，电报，电传，传真和E-mail或者通过面对面的交流进行。向老客户询盘比较简单，只要提及所需产品的名称和规格，向新客户询盘需要详细地提及产品名称，规格，质量，数量，价格条款（如CIF，FOB等），付款条件（L/C，D/A等），交货时间，包装方式，折扣等，以便卖方能作出恰当的报盘。询盘信函力求文字简单，具体，合理，点到为止。可向卖方询问一般信息，索要产品目录单，价格表，样品，报价单等。

卖方收到询盘后，应迅速圆满地予以答复，即使无存货可供，也要说明原因，并表示一旦收到货，立即通知对方，若遇上新客户询盘，应在信的正文的开头句中欢迎对方的询盘，正文结尾句应表达意愿建立长久的友好关系。

（三）报盘与递盘

报盘是对询盘的答复，是卖方答应按其所述的条款供应货物，在报盘中，买方不仅要报他想要销售的货物的价格而且还要报出其他的交易条款，如支付条件，交货日期等，以供买方考虑。

报盘可分为实盘和虚盘，实盘是在一定的期限内，所报的价格和其他交易条款不会改变；虚盘则不受拘束，交易条款可以随时改变，即使买方接受了，还是要卖方确认才生效。报盘时应说明是实盘还是虚盘，以免日后引起争论。

在交易谈判过程中，当卖方货物销售良好，或卖方不知行情，对买方是否愿意购买尚无把握时，可要求买方先出价，这在外贸实务中叫做买方递盘。递盘也是一种报盘，也有虚实之分。

报盘信函包括如下几方面的内容：

（1）对询盘表示感谢；（2）将商品名称，规格，质量，数量，价格详情，折扣，支付条款，交货日期，以及包装情况报给对方，以便他作出决定；（3）如系实盘，应说明有效期，否则会被视为虚盘；（4）介绍货物的优点；（5）如有必要，可提及一下买方可能感兴趣的其他产品；（6）表明希望对方订货。

（四）还盘与反还盘

一般而言，在收到实盘或虚盘以后，收盘人（即买方）不会无条件地接受该盘，除非该盘十分合理且令人称心如意。通常，买方往往会对报盘及现行市场行情进行仔细的分析与研究，并对卖方在报盘中规定的条款提出某些修改建议。情况若如此，买方将向卖方陈述自己的条款。我们把这种受盘人给予报盘人的带有更改的、限制性的或附加条款的答复称作还盘。一旦做出还盘，原先的报盘无效，交易将以还盘作为依据。卖方表达部分拒绝的信函应包括以下要点：

（1）感谢卖方的报盘；

（2）对不能接受报盘表示遗憾，并说明令人信服的原因；

（3）根据情况作出适当的还盘，即提出自己的建议；

（4）希望对方能够接受并早日回复，或者提出其他共同进行交易的建议。

在收到买方的还盘且发现某些条款不满意，无法接受时，卖方将在被称作反还盘的信函中陈述其观点。反还盘可能包括还盘中的类似要点。有关还盘或反还盘的信函不但注重价格，而且还包括支付条件和装运日期等。在外贸实务中，一笔交易的达成需要经过一系列还盘和反还盘的过程。

订货可以通过书信、电传、传真和E-mail进行，或在商品交易会上以口头形式发出。订货信函应寄给直接处理订单的人。撰写订货信函时，写信人必须表明订货意愿，订货要求和条件，即谈到完成订货所需要的全部详情：

（1）货物的全部详细说明：名称，尺寸，颜色，型号，产品目录编号，货号或其他任何相关内容。（2）数量。（3）装运时间与方法。（4）包装方式及目的港。（5）估价及支付条件。

对新客户的“第一次”订货，需要作出迅速的答复以确认收到订单。答复函应包括：

收到客户订单的喜悦之情，对所订购货物的好评，保证给予迅速及密切的关注，提请注意其他可能感兴趣的产品，希望再次订购等。

当买方收到卖方订货信函或订单时，通常应及时复函对方，表明是否接受对方订货。若由于某种原因不能接受对方订购要求，应速回复对方，并作相应说明，表示歉意。

（六）接受与签约

接受指的是受盘人声明或作出其他行为表示无条件同意一项发盘。发盘接受后，合同随即达成。

有效的接受必须具备以下条件：

（1）有效的接受基础是买方对实盘的完全接受，卖方对买方接受虚盘的确认或者是卖方对买方还盘的接受，或是卖方对买方正式（不可撤销）订单或正式递盘的接受。

（2）只有当报盘人是在报盘人（卖方）及受盘人（买方）之间时，接受才是有效的。任何第三方接受报盘，对报盘人无约束力。

（3）只有在报盘的有效期或合理的期限内接受时，接受才是有效的。

（4）只有当报盘或订单以书面形式确认时，接受才是有效的。

在写接受信函时，应有如下要点：

（1）接受对方还盘，确定达成交易；

（2）说明随信附上有关交易的合同、协议等；

（3）表明今后继续合作的愿望及信心。

接受是签约的基础。对报盘和订货接受之后，随之就签订合同。

外贸中大部分货物由海运船只运输——班轮或不定期货船。海运一般被认为是长途运输大宗货物的最常使用的运输方式。例如，80％以上中国出口产品通过远洋船只运输。通常，货物运输中有关的当事人为发货人、承运人及收货人。作为办理装船必要单据的提单，是由船公司（承运人）签发给收货人的货物收据，也是承运人与发货人之间的运输合同。随着国际贸易的发展，集装箱服务现在已经非常受欢迎。

若货物性质允许，且只要合同或信用证中有适当的规定，卖方可以选择进行分批装运。在没有直运的情况下，就需转船。这样，合同或信用证中应有“允许转船”的条款。

关于装运的信函涉及大量的工作，例如：

买方发出具体装船指示　　　　　买方敦促早日装船

修改运输条款　　　　　　　　　订舱或租船

制定运输代理　　　　　　　　　请求买方指定船只（FOB价）

请求卖方安排装船　　　　　　　催促装运

卖方寄送装船通知　　　　　　　卖方寄送运输单据

借向买方寄送转船通知之机会，卖方也可以回顾一下交易的过程，感谢买方的合作并表达希望进一步开拓业务的愿望。

保险与贸易紧密相关。由于各种原因货物在运输途中或造成损坏或灭失。因此，卖方和买方应根据合同规定向保险公司投保，即交纳保金，与之签订赔偿合同。进出口贸易大多是海运，因此，与我们有关的保险大多是海运保险。

办理保险的目的是以尽可能低的成本投保必要的风险。为此，就需要知道可以投保哪些风险并确定保险险别。进出口商根据货物种类和情况为其货物办理保险。有许多标准的险别，其中基本险别为平安险、水渍险和一切险。除基本险别外，还有附加险，附加险可分为一般附加险和特别附加险。一般附加险包括偷窃与提货不着险，淡水雨淋险，短量险等。特别附加险有交货不到险，战争险，罢工、暴动和民变险。海运保险中最常见的单据是保险单，保险单是愿意接受风险的一方（保险公司）向寻求规避风险的一方（投保人）出具的单据。在一定情况下，保险凭证可以作为保险证明。然而，不具备保险单的法律地位，因此，保险凭证必须有保险单的支持或者最终由保险单替代。

有关保险的信函涉及许多方面的工作，例如：

询问及答复保险情况　　　出口商要求进口商投保

进口商要求出口商投保　　要求特惠保险率

要求额外保险及答复　　　保险公司要求取消破碎险

（九）支付与结算

支付是贸易中的重要环节，其方式由买卖双方商定，主要有如下几种：①预付现金，常用于进口商信誉不好，或不为出口商所了解，或进口商所在国政治、经济不稳定。②开立账户交易，常用于买卖双方已互相信赖。③使用付款交单或承兑交单，通过银行进行托收。银行只提供托收或代收付服务，对进口商的拒绝付款或拒绝承兑不负担责任。使用付款交单时，进口商银行仅凭付款而将单据交给进口商，使用承兑交单时，进口方银行凭进口商承兑汇票而将单据交给进口商。④使用最广的付款方式是信用证（L/C），既使出口商获取货款得到保障，又满足了进口商希望获得信用的要求。在跟单信用证的操作中，存在着如下的合同关系：

（1）制约进出口双方的销售合同。

（2）制约进口商（信用证申请人）与开证银行的“开证申请与担保协议”

从出口商角度而言，信用证优于付款交单，付款交单优于承兑交单。与付款和余额相关的信函涉及许多方面，例如：

支付条件的磋商　　　　　　　催开信用证

通知卖方信用证已开立　　　　信用证的修改

要求延期信用证及装船日期　　决算

要求补交短偿余额及佣金

（一）建立业务关系

我方真诚希望于贵公司建立直接贸易关系。国际贸易公司惠告我方贵公司为个人电脑产品之佼佼者。我方对此产品深感兴趣。

敬请惠寄我方贵公司产品目录及优秀之报价。一经贵公司赐复，我方将试下定单。如双方满意，我方将来之订单数量将十分巨大且源源不断。

请早惠复并予重视，不胜感激。

（二）询盘与答复

我方“国际交易会”上看到了贵方的产品，并对贵方各类的小五金产品颇感兴趣。

请贵方按随信封上清单中的项目向我方报来贵方的最低价，并同时告知最快交货日期、付款方式，以及给予定期购买的折扣。

盼早日赐复，不胜感激。

（三）报盘与递盘

3 月8 日来函收悉，得知贵方对我方COMPAQ 1200 型计算机感兴趣，但认为我方价格太高。

我方想告知贵方，由于质量上乘，我方COMPAQ 1200 型计算机是国际市场的畅销货。但我们与贵方做买卖还是第一次。为了友谊起见，也为了今后的买卖，我们很想听取你方的意见。如果你方递盘我们可接受的话，也许我们可以做成这笔买卖。

正如你们所了解的，近来贵地市场对计算机的需求日增，必将导致提价。如果贵方立即答复，就可抓住行市上涨的机遇。

我们期待贵方答复。

（四）还盘与反还盘

兹答复说你方6 月8 日要求折让之信函，歉难遵从。

你方说你方能以低得多的价格获得相同质量的鞋类和手提袋，但是我方确本公司产品在质量上比同等价格水平的鞋子和手提袋要好得多。实际上，我方所报价格是经过仔细核算的。由于其上乘的质量，我方已按这样的价格与其他市场的许多用户达成了许多业务。只要对我方产品与其他产品进行公平的比较，你方就会相信我方报盘是合理的。所以，考虑到我方提供产品的质量，我方认为我方报价根本不高，但鉴于你方贸易的特殊性质以及双方长期友好的业务关系，我方已决定对价值达到或超过10 000 英镑的订单给予3%的特殊折扣。

你方若认为我方建议可以接受，请早日下订单。我方保证竭力履行你方订单，让你方完全满意。

敬启者：贵方3 月10 日报价及随附的真丝织样品均已收悉，谢谢。我们对质量和价格都非常满意，而且，在确认与贵方经理史密斯先生昨日下午的谈话内容之后，现按贵方提供的价格与条款向贵方试订购下列货物，要求以现货供应和我方不迟于4 月30 日收到货物为条件。

数量　　　　　　　　　　型号　　　　　　　　　单价

10000　　　　　　　　　5001　　　　　　　　　15 美元

15000　　　　　　　　　5004　　　　　　　　　18 美元

我方希望为这些货物开拓市场，在不久的将来再向贵方大量订购。我方常见的付款方式是即期付款交单，希望贵方能够接受。同时，若贵方希望了解我方财务情况，可向我方银行调查。

我方客户急需这些货物，所以，望早日发货装运为盼。

（六）接受与签约

兹确认已向贵方订购牛奶巧克力。我方已及时收到贵方第586 号销售确认书一式二份。按贵方要求，现随信附寄我方正式签署的一份，以备贵方存档。

有关的信用证已由中国银行上海分行开立。一收到该信用证，请安排装船，并以传真通知船名及起航日期。供贵方参考，我公司是本地区最主要的巧克力进口商之一，我方下次可能加倍订购。

对贵方的合作不胜感激。

我方迫切地想知道我方第138 号订单项下聚乙烯的装运情况，我方已于约一个月前寄给贵方不可撤销信用证一份，该证有效期为5 月20 日。

因为销售旺季即将来临，我方客户急需该货。合同的交货时间即将到期，因此，贵方必须尽快告知我方交货时间并办理装船，以使货物及时抵达，在销售季节开始之际赶上旺季的需求。

请贵方在规定时间内加快交付订货，因为任何耽搁都将会给我们带来不小的麻烦和经济损失。

对贵方尽快交付订货，我方不胜感激。

关于：你方案2543 号订单项下300 箱女式衬衫。

贵方3 月2 日来信已收阅，获悉贵方要求我们对标题项下的货物办理保险，贵方承担保险费。

欣然告知贵方，我们已向中国人民保险公司为上述货物投保了一切险。保险单正在开立之中，本周末随同保险费借机通知单寄给贵方。

供贵方参考，我们正在安排通过3 月28 日或之前起航的“烟台”号轮装运货物。

（九）支付与结算

贵方11月21日来信已收阅，饶有兴趣地注意到贵方愿意在贵国销售我方计算机。

尽管我方非常感激贵方帮助销售我方计算机所付出的努力，但歉难考虑贵方见票后60 天付款承兑交单的请求。我方惯例要求即期信用证付款。

然而，为了促进我方计算机在贵方市场的销售，作为特别通融，我们愿意接受即期付款交单的方式，即在托收的基础上我方通过我方银行向贵方开立跟单即期汇票，而不采用信用证。