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一封正式的商务信函，除了对语言文字有较高的要求以外，正确的格式也是不可或缺的。英文商务信函的格式有三种：

（一）齐头式（block style）：是一种简便的商务书信格式，在齐头式中每一行都跟左首的边线平齐。

（二）改良齐头式（modified block style）：结合了缩进式与齐头式的两种格式的特点：寄件人地址、寄件日期、结尾敬辞和签名都缩进，如同缩进式；收信人地址和信文用齐头式。

（三）缩进式（indented style）：每个段落的首行要缩进，一般缩进5个英文字母，信件中某些其他部分也要缩进，要缩进的部分包括：

1.段落的第一行

2.寄件人地址（return address）

4.结尾敬辞（complimentary close）

不管是什么格式，不同的部分以空行的方式隔开：

1.寄信人地址和收件人的地址之间空三行

2.称呼与信件正文的第一段之间空一行

3.信件正文的段落之间空一行

齐头式、改良齐头式、缩进式商务信函格式：

1.齐头式信函格式：

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2.改良齐头式信函格式：

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3.缩进式信函格式：

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二、商务信函的基本要素

完整的英文商务信函可以包括四大部分，它们分别是：

（一）信头（Letterhead/Heading）

写地址的次序与中文不同，应先写门牌号码街道，然后城市和国名。若写给经常往来的亲友，这项地址可以省略。如果信纸上印有信头，即公司专用信纸上印有公司名称、公司的电话、传真号码、E-mail地址、网址和日期，就不需要再打上这些信息。

美国的日期写法：月—日—年，比如“November 12， 2011”。

英国的日期写法：日—月—年，比如“12th November 2011”。

3.邮寄记录（Special mailing notations）

指记录邮寄的方式与性质，如：挂号信件（Certified Mail）、限时专送（Special Delivery）、航空信件（Air Mail）。

4.内部记录（On-arrival notations）

指记录邮寄的性质，如私人信件（Personal）、机密文件（Confidential）、私人机密文件（Private and Confidential）、极机密文件（Strictly Confidential）。

（二）开头（Opening）

1.收件人及地址（Recipient’s address）

常见内容包含如下：收件人姓名；收件人职位；公司名称；号码与街名；城市、州、邮政编码；寄送国家名称，写在日期下一行的左上角。

2.经办人（Attention line；ATTN）

即“致某人”的意思，表示这封信的指定收件人。有多种写法：Attention： Ms.Jane Harper；ATTN： Ms.Jane Harper；ATTENTION： Ms.Jane Harper；Attention： The Sales Manager。如果收件人地址上已写明，就不用加写这一行。此外，Attention 的对象应与信封上的收信人相同。

3.参考文号（Reference；Ref.No.；Ref）

将信件分类和编码，以便日后参照，如：Our ref： WFX/SQ，Your ref： JS201/SD707。如果没有参考文号，最好能够提一下之前的通信记录，如：

Regarding your letter of November 12（您11月12日的来函）

In reference to your request of October 3rd， 2010（您2010 年10 月3 日的请求）

4.称谓（Salutation）

即写信人对收信人的称呼。称呼的写法有：“头衔＋姓”，如“Dear Dr.Howard”；只知对方的性别，就写“Dear Sir”或“Dear Madam”；不知对方的性别，那就写“Ladies and Gentlemen”或“Dear Sir or Madam”；若跟对方很熟，可以直接写对方的名字，例如“Dear Jessica”；对未婚女子用Miss；对已婚女子用Mrs，对婚姻状况不明确的通常用Ms（后跟本人姓）；对教授用Prof.；博士或医生用Dr.。

（三）正文（Body）

1.事由（Subject line）

用来说明写信的目的，信函加上主旨有助于读者立刻了解信件的主题。

2.信件正文（Body of letter）

指信件里最主要的部分，内容应有开头语、正文、结束语等。

（四）结尾（Closing）

1.结尾敬辞（Complimentary close）

在结尾敬辞后面加上逗号，并且只有第一个字母要大写。

当收信人的姓名不知道时，用下例格式：

Dear Sir/ Madam/ Sir or Madam ...Yours faithfully

当已知道收信人的姓名，用下例格式：

Dear Mr Hanson ...Yours sincerely/Sincerely yours/Yours truly/Very truly yours

当您写信给好朋友或同事：

Dear Jack ...Best wishes/Best regards/ Best/ Regards/Yours ever/Yours/Cordially/ Love/With love

2.亲笔签名（Signature （hand-written））

3.姓名（打字）（Name （typed））

4.公司或职位（打字）（Title （typed））

5.鉴别符号（写信人和打字者的姓名缩写）（Identification initials）

当写信人和打字者不是同一个人时使用，各取其姓名首字母缩写。写信人（在前）和打字员（在后）姓名首字母。格式如下：IS/jd或IS：jd（指写信人是Irina Safarova，打字者是Joe Davis）

6.附件（Enclosure；Enc.；Encl.）

可以在Enclosure写上附件的数目，如：Enclosures （3）；Enc （3）。

7.抄送（Carbon Copy ； C.C.）

8.附言（Postscript； P.S.），商务信函应避免使用。

在以上商务信函的基本要素中，寄件人地址、日期、收件人及地址、称呼、正文、结尾敬辞和签名这七项是正式英文商务信函中必不可少的要素，其他部分则视具体情况而定。而汉语信函一般由称呼、正文、结束语、签名、日期这五项组成，有时还有附件、附言，寄件人地址及收件人地址写在信封上。

下面是一封英语商务信函实例：

As requested， we are sending you a copy of our latest price list on the computers listed in your letter…