6.3.1　打开演示文稿

PowerPoint 2000可以打开各种PowerPoint版本下制作或应用的演示文稿、演示文稿模板文件。打开PowerPoint文件最迅速的方法是利用“文件”菜单中的文件清单。文件清单就是PowerPoint将若干个最近打开过的文件排列在“文件”菜单中形成的清单。图6.3.1所示的就是一个文件清单，只要单击文件名，PowerPoint就会打开此文件。当然对于存放在软盘上的演示文稿文件，如果软盘没有放在软驱中，单击文件名就无法打开此文件。

图6.3.1　文件菜单中的文件清单

文件清单中的个数可以通过调整“工具”菜单中的“选项”对话框中“常规”选项卡中“列出最近使用文件数”中选项来选择，如图6.3.2所示。

图6.3.2　“工具”菜单中的“选项”对话框中“常规”选项卡

如果要打开的文件不在文件清单中，此时就要用到“打开”命令了。在“常用”工具栏中和“文件”菜单中都有“打开”命令。单击“常用”工具栏上的“打开”按钮或“文件”菜单中的“打开”命令，都可以打开“打开”对话框，如图6.3.3所示。

图6.3.3　“打开”对话框

从图中可以看到，“打开”对话框既可以通过“查找范围”来选择目录，也可以到“查找范围”下方窗格的各个目录中进行查找。其中“历史”目录中的文件其实就是：C:\Windows\Recent目录或任务栏上“开始”下“文档”中的文件。在窗格的右上角有两组按钮，左边的一组两个按钮是用来配合“查找范围”的，分别代表回到原来的目录和回到上一目录。

右上角的五个按钮分别代表搜索Web、删除、新建目录、视图和工具。单击第一个按钮就会到互联网络上进行文件搜寻；通过“删除”按钮可以删除文件或目录；通过“新建”按钮可以创建新的目录，这两个按钮其实是管理文件和文件夹的。视图按钮将Office 2000中的几个视图按钮集中到一个下拉式按钮中，看起来更像是一个菜单。图6.3.3所示的就是“预览”视图；选择其中的“属性”视图会将所选择的演示文稿的属性显示出来。其实视图按钮与Windows 98中的文件管理器功能差不多，通过其中的“排列图标”可以将“打开”对话框窗格中的文件按照“名称”、“类型”、“大小”和“日期”进行排列。

单击“工具”按钮可以打开一个包括一系列命令的菜单，如图6.3.4。这些命令对于及时找到所想打开的文件是比较有用的。

图6.3.4　打开对话框中的工具按键下拉菜单

工具中最常用的是查找命令，单击“查找”，显示如图6.3.5所示的对话框。在图中各选项框内键入或选择查找条件，就可以很容易地找到所需要的文件。其中“属性”选项提供了文件名、时间、内容、大小甚至行数等几乎所有的关于文件的属性，再根据“条件”进行选择，一般马上可以找到目标文件。

图6.3.5　打开对话框中工具菜单的查找对话框

在打开对话框中，可以在右下方的“打开”按钮旁边的下拉式菜单中选择打开方式：以只读方式打开、以副本方式打开和用浏览器打开。以只读方式打开的文件无法用原来的文件名保存，如果进行了修改编辑工作可以用“另存为”命令保存文件；以副本方式打开文件，则可以进行编辑工作，但文件将在原名后加“（2）”来保存，这相当于对原文件进行备份；如果用浏览器打开文件，则只能阅览文件而无法进行任何编辑工作。

以下是打开文件的操作步骤：

（1）如果在“文件菜单”中的文件菜单有要打开的文件名，可以直接单击此文件名。

（2）单击“常用”工具栏上的“打开”按钮或“文件”菜单中的“打开”命令，打开“打开”对话框。

（3）如果知道文件所在位置，选择其目录，找到文件。

（4）如果不知道文件所在的目录，用“工具”目录中的“查找”命令进行查找。

（5）如果要打开其他计算机上的文件，可以通过“搜索Web”命令或到“工具”中的“映射网络驱动器”命令去查找。

（6）找到文件后，在“打开”选项中选择打开方式，单击其中一种方式将文件打开。