5.5.6　数据透视表

前面我们介绍的分类汇总适用于按单个字段进行分类，在实际应用中常常需要按多个字段进行，如果用分类汇总方法进行处理就比较困难，为此，Excel提供了一个强有力的工具——数据透视表。数据透视表是一种交互工作表，用于对现有数据清单进行汇总和分析，当数据清单建立透视表后，可根据不同的关系来提取数据。

1．创建数据透视表

创建数据透视表可利用Excel 2000的数据透视表向导来进行，具体操作如下：

图5.5.9　“数据透视表和图表报告向导-3步骤之1”对话框

（1）执行“数据（D）→数据透视表和图表报告（P）”命令，屏幕显示出如图5.5.9所示的“数据透视表和图表报告向导-3步骤之1”对话框；

（2）选择“Microsoft Excel数据清单或数据库（M）”选项；根据需要选择“数据透视表（T）”或“数据透视图（R）”选项，然后单击“下一步>”按钮，屏幕显示出“数据透视表和图表报告向导-3步骤之2”对话框；

（3）在“选定区域（R）”框中选择要建立数据透视表（图）的数据源区域，然后单击“下一步>”按钮，屏幕显示出如图5.5.10所示的“数据透视表和图表报告向导-3步骤之3”对话框；

图5.5.10　“数据透视表和图表报告向导-3步骤之3”对话框

（4）选择创建的透视表为“新建工作表（N）”或“现有数据表（E）”，单击“完成（F）”按钮可完成透视表的创建工作。Excel 2000 创建一个空透视表，用户从透视表工具栏中将数据清单中的各个字段拖入相应位置即可。

图5.5.11　“数据透视表和图表报告向导-版式”对话框

拖入数据字段也可单击图5.5.10所示对话框的“版式（L）”按钮来进行。单击“版式（L）”按钮后，屏幕将显示出如图5.5.11所示的“数据透视表和图表报告向导-版式”对话框，用户只需将对话框右边显示的字段名拖到相应的行、列、数据、页区域即可，拖放到“数据”区域的数据要进行求和汇总；拖放到“行”/“列”区域的数据为行/列标题。

数据透视表创建后，可通过数据透视表工具栏设置数据格式、添加数据字段、设置汇总函数、拖动表中字段重新调整透视表布局等。用创建数据透视表类似的方法可创建数据透视图。

2．修改数据透视表

（1）删除透视表：在Excel 2000中，创建的数据透视表和透视图可生成为一个新的工作表，也可成为当前工作表的一部分。若透视表/图为工作表一部分，则可选取透视表/图后（执行透视表工具栏的“数据透视表（P）→选定（S）→整张表格（T）”命令，如图5.5.12，然后执行“编辑（E）→清除（C）”命令删除透视表/图；若透视表/图为新的工作表，则直接删除该工作表即可。

图5.5.12　数据透视表下拉菜单

（2）添加或删除字段：对数据透视表的字段也可以根据需要进行添加或者删除。要在数据透视表中添加某个字段时，先显示出“数据透视表”工具栏，然后拖动要添加的字段按钮到指定区域即可。要删除数据透视表中某个字段时，先显示出“数据透视表”工具栏，然后单击如图5.5.12中的“向导”，在接下来的如图5.5.11的对话框中将要删除的字段拖出数据区即可。

（3）显示和隐藏字段的部分内容：用户可以根据自己的需要在数据透视表中选择某一字段的部分内容进行显示或隐藏。在数据透视表中每个字段名的右侧都有一个下拉箭头，单击下拉箭头，出现一个下拉列表，列表中未被选中的项将被隐藏起来。

修改版式及选项：单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表向导”按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框。单击“版式”按钮，弹出“数据透视表和数据透视向导——版式”对话框，可对数据透视表的版式进行修改。

修改汇总：前面讲过，数据透视表可以对数据进行多种形式的汇总。要选择相应的汇总方式或修改汇总方式，其步骤是：

1）选中要改变汇总类型的字段。

2）单击“数据透视表”工具栏下拉菜单中的“字段设置”按钮。

3）在弹出的“数据透视表字段”对话框中选择汇总方式，

设置报告格式：单击“数据透视表”工具栏下拉菜单中的“设置报告格式”按钮，弹出“设置报表格式”对话框，此对话框中有20种表格格式可供选择。

数据的更新：如果用来制作数据透视表的源数据清单中的数据有所变动，可以单击“数据透视表”工具栏下拉菜单中的“数据更新”按钮来修正数据透视表中的数据，而不必从头开始。