5.5.4　数据分类汇总

在实际应用中常常需要作这样的操作：如统计仓库中某种产品的库存总量，单位发放工资时统计各单位职工的工资总和等等。它们共同的特点是，首先要进行分类，将相同类别数据放在一块，然后再进行数量求和运算。我们把像这种类型的操作称为分类汇总。Excel 2000可用求和、均值等汇总函数实现对数据的汇总计算，允许同时在数据清单中使用多种汇总函数进行分类汇总。分类汇总的方法为：

（1）对分类汇总的字段排序，使相同名称的记录集中在一起，在数据中任选一单元格；

（2）执行“数据（D）→分类汇总（B）”命令，屏幕显示如图5.5.7所示的分类汇总对话框；

图5.5.7　“分类汇总”对话框

（3）在“分类字段（A）”列表中选取要分类汇总的数据列；在“汇总方式（U）”列表中选择所需计算分类汇总的函数；在“选定汇总项（D）”列表框中选取汇总的字段；

（4）单击“确定”按钮。

如果用户对分类汇总的结果不满意，则可在图5.5.7所示的分类汇总对话框中选择“全部删除（R）”按钮，清除分类汇总设置。

隐藏与显示数据：在进行完分类汇总操作以后，数据清单自动进入到分级显示状态。在分级显示状态下用户可以对数据进行显示或隐藏。其中，单击左边的“+”可以显示出内部数据，单击左边的“-”则可以隐藏内部数据，当然，也可通过“数据”菜单中的“显示明细数据”或“隐藏明细数据”来实现。

清除分级显示：单击“数据”菜单下“组及分级显示”中的“清除分级显示”命令，则移去分级显示。移去分级显示后，分类汇总结果依然保留。单击“数据”菜单中“组及分级显示”中的“自动建立分级显示”命令，可以重新显示分级。