5.5.3　数据筛选

1．自动筛选

数据筛选可以只显示那些符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来。Excel的自动筛选功能为用户处理有大量数据的数据清单提供了强大的管理功能，数据筛选的操作方法如下：

（1）选取数据清单中的任一单元格；

（2）执行“数据（D）→筛选（F）→自动筛选（F）”命令，则在工作表中的每个列标题右侧出现一个下箭头，如图5.5.2所示；

（3）从相应的下拉列表中选择要显示的项目，则显示相应结果。筛选后显示的数据行的行号为蓝色，数据列中自动筛选箭头也为蓝色。

如果要取消对某列的筛选，可单击该列自动筛选箭头，从列表中选择“全部”项；若用户选择“前10个”项可进行该数据字段的前X名显示（如：前5名等）。

图5.5.2　数据筛选列表

如果想解除自动筛选恢复原来的数据表格。则在数据清单中任选一个单元格后，用鼠标指向“数据”菜单中的“筛选”命令，在随后显示的菜单中再次单击“自动筛选”，则解除筛选。如果在此菜单中选择“全都显示”，数据清单也全部恢复显示，但自动筛选记号仍然存在。

2．自定义自动筛选

用户可通过“自定义”选项来缩减自动筛选数据清单的范围，具体操作方法为：

（1）选取数据清单中的任一单元格；

（2）执行“数据（D）→筛选（F）→自动筛选（F）”命令，单击列标右侧箭头，从列表中选择“（自定义）”选项，屏幕将出现自定义自动筛选方式对话框；

（3）单击第一个比较操作符右侧下箭头，从列表中选择所需操作符，并在右面文本框中输入数值；若要设置第二个条件，可先选择第二个条件与第一个条件的关系：“与（A）”或“或（O）”，再单击第二个比较操作符右侧下箭头，从列表中选择所需操作符，并输入数值；

（4）单击“确定”按钮，即可显示出符合条件的数据记录。

Excel 2000有“自动筛选”和“高级筛选”两个筛选命令，高级筛选不在列标右侧显示条件选择下箭头，而是在工作表的条件区域中输入条件。使用高级筛选命令时，可用两列或多列中的条件，也可用单列中的三个或三个以上的条件。

3．高级筛选

利用自动筛选功能只能进行简单的筛选，高级筛选则为用户提供了更为灵活的筛选手段。

下面用几个例子说明高级筛选的用法：

（1）逻辑“与”

比如想知道年龄在30～40岁的职工情况。这个例子是一个逻辑“与”的关系。请按以下步骤进行：

1）先要输入筛选所需的条件。如图5.5.3所示，在A9、B9单元格中输入“年龄”；在A10、B10单元格中分别输入“>＝30”和“<＝40”。在这里，A9：B10被称为条件区域。

图5.5.3　输入逻辑“与”的筛选条件

2）单击数据清单中的任一单元格。

3）在“数据”菜单中，将鼠标指向“筛选”命令，在随后显示出来的菜单中单击“高级筛选”命令。此时将弹出“高级筛选”对话框，如图5.5.4所示。在“条件区域”中输入A9：B10。

4）单击“确定”按钮，得到筛选结果。

（2）逻辑“或”

如果希望看到来自计算机系和信息中心的职工情况，这时，筛选的条件是逻辑“或”的关系。可按以下步骤进行：

图5.5.4　“高级筛选”对话框

①如图5.5.5所示，在A9、A11单元格中输入“单位”，在A10单元格中输入“计算机系”；A12单元格中输入“信息中心”。

2）单击数据清单中的任一单元格。

3）在“数据”菜单中，将鼠标指向“筛选”命令，在随后显示出来的菜单中单击“高级筛选”命令。

4）在“高级筛选”对话框的“条件区域”中输入A9：A12。

5）单击“确定”按钮，得到筛选结果。

图5.5.5　输入逻辑“或”的筛选条件

（3）解除筛选

在“数据”菜单的“筛选”命令中选择“全部显示”命令，解除筛选结果，恢复原来的数据清单。

（4）复合筛选

对于更复杂一些的筛选方法，需要混合使用逻辑“与”和逻辑“或”作为条件。如果希望同时看计算机系男职工和信息中心女职工的情况，可执行下列操作：

图5.5.6　复合筛选

1）如图5.5.6所示，在A9：B9内输入“单位”、“性别”；在A11：B11内分别输入相同内容；在A10、B10中分别输入“计算机系”、“男”；在A12、B12中分别输入“信息中心”、“女”。

2）单击数据清单中的任一单元格。

3）在“数据”菜单中，将鼠标指向“筛选”命令，在随后显示出来的菜单中单击“高级筛选”命令。

4）在弹出的“高级筛选”对话框的“条件区域”中输入A9：B12。

5）单击“确定”按钮，得到筛选结果。