5.3.4　工作表的格式化

当创建工作表后，往往还需对工作表进行编排、美化处理，使工作表更容易阅读、理解，更美观实用。Excel 2000提供了丰富的工作表排版命令，用户可设置工作表的字体、字号、颜色、对齐方式、数字格式、边框、底纹等，也可插入图片、对象到工作表中。

1．设置字符格式

Excel 2000在格式工具栏中提供了设置字符格式的常用工具，可快捷地设置字体、字号、字形和颜色等，用户也可执行“格式（O）→单元格（E）”命令，在单元格格式的字体选项卡中进行字符格式设置。设置字符格式的方法如下：

（1）选取要设置字符格式的单元格区域；

（2）单击格式栏中“字体”右边的下箭头，从字体列表框中选择所需的字体；

（3）单击格式栏中“字号”右边的下箭头，从字号列表框中选择字符的字号；

（4）单击“加粗”按钮可设置选取单元格字符的粗体属性。

如果要设置更多的字符格式，可执行“格式（O）→单元格（E）”命令，在“单元格格式”对话框中单击字体选项卡，在字体对话框中设置所需的字符格式。

2．对齐方式设置

在默认情况下，输入的文本以单元格左对齐、数字以单元格右对齐、而逻辑数据（True 和False）居中。在格式栏提供了“左对齐”、“居中”、“右对齐”、“合并及居中”四种对齐方式，用户可选取要进行对齐处理的文本和数据，单击所需的对齐方式即可。

“合并及居中”按钮用于处理表格标题或文本需要跨越几个单元格的情况，其使用方法为：选取文本需要跨越的单元格区域（可为多列、行），单击格式栏中“合并及居中”按钮，则文本以选取的列宽进行居中处理。若文本跨越的单元格中有多个数据、文本，Excel将只能保留最左上角单元格中的数据。

格式栏中的四种对齐方式可进行水平方向的对齐处理，若用户需要进行垂直方向调整或更复杂的调整，可执行“格式（O）→单元格（E）”命令，在“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡（如图5.3.8所示），然后进行相应的设置。

图5.3.8　“单元格：格式对齐”对话框

Excel 2000可设置文本的缩进量，如果要缩进单元格中的数据，可在图5.3.8所示对话框中“水平对齐（H）”列表框中选择“左（缩进）”，然后在“缩进（I）”框中输入缩进量大小。用户也可单击格式栏中“减小缩进量”或“增加缩进量”按钮来设置文本的缩进量。

3．设置文本方向

Excel 2000可以任意角度排列文本方向，文本的旋转角度可从-90～+90度，设置方法为：

（1）选取要设置文本方向的单元格区域；

（2）执行“格式（O）→单元格（E）”命令，在“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡（如图5.3.8所示）；

（3）在“方向”框中直接单击文本的方向，小红点指示旋转角度，也可在“度（D）”中输入文本的旋转角度；

（4）单击“确定”按钮。

4．设置数字格式

在工作表中输入的数据，Excel 2000均以常规数字格式显示，该格式可将数字以最大的精确度显示出来，当单元格宽度太小时，则以“#”填满。在实际应用中， 数字则必须以某种格式表示，本节将学习数字格式的设置方法。

（1）使用格式栏格式化数字

在Excel 2000格式栏中提供了“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔符”、“增加小数位数”和“减少小数点位数”等5种快速格式化数字按钮，如：需要给表格中某些数字添加千分位分隔符，首先选取数字的单元格区域，然后单击“千分位分隔样式”按钮即可。

（2）使用“单元格格式对话框”

除用格式栏设置数字格式外，还可使用“单元格格式对话框”来设置更多的数据格式，操作方法为：

1）选取要格式化数字的单元格区域；

2）执行“格式（O）→单元格（E）”命令，在单元格格式对话框中单击“数字”选项卡；

3）在“分类（C）”列表框中选择要使用的数字格式类别，对话框中将显示出该格式的样例，选择所需的样例；

4）单击“确定”按钮。

用户可在“分类（C）”列表框中选择“自定义”选项， 允许用户自定义数字格式（小数点位数、分隔符等）。

5．设置列宽/行高

当单元格数据宽度超过单元格列宽时，多余数据将不能显示出来，这时需要调整单元格列宽以完整显示数据；Excel 2000默认以数据的高度设置行高，有时需要给表格留出适当的空间，可能要设置表格的行高。

设置列宽和行高的最简单方法是：直接用鼠标拖动列标/行号分隔线，即可改变一列/行的宽度和高度。

也可以通过鼠标双击来实现自动调整列的宽度，其步骤如下：

（1）移动光标，使指针移动到要调整列宽的列标右边框，光标将变为双箭头。

（2）双击鼠标左键，系统自动调节列的宽度，使之与最大的数据宽度相一致。

用户也可用对话框设置多列/行的宽度和高度，设置方法如下：

（1）选取要设置列宽/行高的单元格区域；

（2）执行“格式（O）→列（C）→列宽（W）”/“格式（O）→行（R）→行高（E）”命令，屏幕显示出列宽/行高对话框；

（3）在“列宽（C）”/“行高（R）”框中输入所需的列宽/行高；

（4）单击“确定”按钮即可设置所选单元格区域的列宽/行高。

一般用户可执行“格式（O）→列（C）→最合适的列宽（A）”/“格式（O）→行（R）→最合适的行高（A）”命令来设置与当前数字格式最匹配的列宽和行高。

6．设置单元格边框

在Excel 2000工作表中的网线是用于表格数据定位的，通常不能在打印机上打印输出（若要打印网线，可执行“文件（F）→页面设置（U）”命令，在页面设置对话框中选中“网格线（G）”复选框）。为了打印输出表格线， 往往需要给单元格添加边框。

（1）选取要添加边框的单元格区域；

（2）执行“格式（O）→单元格（E）”命令，在“单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡；

（3）在“边框”栏内指定边框的位置（边），在“线形”栏内可选择边框的线型和边框线的颜色；

（4）重复设置单元格区域各个边的线型和颜色，然后单击“确定”按钮。

添加单元格区域边框也可使用格式栏的边框按钮，单击格式栏的“边框”按钮右边的下箭头从显示的边线按钮中选取所需的边；若直接单击“边框”按钮，Excel 将自动把上次选择的边框线添加到选取的单元格区域上。

7．设置单元格底纹

为了区分表格中的各个数据区域，可为表格数据添加适当的底纹，若将边框和底纹结合设置，可使表格更加美观、易于阅读。Excel 2000可设置颜色和图案两种底纹，设置方法为：

（1）选取要添加底纹的单元格区域；

（2）执行“格式（O）→单元格（E）”命令，在“单元格格式”对话框中单击“图案”选项卡；

（3）如用彩色图案作为底纹，先在“颜色（C）”框中选择背景颜色，然后单击“图案（P）”列表框右侧下箭头，从出现的列表框中选择图案和颜色；

（4）单击“确定”按钮。

添加单元格区域底纹可单击格式栏的“填充色”按钮右边的下箭头从显示的颜色列表框中选取所需的颜色。在设置单元格底纹时，要考虑底纹与文本、数字的匹配，不要因底纹而使表格的阅读困难。

设置工作表背景:单击“格式（O）→工作表（H）→背景（B）”，弹出“工作表背景”对话框。删除工作表背景时，单击“格式（O）”菜单下的“工作表（H）”选项中的“删除背景”即可。

8．自动套用格式

Excel 2000提供的“自动套用格式”功能，可根据预设的表格格式对表格进行快速格式化，操作方法如下：

（1）选取要格式化的单元格区域；

（2）执行“格式（O）→自动套用格式（A）”命令，屏幕将显示出“自动套用格式”对话框；

（3）在对话框中格式列表中选择要使用的格式；单击“选项（O）”按钮，可显示出“应用格式种类”栏，用户根据需要选择/清除某些选项；

（4）单击“确定”按钮，即可用预设表格样式设置选取的单元格区域。

如设置自动套用格式后要取消设置，可在自动套用格式对话框的格式列表中选择“无”选项即可。

9．插入图片、艺术字

Excel 2000可在工作表中插入图片、对象和艺术字等来美化工作表，也可使用绘图功能在工作表中绘制图形，这些功能的使用方法与Word 2000完全相同， 读者可参见相关章节的介绍，在此就不再重复。

10．条件格式

设置数据条件格式，可以使数据在符合不同条件时，以不同格式显示。设置条件格式的步骤如下：

（1）单击“格式（O）→条件格式（D）”，弹出“条件格式”对话框，如图5.3.9所示。

（2）在“条件l”框内，设置数据的条件。

图5.3.9　条件格式（1）

（3）单击“格式”按钮，出现“单元格格式”对话框，设置数据符合条件时所需的格式。

（4）单击“添加”按钮，完成条件格式设置，这时弹出“条件2”对话框。

（5）重复（2）～（4）步，直到设置完所有格式。

（6）单击“确定”按钮，完成设置。