5.3.2　输入数据

Excel 2000允许用户向单元格输入文本、数字、日期和时间、公式等，并自动判断所键入的数据的类型，然后进行适当的处理。用户可用下面方法向单元格输入数据。

（1）单击要输入数据的单元格，然后输入数据。

（2）双击单元格，插入点出现在单元格中，移动插入点到适当位置，再输入、修改数据。

（3）单击单元格，再单击编辑栏，在编辑栏中输入、添加、修改单元格数据。

1．文本输入

文本包含汉字、英文字母、数据、空格和键盘能键入的符号。在默认情况下，输入文本沿单元格左边对齐，一个单元格可存放32 000个字符。

文本输入时，输入文本出现在活动单元格和编辑栏中，按“BackSpace”键可删除插入点左边字符。输入完毕后，单击编辑栏的“√”按钮或按“Enter”键、“Tab”键、箭头键等，输入的内容出现在活动单元格中；若需要取消输入的内容，可单击编辑栏的“×”按钮或按“Esc”键。

如果需要把数字（如：邮政编码、电话号码、产品代码等）作为文本处理，可在输入数字时前面加一个单引号（如：'610059），则Excel 2000 将把输入的数字作为文本。当输入的文本超过了单元格宽度，若右边单元格没有数据，则延伸到右边单元格显示；若右边单元格有数据，则不显示超过单元格宽度的文本。

2．数字输入

在Excel 2000中，单元格输入的数字是按常量处理的，有效符号只能是0-9、+、-、（）、/、$、%、E、e等字符，Excel将自动对数值作右边对齐处理。在通常情况下，Excel忽略正数前面的“+”号，对于负数可在数字前加“-”号，或将数字置于（）内（如：-10,（10）均表示负10）；输入分数时，在分数前先输入0和空格，再输入分数（如：0 1/2 表示1/2），否则Excel 2000会解释为日期；当输入一个较长的数字时，单元格将显示出科学记数法（如：3.14E+08等）；当单元格显示为“#”符号时，表示单元格列宽太小，不能完整显示整个数字。

3．日期时间输入

在Excel中，日期和时间均按数字处理， 工作表中的日期或时间的显示取决于单元格中所用的数字格式。若Excel能识别出所键入的是日期或时间，则单元格宽度将由“常规”数字格式变为内部日期或时间格式；Excel能够识别的常见格式有“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh：mm（am/pm）”。若不能识别出输入的日期或时间，则按文本处理。

也可使用函数Time（时，分，秒）（如Time（8，10，50）则显示为“8：10：50Am”）和函数Date（年份，月份，日期）（如Date（1990，1，4）则显示为“1990-1-4”）来输入。

如果需要使用12小时制表示时间，可在时间后空一格加AM或PM，Excel 2000缺省使用24小时制。日期和时间可以运算，如果要在公式中使用日期和时间，可将日期或时间按文本方式输入，并加引号，如：公式=“99/2/6”－“99/1/5”的差值为32天。

另输入当天的日期可按组合键“Ctrl+；”，输入当前时间则按“Ctrl+shift+；”。

4．自动填充数据

当选取单元格区域后，拖动选取区域右下角的小黑色矩形（填充柄）扩大选取区域，可将选取区域中单元格内容复制到同行、同列中其他单元格。若该单元格包含Excel可扩展序列中的数字、日期、时间段，该操作过程中这些数值将按序列增加或减小，而不是简单地复制。如：在第一个单元格输入“星期一”，然后拖动单元格填充柄到其他相邻单元格上，将自动建立序列“星期一”、“星期二”、“星期三”……等。

Excel 2000可自动建立等差序列、等比序列、日期序列、自动填充序列等多种类型填充序列。

（1）自动输入序列数据

1）使用鼠标实现

当向工作表中输入一个序列数据（如“1，2，3，…”或日期、月份等）时，我们可以利用Excel的自动输入数据功能。自动输入的方法是：

a.在相邻的两个单元格中输入数据序列的前两个数据。

b.选择这两个单元格

c.将鼠标移动到“自动填充”柄上，这时鼠标指针将变为十字型，

d.按下鼠标左键并拖动至所需单元格，释放鼠标左键，完成自动输入。这时，其他空白单元格会自动填充为数据序列的其余部分。

对于日期序列，Excel 2000缺省按年进行递增或递减，如果需要以月、日递增或递减填充，可按住鼠标右键拖动填充柄，从显示的浮动快捷菜单中选取相应的递增或递减方式。

2）用菜单实现，这种方法将更灵活，具体操作方法是：

①选取要填充区域的第一个单元格，并输入数据序列的初始值；

②选取含有初始值的单元格区域；

③执行“编辑（E）→填充（I）→序列（S）”命令，屏幕显示序列对话框，如图5.3.1所示；

④在“序列产生在”栏中选择“行（R）”或“列（C）”，设置Excel 2000 是按行方向填充，还是按列方向填充；

⑤在“类型”栏内选择序列的类型，若选择“日期（D）”，则必须在“日期单位”栏内选择日期的单位；

图5.3.1　“序列”对话框

⑥如果要指定序列递增或递减的数量，可在“步长值（S）”框内输入正/负步长值，在“终止值（O）”框中输入限定序列的最后一个值。

⑦设置完毕，单击“确定”即可按设置参数进行序列填充。

（2）建立自定义序列

Excel 2000预设了一些自动填充序列（如：星期、季度等），用户也可自定义填充序列，具体操作方法是：

1）若已输入将要用作填充的数据列表，可选取相应的数据列表；

2）执行“工具（T）→选项（O）”命令，屏幕将显示出选项对话框， 单击“自定义序列”选项卡，则对话框显示如图5.3.2所示；

图5.3.2　“选项：自定义序列”对话框

3）在“自定义序列（L）”列表框中选择预设序列，或选取“新序列”，在“输入序列（E）”框内输入所需的填充序列，然后单击“添加（A）”按钮；

4）若要使用选取单元格区域数据，可单击“导入（M）”按钮。

5．公式输入

计算是Excel最大的功能之一。当定义了计算公式后，如果修改了原始数据，其结果可以自动更新。关于公式的更详细内容我们将在第四节中讲到。在单元格中输入公式的方法为：

（1）选取要输入公式的单元格；

（2）输入一个等号，并输入公式内容，如：=Sum（A1:C7）+D7；

（3）按“Enter”键，即可计算出相应的内容。

6．有效数据

（1）用户可以预先设置某一单元格所允许输入的数据类型，以及数据的范围，并可以设置有效数据的输入提示信息和输入错误提示信息。设置有效数据使用户输入数据时可以避免发生错误，而且预先设置的提示信息可以使用户对将要输入的数据类型及范围或所发生的错误—目了然，令填写表格的工作变得十分轻松。有效数据的定义步骤如下：

1）选择单元格。

2）单击“数据→有效数据”，弹出“有效数据”对话框，选择“设置”标签，图5.3.3所示。

3）在“允许”栏中选择相应的数据类型。

图5.3.3　“有效数据”对话框

4）在“数据”栏中选择数据限制条件，数据限制条件有“介于”“未介于”和“不等于”等。

5）如果数据有限制条件，则在下面的数值栏中填入相应的条件。

6）按“确定”按钮，有效数据定义完毕。

（2）输入提示信息的设置步骤如下：

1）选择单元格。

单击“数据”、“有效数据”在“有效数据”对话框中选择“输入信息”标签，如图5.3.4所示。

2）确认“选定单元格时显示输入信息”被选中，在“标题”栏中输入提示信息的标题，在“输入信息”栏中输入详细提示信息。

3）按“确定”按钮。

设置输入提示信息最好能使他人对所要输入数据的类型和范围一目了然，便于他人使用表格时输入数据。

图5.3.4　设置有效数据的输入提示信息

（3）用户不但可以设置输入提示信息，而且还可以设置输入错误提示信息。错误类型有三种：中止、警告、信息。其设置步骤与上类似。

如我们设置了E4单元格的有效数据、输入提示信息和输入错误提示信息。此时若选择E4单元格，便会出现输入提示信息，若输入正确，则不出现任何提示信息，输入错误时，则会显示出输入错误提示信息。

7．数据输入的自动更正和拼写检查

我们可能经常犯拼写错误的毛病，如把“neighbor”拼写成“neibor”，把“written”拼写成“wriren”等，每次修改都很麻烦。这时，用户可以利用Excel自动更正功能，让系统自动修改自己经常输入错误的字词。此外，用户还可以利用缩写代替要经常输入的很长的词句。输入时，只要输入缩写，系统会自动替换为设定的词句。设置自动更正的步骤如下：

（1）单击“工具”菜单中的“自动更正”，弹出“自动更正”对话框。

（2）在“替换”栏中输入经常输错的字词或是词句的缩写，在“替换为”栏中输入正确的字词或与缩写对应的词句。

（3）单击“添加”按钮，完成自动更正的设置如图5.3.5。

针对英文单词和长句，Excel还提供了拼写检查功能，单击“工具”菜单下的“拼写”选项，弹出“拼写检查”对话框，用户可以按照对话框的提示进行检查和更改。

图5.3.5　自动更正

8．单元格批注

（1）添加单元格批注：为了使其他用户更方便、快速地了解自己所建工作表的内容，可建立一个批注提醒特定公式的目的或应更新的数据；也可用单元格批注对工作表中某些特定数据进行注释，以便日后工作表的解释使用。添加单元格批注的方法如下：

1）选取要添加批注的单元格；

2）执行“插入（I）→批注（M）”命令，Excel 2000 将在选取单元格旁边显示一个批注框；

3）在出现的批注框中输入注释文本，如图5.3.6；

4）输入完毕，在批注框外任意位置单击鼠标左键。

当一个单元格添加批注后，该单元格左上角将显示一个红色的三角，将鼠标光标移动到该单元格，将显示出该单元格的批注内容。如果要编辑该单元格批注，可选取单元格后再执行“插入（I）→编辑批注（M）”命令，并在显示出的批注框内修改、编辑批注内容；要删除批注，可选取单元格后再执行“编辑（E）→清除（A）”命令，删除该单元格的批注。

图5.3.6　添加批注

（2）设置批注格式：用户可以设置批注文本的显示格式，具体步骤如下：

1）进入批注编辑状态。

2）单击“格式（O）→批注（M）”，弹出“设置批注格式”

3）设置批注文本的字体、字形、大小、颜色等。

4）单击“确定”按钮，完成批注格式设置。