5.2　演示文稿的基本操作

PowerPoint 2007的基本操作一般包括:演示文稿的创建与保存，演示文稿的打开与关闭，幻灯片的编辑，幻灯片的外观设置，动画效果及放映等内容。

5.2.1　演示文稿的创建与保存

1）演示文稿的创建

PowerPoint 2007在启动的同时会自动创建一个名为演示文稿1.pptx的文件。用户还可以使用其他的方法创建。

（1）使用菜单项

除了使用“开始”菜单创建演示文稿外，用户可以使用右键快捷菜单创建。在桌面空白处右击，从弹出的快捷菜单中选择“新建”→“Microsoft Office PowerPoint演示文稿”即可在桌面上创建一个系统默认名为“新建Microsoft Office PowerPoint演示文稿”。

（2）使用对话框

如果用户已经打开了一个演示文稿，此时就可以使用对话框创建新的空白演示文稿。在已经创建的演示文稿中单击“Office按钮”，在弹出的下拉菜单中选择“新建”命令，打开“新建演示文稿”对话框，如图5.5所示。在“模板”组合框中选中“空白演示文稿和最近使用的演示文稿”，在其选项区域中选择“空白演示文稿”选项，然后单击“创建”按钮即可。

图5.5　“新建演示文稿”对话框

（3）使用模板

系统提供多种已经设计好格式的模板供用户使用，使用模板创建新的演示文稿可以节省用户设计演示文稿的时间，十分方便。

在打开的演示文稿中单击“Office按钮”，在弹出的下拉菜单中选择“新建”命令，打开“新建演示文稿”对话框。在“模板”组合框中选中“已安装的模板”，在其选项区域中选择“古典型相册”选项，然后单击“创建”按钮即可创建一个基于“古典型相册”模板的演示文稿。

2）演示文稿的保存

创建完演示文稿后需要保存演示文稿。在对演示文稿进行操作时，也要时常保存演示文稿，以免由于断电、死机等突发状况而造成内容丢失。PowerPoint 2007中常用保存演示文稿的方法有以下4种:

①单击Office按钮，在打开的菜单中单击“保存”选项。

②在快速访问工具栏中单击“保存”按钮。

③使用“Ctrl＋S”快捷键。

④若考虑使用早期版本PowerPoint软件的电脑能打开PowerPoint 2007编辑的演示文稿时，需单击Office按钮，选择“另存为”命令，在右拉菜单中选择“PowerPoint 97-2003演示文稿（9）”后保存即可。

如果是第一次保存演示文稿，一般会弹出“另存为”对话框，如图5.6所示。在此对话框中还需要选择文件在电脑中的保存位置、设置保存名称及保存类型等内容。

默认情况下，文件保存类型为“演示文稿”，扩展名为.pptx。

除此之外，还有其他保存类型，如将保存类型设置为“演示文稿设计模板（＊.potx）”，可把当前演示文稿保存为模板；将保存类型设置为“PowerPoint放映（＊.ppsx）”，可以在打开该演示文稿时就直接进入幻灯片放映模式。

图5.6　“另存为”对话框

3）演示文稿加密

在“另存为”对话框中，选择“工具”→“常规选项”命令，系统将弹出“常规选项”对话框，如图5.7所示。在这里，可以为演示文稿设置打开权限密码和修改权限密码。密码要求输入两次，最后单击“确定”按钮。

密码设置成功后，其他人想查看该演示文稿，就必须知道其中一个密码。如果要修改演示文稿，还必须知道修改权限密码才行。

图5.7　演示文稿加密设置

5.2.2　演示文稿的打开与关闭

1）演示文稿的打开

要对一个以前创建的演示文稿进行修改，就必须先将此演示文稿打开，具体打开演示文稿的方法如下:

①直接双击要打开的PowerPoint 2007演示文稿。

②右键单击要打开的PowerPoint 2007演示文稿，执行“打开”命令。

③在已经打开的PowerPoint 2007演示文稿界面中单击Office按钮，执行“打开”命令，选择演示文稿所在的磁盘及文件夹，选定相应的演示文稿，单击“打开”命令。

2）关闭演示文稿

退出PowerPoint 2007演示文稿应用程序即能关闭演示文稿，所以关闭PowerPoint 2007演示文稿的方法类似退出PowerPoint 2007演示文稿程序的方法，可参考前面内容，这里不赘述。