4.1　电子表格软件介绍

Exce l2007电子表格处理软件是Microsoft Office2007办公系列中的一重要组件，使用它可以完成表格数据的输入、编辑、格式设置、计算、统计、筛选、排序、汇总等多项工作，还可以生成精美直观的图表。

Exce l2007是一款优秀的电子表格处理软件，具有功能强大、技术先进、使用方便、易学易用的特点，是应用普遍的实用软件工具之一，广泛地应用于各个行业。例如办公人员可以用它来管理单位的各种人事档案，如职工业绩考评表、工资表等；财务管理人员可以用它进行财务管理、统计分析等；决策人员可以用它进行决策分析；证券管理人员可以用它进行投资及证券交易的各种图表分析等。

4.1.1　Exce l2007的功能

Exce l2007是Excel2003的升级版本，它不仅具有以前版本的所有功能（如用来制作电子表格、完成各种复杂的数据运算、进行数据分析和预测，有强大图表制作功能使复杂的数据直观生动，可以制作网页，有方便的数据交换能力、丰富的自动化功能等），而且具有很多新的更加强大的功能，同时它的界面更加新颖，操作更加便捷。概括来讲，Exce l2007新增的主要功能特点如下:

1）新用户界面

Exce l2007放弃了Excel以前版本使用的菜单和工具栏用户界面，换上了新的“功能选项卡和功能区”用户界面。构成新外观的其他元素还有6个新现代观感字体（默认工作簿字体当前是11号宋体，这比旧的10号字体更便于阅读，尤其是字号较小时）、快速访问工具栏、浮动工具栏等。

2）较大的工作表

为了使用户能在工作表中浏览大量数据，Exce l2007支持每个工作表中最多有1048576行和16384列。具有多个行和列的优点赋予了工作表更大的灵活性。

3）新文件格式

Exce l2007仍旧支持Excel的XLS文件格式，但它现在使用新的基于XML（可扩展标记语言）的默认“打开”文件格式。Exce l2007的文件扩展名为.xlsx。

4）工作表表格

在Exce l2007中，一旦指定特定区域成为表格（选择“插入”→“表”→“表”命令即可），Exce l2007提供一些非常有效的处理表格的工具，如轻松地删除重复项，已扩展“自动筛选”和“排序”选项（例如给某列的单元格或其中的字符设置了不同的颜色，现在可以按颜色对数据进行排序，并且可以将相同颜色的数据筛选出来，这在以前的版本中是很难实现的），轻松地在表格的标题行和汇总行切换显示等。

5）样式和主题

主题包括调色板、字体集和效果。在Exce l2007中，可以通过预定义的样式作用于单元格和区域，还可以通过访问专业设计主题库容易地创建有良好观感的工作表。

6）更具观感的图表

在Exce l2007中，用户可以使用新的图表工具轻松创建能有效交流信息的、具有专业水准外观的图表。在新的用户界面中，用户可以轻松浏览可用的图表类型，以便为自己的数据创建合适的图表。由于提供了大量的预定义图表样式和布局，用户可以快速应用一种外观精美的格式，然后在图表中进行细节设置。

7）页面布局视图

页面布局视图作为一个选项，可以用连续的页面显示工作表。使用这种视图可以保证在打印工作内容时确保不会出现意外，还可以直观地单击和输入页眉和页脚等。

8）增强的条件格式

条件格式指的是基于数值格式化一个单元格。使用它可轻易地突出某些值，让这些值可以明显地表现出来。在Exce l2007中，可以基于无限的条件格式化一个单元格，还可以利用大量新的数据可视化功能:数据条、色阶和图标集。

9）合并选项

在Exce l2007中，大多数对话框已并入巨大的“Excel选项”对话框。选择“Office按钮”→“Excel选项”，可以显示此对话框。

10）Smart Art

在Exce l2007中可利用新的Smart Art功能轻松地创建各种美观的可视图形，例如流程图、组织图、关系图等。

11）轻松编写公式

在Exce l2007中，公式的编写方式有了较大的改进，公式的编写变得更加简单、方便。

主要体现在以下几个方面:

①可调整的编辑栏。编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式，从而防止公式覆盖工作表的其他数据。与Excel早期版本相比，用户可以编写的公式更长、使用的嵌套级别更多。

②函数记忆式键入。使用函数记忆式键入，可以快速写入正确的公式语法。它不仅可以轻松检测到用户要使用的函数，还可以获得完成公式参数的帮助，从而使用户在第一次使用时以及今后的每次使用中都能获得正确的公式。

③结构化引用。除了单元格应用（例如A1和R1C1），Exce l2007还提供了在公式中引用命令区域和表格的结构化引用。

④轻松地访问命令区域。通过使用Exce l2007命名管理器，用户可以在一个中心位置来组织、更新和管理多个命名区域，这有助于任何需要使用工作表的用户理解其中的公式和数据。

12）兼容性检查器

在Exce l2007中，为检查是否有早期Excel版本不支持的功能，可使用兼容性检查器，选择“Office按钮”→“准备”→“运行兼容性检查器”即可。

在Exce l2007中，还有其他的一些新增功能，如:协作功能、改进的数据透视表、新工作表功能、监控中心、PDF加载项、许多新模板、颜色方案、改进的缩放等。

4.1.2　Exce l2007的界面介绍

Exce l2007的界面具有不同于以前版本的Excel程序，其界面格局更加新颖，功能显示更加明了，分类更加多样，使用起来十分方便。

1）启动Exce l2007

启动Exce l2007的方法有多种，常采用以下3种方法:

（1）通过“开始”菜单启动Exce l2007

这是一种最常用的启动方法。在安装完Exce l2007后，即可通过“开始”菜单运行该程序。选择“开始”菜单→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Exce l2007”命令即可运行Exce l2007，如图4.1所示。

（2）通过桌面快捷方式图标启动Exce l2007

在安装完Exce l2007后，系统将自动在桌面显示所安装组件的图标，用户只需直接在桌面上双击“Microsoft Office Exce l2007”图标即可运行Exce l2007。

（3）通过已存在的Exce l2007文件启动Exce l2007

若看到某个扩展名为.xlsx的Exce l2007工作簿文件，双击该文件，即可启动Exce l2007程序并打开这个工作簿文件。

2）退出Exce l2007

退出Exce l2007程序的方法也有很多种，用户可以根据实际情况选择合适的退出方法。常采用以下几种方法:

图4.1　通过“开始”菜单启动

（1）通过“关闭”按钮退出

直接单击窗口标题栏右侧的“关闭”按钮即可快速地退出Exce l2007程序，这是最常用的一种退出方法。

（2）通过快捷菜单命令退出

在界面最上方的标题栏空白处或在Exce l2007桌面任务按钮区中的任务按钮上右击，在弹出的快捷菜单中单击“关闭”命令，即可退出Exce l2007程序。

（3）通过Office按钮退出

单击界面左上角的Office按钮，在弹出的区域中单击按钮，即可退出Excel 2007程序。

注意:单击界面左上角的Office按钮，在弹出的区域中若选择“关闭”命令，可以关闭当前工作簿，但并不退出Exce l2007程序。

（4）双击Office按钮

双击Office按钮可以快速地退出Exce l2007程序。

（5）直接使用“Alt＋F4”组合键

使用“Alt＋F4”组合键也可快速地退出Exce l2007程序。

退出Exce l2007程序时，如果该工作簿没有保存，系统会弹出一个询问是否保存文件的对话框。单击“是”按钮，文件会被保存；单击“否”按钮，则不保存；单击“取消”按钮，则返回编辑状态。

3）Exce l2007的工作界面

启动Exce l2007程序后，显示屏上就会出现如图4.2所示的Exce l2007工作界面，其中有一些独有的区域，下面简要地介绍一下其各个组成部分的作用。

①Office按钮:又称“文件”按钮，以文本文件为操作对象。单击该按钮后可以打开文件菜单如图4.3所示，可以进行新建、打开、保存、打印、共享以及发布工作簿等操作。

②快速访问工具栏:用于显示一些最常用操作的工具快捷按钮，方便用户对工作簿进行快速编辑。默认状态下显示的是“保存”“撤销”“恢复”3个工具按钮，如图4.4所示。单击快速访问工具栏最右边的下三角按钮，在弹出的快捷菜单中会显示最近执行的操作。用户还可以自定义快速访问工具栏，即添加或者删除相应的按钮。

图4.2　Exce l2007的工作界面

图4.3　“文件”菜单

图4.4　快速访问工具栏

③标题栏:位于窗口的正上方，主要用于显示Exce l2007的当前工作簿的标题和程序名称。双击标题栏可以将工作簿窗口还原或最大化。如果是刚打开的新工作簿文件，用户所看到的文件名是Book1，这是Exce l2007默认建立的文件名。

④功能选项卡和功能区:它们是Exce l2007工作界面中比较独特的区域，主要用于显示用户可以使用的各种菜单和工具等。它将旧版本Excel中的菜单栏与工具栏结合在一起，以功能选项卡的形式列出Exce l2007中的操作命令。

默认情况下，系统包含6个功能选项卡，每个选项卡都围绕特定的方案或对象进行组织。同时，根据用户的实际操作，系统还会自动地显示其他的功能选项卡，以便于用户使用。每个功能选项卡下都有自己的功能区，每个功能区又包含很多组，它们将此功能区所包含的功能进行了细致划分。随着Exce l2007窗口大小的改变，功能区也会随之而发生变化，它会自动地将“组”显示为“按钮”。

⑤控制按钮:主要用于控制Exce l2007的应用程序窗口和文档窗口的状态。它主要包括工作簿控制按钮和工作表控制按钮，用户可以使用这些按钮对工作簿窗口和工作表窗口进行最小化、最大化、向下还原以及关闭等操作。

⑥帮助按钮:位于工作表控制按钮区域的左侧，单击该按钮可弹出“Excel帮助”窗口，在此窗口中显示出了系统提供的各种帮助信息，直接单击某一个链接即可查看其中的内容。

⑦编辑栏:位于功能区的下方，一般情况下包括名称框、“插入函数”按钮和编辑框3部分。名称框主要用于显示当前选中的单元格或单元格区域的名称或引用。编辑框是数据输入区域，主要用于显示活动单元格中的数据以及公式等。单击“插入函数”按钮表示要在单元格中插入函数，系统会输入一个等号并弹出“插入函数”对话框。

当用户在单元格中编辑内容时，编辑栏还会出现“取消”按钮（用于取消当前操作，恢复到单元格操作前的状态）和“输入”按钮（用于确定编辑栏中的内容为当前选中单元格的内容）。用户根据编辑的内容多少，分别单击“展开编辑栏”按钮或“折叠编辑栏”按钮即可实现将编辑栏进行展开或折叠。

⑧工作表格区:是用户处理数据的主要区域，在该区域内对数据进行各种操作。

⑨行号、列号:用于定位单元格，单击行号或列号即可选中整行或整列。行号用1、2、3…数字表示，范围一般为1～1048576；列号用A、B、C…字母表示，范围一般为A-XFD，共有16384列。

⑩全选按钮:位于编辑栏的下方，是行号与列号交叉的最左上角处。单击全选按钮可以选中当前工作表的全部单元格。

皕瑏瑡滚动条:分为垂直滚动条和水平滚动条，拖动滚动条可向上或向下、可向左或向右查看编辑区中被遮挡的内容。

皕瑏瑢工作表标签和标签滚动按钮:通过工作表标签将多个工作表均组织在同一个表格文件中，即工作簿中。

工作表标签用来显示每个工作表的名称，标识工作表。处于活动状态的工作表显示为背景色。默认情况下，一个工作簿中包含3个工作表，其默认名称为“Sheet1”“Sheet2”“Sheet3”，单击不同的工作表标签即可切换到相应的工作表中。

4个带箭头的按钮是标签滚动按钮。当工作表很多、工作表标签栏显示不下时，单击向右、向左箭头按钮可以让全部标签向右、向左移动一个位置；单击带竖线的向右、向左箭头按钮，可以让最后一个、第一个工作表名显示出来。当然，这种操作只是改变了工作表标签的显示，当前编辑的工作表并没有改变。

皕瑏瑣状态栏:位于窗口的底部，用来显示当前工作表的状态。在大多数情况下，状态栏的左端显示“就绪”字样，表明工作表正准备接收新的信息；而在单元格中输入数据时，状态栏的最左端显示“编辑”字样。

皕瑏瑤视图按钮:又称显示模式。Exce l2007支持3种显示模式，分别为“普通”模式、“页面布局”模式与“分页预览”模式。单击Exce l2007窗口左下角的按钮可以切换显示模式即视图版面。

皕瑏瑥显示比例:即工作区缩放比例，用于显示或调整工作区的页面视图比例，拖动中间的缩放滑块可以调整工作区的显示比例。

皕瑏瑦拆分框:垂直滚动条上端和水平滚动条右边的深色框，可以通过拖动它而将窗口拆分成2个或4个窗格。

4.1.3　Exce l2007的基本概念

Exce l2007的基本概念一般包括工作簿、工作表、单元格、活动单元格、单元格区域、填充柄、数据等。

1）工作簿

工作簿是Excel专门用来存放和管理数据的文件，即用来存储用户建立的工作表。Excel 2007的工作簿文件的扩展名是“.xlsx”，一个工作簿对应一个扩展名为“.xlsx”的文件，默认文件名字为book1、book2…。

一个工作簿文件由若干个工作表组成，最多可包括255个互相独立的工作表，可见工作簿是工作表的集合。在Exce l2007新建的工作簿中，默认包含3个工作表，名字分别是“Sheet1”“Sheet2”“Sheet3”。当然，用户可以根据需要进行设置新建工作簿中包含的工作表数，还可以根据需要自行添加或删除工作表，但每个工作簿最多不能超过255个工作表。

2）工作表

工作表又称电子表格，是Excel完成一项工作的基本单位，是工作簿文件的重要组成部分，即工作簿中的每一张表称为工作表。它是由单元格构成的表格，Exce l2007中一切操作都是在工作表上进行。

每个工作表是由16384列和1048576行组成，相当于一张非常大的表格。行号依次用1、2、3…1048576数字表示，列号依次用A、B、C…XFD字母表示，共有16384列。每个工作表有一个名字，标注在工作表标签上。工作表标签在顶层的工作表是当前工作表，其标签为白色。任何时候只有一个工作表是当前工作表。

3）单元格

单元格是用户输入数据、公式的地方。行和列交叉的方框称为单元格，是工作表的基本组成单位，也是Excel工作簿的最小组成单位。

每个单元格都有一个自己的名称。单元格名称也是单元格的“引用地址”，即用“列号”＋“行号”来指定单元格的引用地址。如第一个单元格的名称或引用地址为A1，表示第A列第1行。

4）活动单元格

每个工作表中任何一个时刻只能有一个单元格为当前工作单元格，称为活动单元格。此时该单元格边框线变粗，在名称框中显示单元格的名称（它取决于其所处的行与列，列标在前行号在后）。

5）单元格区域

单元格区域是一组被选中的、高亮显示的相邻或分离的单元格，其作用是对该区域中所有单元格执行相同的操作。连续的多个单元格组成连续单元格区域，用“左上角单元格名称:右下角单元格名称”的方式表示，例如图4.5所示横条区A1:C3。不连续或连续的多个单元格组成不连续单元格区域，用“，”分隔，例如图格区A5:B7，D4，E1:F3。

图4.5　单元格区域

6）填充柄

填充柄是指当前单元格的右下角一个很小的黑色方块。利用它可以进行序列填充、数据复制以及公式复制等操作。

7）数据

数据是Excel中的主要操作对象。它包括文本、数值、日期、时间和计算公式等。