3.4　文档排版

3.4.1　样式和主题

1）样式

样式是指系统自带或用户自定义并保存的一系列排版格式，包括字体、段落、制表位、加粗、斜体、下划线等。

使用样式不仅可以轻松编排具有统一的段落，而且还可以使文档格式严格保持一致，避免误操作带来的麻烦。

（1）查看和显示样式

将鼠标放在文档中的任意位置，单击“开始”选项卡“样式”组中的对话框启动器，打开“样式”任务窗格显示所有样式，并且此处内容的样式为蓝色矩形框突出显示，如图3.40所示。

（2）样式的使用方法

要改变一个段落的样式，可使光标移动到该段落中或选定段落中的任意部分，再使用样式；如果要改变连续多个段落的样式，可选中这些段落，再使用样式。

在应用段落样式时，只需将光标放置在段落中，然后在“样式”下拉列表中选择所需的样式即可。

（3）创建文档所需新样式

若需要新建文档的样式，可以选择要应用样式的文本，单击“样式”任务窗格中的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，如图3.41所示，即在此设置样式名称和样式格式。

图3.40　“样式”任务窗格

图3.41　“根据格式设置创建新样式”对话框

（4）修改样式

更改某个样式属性的操作方法如下:

单击“开始”选项卡“样式”组中的“对话框启动器”按钮，打开“样式”任务窗格。在所选文字的样式下拉列表（图3.42所示）中选择“修改”，打开“修改样式”对话框，如图3.43所示。修改选定的样式的属性和格式后，单击“确定”按钮。

（5）删除样式

选定需要删除的样式，单击“样式”任务窗格中的“全部删除”命令，则删除了文本之前设置的样式。

图3.42　“样式”菜单

2）主题

通过使用主题，用户可以快速地改变Word2007文档的整体外观，主要包括字体、字体颜色和图形对象的效果。如果在Word2007中打开Word97文档或Word2003文档，则无法使用主题，而必须将其另存为Word2007文档才可以使用主题。在Word2007文档中使用主题的方法如下:

打开Word2007文档窗口，切换到“页面布局”功能区，并在“主题”分组中单击“主题”下拉三角按钮。在打开的“主题”下拉列表中选择合适的主题。当鼠标指向某一种主题时，会在Word文档中显示应用该主题后预览效果。

图3.43　“修改样式”对话框

提示:如果希望将主题恢复到Word模板默认的主题，可以在“主题”下拉列表中单击“重设为模板中的主题”按钮。

3.4.2　目录

Word2007通过不同级别的标题中所应用的标题样式（如标题1、标题2和标题3）可以创建目录。Microsoft Office Word搜索与所选样式匹配的标题，根据标题样式设置目录项文本的格式和缩进，然后将目录插入文档中。

1）用内置目录样式创建目录

将光标定位到放置目录的位置，切换到“引用”选项卡，单击“目录”按钮，弹出如图3.44所示的菜单，选择“自动目录1”或“自动目录2”即可生成目录。

2）自定义目录样式

如果对自动生成的目录样式不满意，还可以自己设置想要的目录样式，只需单击“目录”菜单中的“插入目录”选项，打开“目录”对话框，如图3.45所示，在这里可以选择制表符前导符、格式等来自定义并预览目录样式。

3）删除目录

需要删除目录时，仅需单击“目录”菜单中的“删除目录”选项即可。

图3.44　“目录”菜单

图3.45　“目录”对话框

3.4.3分页与分节

1）分页功能

当文本内容占满一页时，Word2007就会自动插入分页符将后续的内容转到下一页。如果需要在文档的某个位置强制分页，如教材中的每一章都另起一页，就应采取插入分页符的方式进行手动分页。要实现分页效果，可在“插入”选项卡的“页”组中单击“分页”按钮产生分页，也可以单击“页面布局”功能区中“页面设置”组里的“分隔符”按钮，在打开“分隔符”菜单中选择“分页符”命令，如图3.46所示。

图3.46　“分隔符”菜单

2）分节功能

“节”即文档中的一部分内容，默认情况下，一个文档即一个节，可向文档中插入分节符来分节。在普通视图模式下，节与节之间用一条双虚线作为分界线，称为“分节符”。每个分节符包含了该节的格式信息，如页眉、页码、分栏、对齐等。操作方法是:在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“分隔符”按钮，在弹出的菜单（如图3.46所示）中单击“分页符”进行设置。

（1）“下一页”

“下一页”命令指插入一个分节符，并在下一页上开始新节。此类分节符对于在文档中开始新的一章尤其适用。

（2）“连续”

“连续”命令指插入一个分节符，新节从同一页开始。连续分节符对于在页上更改格式（如不同数量的列）很有用。

（3）“奇数页”或“偶数页”

“奇数页”或“偶数页”命令指插入一个分节符，新节从下一个奇数页或偶数页开始。如果希望文档各章始终从奇数页或偶数页开始，请使用“奇数页”或“偶数页”分节符选项。

3.4.4　页面设置

页面设置包括文字方向、纸张方向、页边距等设置，页面设置直接决定文档的打印效果。选择“页面布局”选项卡“页面设置”组的“对话框启动器”按钮，可打开“页面设置”对话框。该对话框包括四个选项卡:“页边距”“纸张”“版式”和“文档网格”。

3.4.5　页眉和页脚的设置

页眉和页脚是文档中每个页面顶部、底部中的区域，页眉和页脚常用于现实文档的附加信息，可以在页眉和页脚中插入或更改文本或图形。例如，可以添加页码、时间、日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名等。

添加页眉和页脚的方法比较简单，主要涉及以下方面:

（1）整个文档设置相同的页眉和页脚

在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中选择“页眉”或“页脚”，直接编辑即可。

（2）在页眉或页脚中插入文本或图形

在“插入”选项上的“页眉和页脚”组中选择“页眉”或“页脚”，单击“编辑页眉”或“编辑页脚”选项，插入文本或图形。

图3.47　“页眉页脚”工具选项

（3）将页眉保存到库

选中页眉中的文本或图形内容，单击“页眉”中按钮。

（4）设置首页、奇偶页不同

编辑页眉页脚时，如果要设置首页或奇偶页不同，可直接在页眉页脚工具选项中选择，如图3.47所示。

3.4.6　页码操作

为文档设置页码，只需要在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中单击“页码”按钮，弹出菜单如图3.48所示。在这里，用户根据需要设置页码在文档中显示的位置，即选择“页面顶端”“页面底端”“页边距”“设置页码格式”“删除页码”等进行设置。

图3.48　“页码”菜单

3.4.7　设置文档背景

如果想要设置文档的背景，仅需要单击“页面布局”选项卡“页面背景”组中的“页面颜色”按钮，单击所需的颜色即可改变文档的背景颜色。若要设置各种填充效果的背景，单击“填充效果”命令打开“填充效果”对话框，自己选择设置即可。想要给文档添加水印时还可以单击“页面布局”选项卡“页面背景”组中的“水印”按钮，选择设置页面背景的水印效果。

如果不需要设置或需要取消背景填充效果，可选择“页面布局”选项卡“页面背景”组中“页面颜色”下拉菜单中的“无颜色”命令。

3.4.8　文档的分栏

1）使用默认分栏设置

一般情况下，Word文档的“分栏”下拉列表中，执行的二栏、三栏等都是Word默认的宽度。

设置分栏的方法是，单击“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“分栏”下拉按钮，如图3.49所示。也可单击“页面设置”组中的“对话框启动器”按钮，弹出“页面设置”对话框。然后选择“文档网络”选项卡，在“文字排列”组中设置“栏数”，并在“应用于”下拉列表中选择“整片文档”或“插入点之后”选项。

2）使用分栏对话框分栏

使用分栏对话框不仅可以设置等宽栏，还可以按照特殊要求设置不等宽栏或设置栏数大于4栏的文档。选择“页面设置”组中的“分栏”下拉按钮中的“更多分栏”选项，弹出“分栏”对话框，如图3.50所示。

图3.49　“分栏”菜单

图3.50　“分栏”对话框

3）平衡栏长

当对文档进行多档的排版时，时常会出现栏与栏不等长的情况，通过平衡栏长可以使各栏等长。将鼠标光标定位于需要分栏的文本的末尾，单击“页面设置”组中的“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，选择“分节符类型”区域中的“连续”按钮，即可将文档分成等长栏。

3.4.9　题注、脚注和尾注

题注指在Word文档中给图片、表格、图表、公式等项目添加的名称和编号。脚注指在印刷的书页正文下面或在各表下面的附注。尾注和脚注一样，是一种对文本的补充说明。脚注一般位于页面的底部，可以作为文档某处内容的注释；而尾注一般位于文档的末尾，如列出引文的出处等。

Word2007中添加题注、脚注和尾注，需切换到“引用”选项卡，分别在“脚注”和“题注”组中设置。