3.2　文档的基本操作

掌握了启动和退出的方法以及了解了Word2007的基本页面布局后，接下来的学习内容主要是进行文档操作。文档的基础操作包括创建文档、输入文本、保存文档、打开文档等，下面将分别介绍。

3.2.1　文档的创建与保存

Word文档的创建与保存方法均有很多种，通常根据个人习惯选择合适的创建与保存方法即可。

1）新建文档

Word2007在启动时就会自动创建一个新的文档Doc1.docx，用户还可以使用其他的方法创建:

（1）使用菜单项

除了使用“开始”菜单创建文档外，用户还可以使用右键快捷菜单创建。在桌面空白处右击，从弹出的快捷菜单中选择“新建”→“Microsoft Office Word文档”即可在桌面上创建一个系统默认名为“新建Microsoft Office Word文档.docx”的Word文档。

（2）使用对话框

如果用户已经打开一个文档，此时就可以使用对话框创建新的空白文档。在已经打开的文档中单击“Office按钮”，在弹出的菜单中选择“新建”命令，打开“新建文档”对话框，如图3.5所示。在“模板”组合框中选中“空白文档和最近使用的文档”，在其选项区域中选择“空白文档”选项，然后单击“创建”按钮即可。

（3）使用模板

系统提供有多种已经设计好格式的模板供用户使用，使用模板创建新的文档可以使用户设计文档方便又省时。

在打开的文档中单击“Office按钮”，在弹出的菜单中选择“新建”命令，打开“新建文档”对话框。在“模板”组合框中选中“已安装的模板”，在其选项区域中选择“平衡信函”选项，然后单击“创建”按钮即可创建一个基于“信函”模板的文档。

2）保存文档

创建完文档后或在对文档进行操作时，要时常保存文档，以免由于断电、死机等突发状况而丢失数据。Word2007中常用保存文档的方法有以下4种。

图3.5　“新建文档”对话框

①单击“Office按钮”，在打开的菜单中单击“保存”选项。

②在快速访问工具栏中单击“保存”按钮。

③使用“Ctrl＋S”快捷键。

④若考虑使用早期版本Word软件的电脑能打开Word2007编辑的文档时，需单击“Office按钮”，选择“另存为”命令，在右拉菜单中选择“Word97-2003文档（9）”后保存即可，如图3.6所示。

如果是第一次保存文档，一般会弹出“另存为”对话框，在此对话框中还需要选择文件在电脑中的保存位置、设置保存名称及保存类型等内容。

3）设置密码

为了确保文档内容的安全性，可为文档设置密码。如图3.7所示，单击左下角“工具”按钮，在弹出菜单中选择“常规选项”，打开“常规选项”对话框，如图3.8所示。分别设置“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”，两个密码可以不同。建议密码长度超过8位长度，并且包含字母、数字和符号。

图3.6　保存Word文档为早期版本

图3.7　“另存为”对话框

图3.8　“常规选项”对话框

3.2.2　文档的打开与关闭

Word文档的打开与关闭有很多种方法，用户一般根据个人爱好或习惯选择打开与关闭的方式。

1）打开文档

要对一个以前创建的文档进行修改，就必须先将此文档打开，具体打开文档的方法包括:

①直接双击要打开的Word2007文档。

②右键单击要打开的Word2007文档，执行“打开”命令。

③在已经打开的Word2007界面中，单击“Office按钮”，执行“打开”命令，选择文档所在的磁盘及文件夹，选定相应文档，执行“打开”命令。

2）关闭文档

退出Word2007应用程序即能关闭文档，所以关闭Word文档的方法类似退出Word2007程序的方法，可参考前面内容，这里不赘述。

3.2.3　文本编辑

1）选择文本

选定文本内容是一切文本操作的基础，也是学习办公类软件必须掌握的知识，选定文本有以下几种方法；

（1）用鼠标选取文本

将鼠标置于要选定文字的开始位置，按住鼠标左键不放拖动鼠标到要选定文字的结束位置松开；或者按住Shift键，在要选定文字的结束位置单击，也可以选中这些文字，利用鼠标选定文字方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。

（2）选取一句

按住Ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击句子中的任意句子，则该句子就被选中。

（3）选取一行

行的选择有两种:单行选择和多行选择。

①单行选择:将鼠标移到一行文本的左边首部，此时光标变成斜向右上方的箭头，单击即可选择整行文字。

②多行选择:在文档中按左键上下进行拖动可以选定多行文本；或在开始行的左边单击选择该行，按住Shift键在结束行的左边单击，同样可以选中多行。

（4）选取段落

将鼠标移动到该段落的左侧，待光标改变形状后双击，或者在该段落中的任意位置连续3次单击鼠标（快速按鼠标左键3次）即可选定整个段落。

（5）选取全文

将鼠标移到文档左侧，待光标改变成斜向右上方的箭头形状后3次单击鼠标，或者按“Ctrl＋A”组合键也能选定整篇文章。

2）删除、复制、移动文本

选取文字的目的无非是为了对它们进行复制、删除、拖动、修改等操作，下面介绍如何进行删除、移动和复制文本操作。

（1）删除文本

在文档的输入过程中免不了会出现错误的操作，有时必须通过删除文档中的文字来修改错误，这时只要先选定要删除的文本，然后再按下backspace键或按下delete键，均可以删除文本。

（2）复制文本

对需要重复输入的文字，利用文档的复制和粘贴功能实现会比较方便，常用的方法有以下两种:

①菜单命令法:先选定要重复输入的文字，使用“开始”选项卡或右键快捷菜单中的“复制”命令或快捷键“Ctrl＋C”对文字进行复制；然后将光标置于要输入文本的地方，使用右键快捷菜单中的“粘贴”命令或者快捷键“Ctrl＋V”实现粘贴。

②鼠标拖动法:先选定要重复输入的文字，按住鼠标左键，拖动鼠标指针。此时，鼠标指针会变成一个带有虚线方框的箭头，光标呈虚线状。当光标移动到要插入复制文本的位置后释放鼠标，就实现了文本的复制。

图3.9　粘贴命令菜单

在Word2007中，不管采用哪一种复制方法，都会在粘贴的文本后面出现一个粘贴选项按钮，单击该按钮可以展开粘贴命令菜单。在粘贴命令菜单中，有4种方式供用户选择，如图3.9所示。

●“保留原格式”:所粘贴的内容的属性不会改变；

●“匹配目标格式”:所粘贴的内容的字体、大小等属性和目标一样；

●“保留文本”:表示只粘贴文本内容；

●“设置默认粘贴”:通过设置默认粘贴可以自定义粘贴方式。

（3）移动文本

移动文本是将选择的文本原样移动到指定的地方。文本移动的方法主要有常规方法和鼠标拖动法两种。

①常规方法:选择需要移动的文本，使用“开始”选项卡或者右键快捷键菜单中的“剪切”命令或快捷键“Ctrl＋X”对文字进行剪切；然后将光标置于要输入文本的地方，使用右键快捷菜单中的“粘贴”命令或快捷键“Ctrl＋V”可以粘贴。

②鼠标拖动法:先选中要移动的文字，同时按鼠标左键，拖动鼠标指针。此时，鼠标指针会变成一个带有虚线方框的箭头，光标呈徐现状。当光标移动到要插入文本的位置后释放鼠标，就实现了文本的移动。

3）查找和替换文本

在文档的编辑过程中，经常要查找某些内容，有时还需要对某一内容进行统一替换。对于比较长的文档来说，如果仍逐字逐句进行查找或者替换，不仅费时费力，而且很容易出现遗漏，利用Word的查找和替换功能可以很方便地完成这些工作；

（1）查找

要想在文档中查找内容，可以单击“开始”选项卡中的“查找”命令，也可以利用快捷键“Ctrl＋F”来打开“查找和替换”对话框，如图3.10所示。查找完成，插入点会定位于被找到的文本位置上。具体操作方法是:首先使用插入点设置开始查找的位置；接着单击“开始”选项卡中的“查找”命令或者按“Ctrl＋F”键，打开“查找和替换”对话框；在“查找内容”文本框中输入要查找的文本，然后单击“查找下一处”按钮，即可在文档中进行查找，如果要继续查找，可以再次单击“查找下一处”按钮。若要结束查找，可以单击“取消”按钮，关闭对话框。

图3.10　“查找”对话框

提示:

如果对查找有更多的要求，可以单击“更多”按钮，Word2007在对话框中显示更多的搜索选项如“搜索方向”“区分大小”“全字匹配”等。

（2）替换

要先替换文档中的内容，可以单击“开始”选项卡中的“替换”命令，也可以利用快捷键“Ctrl＋H”来打开“查找和替换”对话框，如图3.11所示。替换操作如下:首先单击“开始”选项卡中的“替换”命令或者按“Ctrl＋H”键，打开“查找和替换”对话框；接着在“查找内容”文本框中输入要替换的源文本，在“替换为”文本框中输入替换后的文本；然后单击“替换”可实现单个文本替换，单击“全部替换”可实现整个文档中的内容替换。

图3.11　“替换”对话框

提示:

如果不确定是否要替换文本，可以先单击“查找下一处”按钮，然后对比上下文，需要替换的则单击“替换”按钮。

4）撤销和恢复

Word2007提供了撤销和恢复功能，所以出现误操作时，可以利用Word2007的撤销恢复功能回到误操作之前的状态。

（1）撤销

当执行删除、修复、复制和替换等操作时，有时会出现操作错误的情况，此时可以单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮或者按下“Ctrl＋Z”组合键，取消上一次所作的操作。

如果要撤销多次操作，可以单击快速访问工具栏上的“撤销”按钮邮编的下拉箭头，打开下拉列表框，从中选择要撤销的操作步骤。

（2）恢复

恢复和撤销是相对应的，用于恢复被撤销的操作，操作方法是单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮或者按下“Ctrl＋Y”组合键。

3.2.4　字符修饰

掌握了上面的文本编辑技巧还远远不够，只有对文档进行恰当的格式设置，才能制作出精美专业的文档，这对于办公人员来说尤为重要。

1）字符格式设置

字符格式主要包括字体、字号、字形、颜色、下划线、上/下标等，常用的字符格式设置方法有以下几种:

（1）利用“开始”功能区设置字符格式

选择设置字符格式的字体，然后在“开始”选项卡的“字体”组中的“字体”下拉列表框中选择一种合适的字体，在“字号”下拉列表框中选择一种合适的字号；要改变字形，则必须单击“字体”组中上的“加粗”“倾斜”等按钮，如图3.12所示。

（2）利用浮动工具栏设置字符格式

选中要设置格式的字符，移动鼠标即弹出浮动工具栏，选择字体、字形或者字号等，如图3.13所示。

图3.12　字体组

图3.13　浮动工具栏

（3）利用“字体”组的对话框启动器设置字符格式

如果需要全面地设置字符格式，则需要利用“字体”对话框来设置，具体操作是:选择要设置字符格式的字体，单击“字体”组的对话框启动器，打开“字体”对话框；在此对话框中分别有“字体”和“字符间距”2个选项卡，可以根据需要进行格式设置，在“字体”选项卡中可以设置文字的字体，字形，字号，字体颜色，基本字体效果等参数，如图3.14所示。在“字符间距”选项卡中可以设置字符的间距和位置等参数，并能在“预览窗口”中观察设置效果，如图3.15所示。

图3.14　“字体”选项卡

图3.15　“字符间距”选项卡

2）首字下沉

有时为凸显段落或整篇文档的开始位置，需要将文档中段首的一个文字放大，并进行下沉或悬挂设置，操作方法如下:

首先将鼠标放到需要设置首字下沉的段落任意位置，在功能区中单击“插入”选项卡“文本”组中的“首字下沉”按钮，弹出首字下沉菜单，如图3.16所示。在此处选择“下沉”或者“悬挂”，即可实现Word2007默认的首字下沉效果。若想全面设置首字下沉效果，需要在此处单击“首字下沉”选项，打开“首字下沉”对话框，如图3.17所示，选择好“字体”区域中的“字体”“下沉行数”“距正文”参数后按“确定”即可设置成功。

图3.16　“首字下沉”菜单

图3.17　“首字下沉”对话框

3.2.5　段落修饰

1）设置段落对齐方式

除了对文本进行格式设置外，还必须掌握段落的格式化设置方法，即学习怎样对一个段落的整体布局进行格式设置，比如设置段落的缩进和对齐方式、行距和间距等。

Word中常用的段落对齐方式有5种，分别是左对齐、居中对其、右对齐，两端对齐和分散对齐。设置段落对齐方式的方法有3种，分别是:

（1）利用“段落”组中对齐方式按钮进行对齐

选中要设置对齐方式的段落，而后在“段落”组中选择一种对齐方式，比如设置段落居中对齐只需单击“居中对齐”按钮。

图3.18　“段落”对话框

（2）利用浮动工具栏进行对齐

选中要设置对齐方式的段落，移动鼠标即弹出浮动工具栏，选择对齐方式。

（3）利用“段落”组的对话框启动器进行对齐

选中要设置对齐方式的段落，单击“段落”组的对话框启动按钮，打开“段落”对话框，如图3.18所示。在“对齐方式”下拉列表框中选择对齐方式，并单击“确定”按钮完成操作。

2）设置段落行距与间距

行距就是行和行之间的距离。选中全文，单击“段落”组的对话框启动器按钮，此时会打开菜单，打开“段落”对话框；再单击“行距”下拉列表框中的下拉箭头，选择行距值；然后单击“确定”按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。

间距就是段落与段落之间的距离。把光标定位在要设置的段落中，打开“段落”对话框，在“间距”选项区中单击“段后”设置中的箭头，任意选择，然后单击“确定”按钮，这样该段落和后面的段落之间的距离就拉开了。

3）设置段落缩进

缩进段落就是增加段落的边缘与页边距的距离。段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进4种形式。设置段落缩进可以分别使用“段落”对话框、“段落”组等几种方法来实现。

（1）使用“段落”对话框设置缩进

选择要设置缩进的段落，打开“段落”对话框。在“缩进和间距”选项卡中的“缩进”选项区中可以精确地设置所缩进量，在“左”“右”文本框中设置缩进量，可以调整选定段落左右边界的大小。

在“特殊格式”下拉列表框中设置缩进的格式，其中“首行缩进”只缩进段落首行，而“悬挂缩进”则可以缩进除段落首行外的所有行。

（2）使用“段落”组设置缩进

“段落”组上有“减少缩进量”按钮和“增加缩进量”按钮，单击即可减少或增加一个字的缩进量。

（3）利用标尺设置段落缩进

通过标尺可以比较直观地设置段落的缩进距离，Word2007标尺栏中有4个小滑块，它们分别代表4中段落缩进方式。

①“首行缩进”:拖动可以改变文本第一行的左缩进；

②“悬挂缩进”:拖动可以改变文本除第一行外的所有行的左缩进；

③“左缩进”:拖动可以改变文本整个段落的左缩进；

④“右缩进”:拖动可以改变文本整个段落的右缩进。

3.2.6　边框和底纹

学会了以上的设置字符格式和段落格式后，整个文档就比较规范美观了，除此之外，还可以为文档中各元素加边框和底纹。添加边框可以使文档的各个部分很好地区分开来，而添加底纹可以使整个文档不会显得过于空白，也可起到一定的美化作用。

1）添加边框

添加边框的方法如下:

选中需要添加边框的页面元素，比如文本，接着选择“页面布局”选项卡中的“页面背景”组中的“页面边框”命令，打开“边框和底纹”对话框，如图3.19所示，根据需要选中所需边框样式、线性、颜色和宽度等。如果要为整个页面添加边框，可以选择对话框中的“页面边框”选项卡，如图3.20所示，根据需要选中所需边框样式、线性、颜色、宽度或艺术型，单击“确定”按钮即可设置页面边框。

2）添加底纹

添加底纹时，仅需要选中需要添加边框的页面元素，如文本。用上述方法打开“边框和底纹”对话框，单击底纹选项卡，选择填充颜色、样式即可设置所选文字或段落的底纹背景色，如图3.21所示。

图3.19　“边框”对话框

图3.20　“页面边框”对话框

图3.21　“底纹”对话框

3.2.7　项目符号和编号

项目符号和编号是放在文本前的点或其他符号，起强调作用。合理地使用项目符号和编号，可以使文档的层次结构更加清晰、更有条理。

1）自动创建项目符号或编号

在文本的原有行中添加项目符号和列表，可以利用“段落”组上的“项目符号”按钮或“编号”按钮来实现，具体操作方法如下:

选择需要添加项目符号或编号的段落，单击“项目符号”按钮或“编号”按钮，实现项目符号和编号的插入，默认项目符号是，编号是1。

2）手动添加项目符号和编号

有时候使用Word自动创建的项目符号和编号并不能满足需要，这时可以手动添加项目符号，操作方法如下:

选择要添加项目符号的段落，单击“项目符号”按钮弹出图3.22所示的菜单，或者单击“编号”按钮右边的下拉箭头，弹出图3.23所示菜单，选择需要的项目符号类型即可。

图3.22　“项目符号”菜单

图3.23　“项目编号”菜单

3）定义新项目符号和编号

当用户想要使用自己定义的项目符号和编号时，仅需要单击图3.22和图3.23中的“定义新项目符号”和“定义新编号格式”菜单，分别打开“定义新项目符号”对话框和“定义新编号格式”对话框，如图3.24和图3.25所示，在其中选择相应设置即可。

4）删除项目符号

对于不再使用的项目符号或编号可以即时将其删除，具体步骤如下:

选择要删除其项目符号或编号的文本，重新单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮或“编号”按钮，即可删除其项目符号或编号。

图3.24　“定义新项目符号”对话框

图3.25　“定义新项目编号”对话框

3.2.8　使用格式刷

格式刷用来复制格式。在Word2007中，格式同文字一样是可以复制的。选中一些文字，单击“格式刷”按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子刷过的文子格式就变得和选中的文字一样了。

还可以直接复制整个段落文字的所有格式，把光标定位在段落中，单击“格式刷”按钮，鼠标变成了一个小刷子形状，然后选中另一段，该段的格式就会变得和前一段一模一样。如果有好几段，则先设置好一个段落的格式，然后双击“格式刷”按钮，这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式；单击“格式刷”按钮或按ESC键即可退出格式刷编辑状态。