3.1　文字处理软件介绍

Word2007是Microsoft公司推出的Office2007办公自动化软件的组件之一，主要用来进行文本图像的编辑、排版、打印等工作，是目前应用比较广泛的文字处理软件。与其他字处理软件相比，它具有更强大的文本处理和文档编辑功能，适用于制作公文、信函、传真、简历、书刊等各种文档。Word2007与之前版本相比，操作界面更具人性化，具有“所见即所得”的特点。

3.1.1　Word的功能

Word2007是Word2003的升级版本，不仅沿袭了旧版本Word2003所有功能，工作界面进一步优化整合，而且增加了一系列新的功能，其具体功能如下:

1）友好、实用、华丽的新外观

Word2007的用户界面用直观明了的单一机制取代了Word早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格。这种新的用户界面可以使用户在使用过程中更加高效、容易地找到完成各种任务的合适功能，并提高效率。

在Word2007中，功能区是菜单和工具栏的主要替代控件。为了便于浏览，功能区包含若干个围绕特定方案或对象进行组织的选项卡。而且，每个选项卡的控件又细化为几个选项组。功能区能够比菜单和工具栏承载更加丰富的内容，包括按钮、库和对话框内容。

2）创建具有专业水准的文档

Word2007提供的编辑和审阅工具可以使用户比以前任何时刻都能更轻松地创建精美的文档。直观的界面操作可以减少用户花在文档格式设置方面的时间，让用户把更多精力用在撰写文档内容上面。

用户可以通过单击几次鼠标，即可添加预设格式的元素，也可以利用极富视觉冲击力的图形更有效地进行沟通。新的图表和绘图功能包含三维形状、透明度、阴影以及其他效果。用户还可以通过使用“快速样式”和“文档主题”来快速更改整个文档中的文本、表格和图形的外观，以便与首选的样式和配色方案相匹配。

3）轻松避免拼写错误

使用拼写检查功能可以查找并标记某些上下文拼写错误。现在，有若干个拼写检查选项是全局性的。如果用户在一个Office程序中更改了其中某个选项，则在所有其他Office程序中，该选项也会随之改变。除了共享相同的自定义词典外，所有程序还可以使用同一个对话框来管理这些词典。

4）放心地共享文档

当用户向同事发送文档草稿以征求他们的意见时，Word2007可以帮助用户有效地收集和管理他们的修订和批注。在用户准备发布文档时，Word2007可以确保所发布的文档中不存在任何未经处理的修订和批注。

5）快速比较文档的两个版本

Word2007可以轻松地找出对文档所作的更改。比较并合并文档时，可以查看文档的两个版本，而已删除、插入和移动的文本则会清楚地标记在文档的第三个版本中。

6）向文档中添加数字签名或签名行

可以通过向文档中添加数字签名来为文档的身份验证、完整性和来源提供保证。在Word2007中，用户可以向文档中添加不可见的数字签名，也可以插入Microsoft Office签名行来捕获签名的可见表示形式以及数字签名。通过使用Office文档中的签名行捕获数字签名的功能，可以使组织对合同或其他协议等文档使用无纸化签署过程。与纸质签名不同，数字签名能提供精确的签署记录，并允许以后对签名进行验证。

7）将Word文档转换为PDF或XPS

可移植文档格式（PDF）是一种版式固定的电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。当联机查看或打印PDF格式的文件时，该文件可以保持与原文完全一致的格式，文件中的数据也不能被轻易更改。对于要使用专业印刷方法进行复制的文档，PDF格式也很有用。

XML纸张规范（XPS）是一种电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。在联机查看或打印XPS格式的文件时，可以保持与原文完全一致的格式，文件中的数据也不会被轻易更改。

8）防止更改文档的最终版本

在与其他用户共享文档的最终版本之前，用户可以使用“标记为最终版本”命令将文档设置为只读，并告知其他用户共享的是文档的最终版本。在将文档标记为最终版本后，输入、编辑命令以及校对标记都会被禁用，以防查看文档的用户不经意地更改该文档。“标记为最终版本”命令并非安全功能，任何人都可以通过关闭“标记为最终版本”来编辑该文档。

9）超越文档

Word2007允许以XML格式保存文档，因此可将文档内容与Word的DOC格式区分开。基于XML的新文件格式可以使Word2007文件变得更小、更可靠，并能与信息系统和外部数据源深入集成。文档内容可以用于自动数据采集和其他用途。文档内容可以通过Word以外的其他进程搜索或修改，如基于服务器的数据处理。新的Word XML格式是经过压缩、分段的文件格式，可大大缩小文件大小，并有助于确保损坏的文件能够轻松恢复。

10）从计算机问题中恢复

Microsoft Office诊断包含一系列的诊断测试，可以帮助用户发现计算机崩溃的原因。Office2007诊断代替了Office2003的检测并修复以及Microsoft Office应用程序恢复的功能，并改进了Office Word的功能，使之有助于在程序异常关闭时避免丢失工作成果。只要可能，在重新启动后，Word就会尽力恢复程序崩溃之前的状态。

11）输入法

在Office2007安装完毕后单击“输入法”按钮，会发现原有Windows XP自带的“微软拼音输入法2003”自动更新为“微软拼音输入法2007”，与以前的输入法版本相比，字词库不仅得到了更新，而且更加智能。

12）文档保存格式

用户在使用Microsoft Office97～2003版本时，对保存Word文档时生成的.doc格式文档非常熟悉，而新发布的Microsoft Office2007改变了部分文档格式，Word文档的默认保存格式为.docx，改变格式后文档占用的空间将有一定程度的缩小。但同时出现的问题是安装Microsoft Office97～2003版本的计算机无法打开格式为.docx的文档，解决方法是到微软官方网站下载兼容性插件，安装到装有Microsoft Office97～2003版本的计算机上，就可以打开.docx文档了。

13）隐藏工具栏

用户在Word中编辑文档时经常会用到“字体”和“段落”中的一些功能，用户需要用鼠标上下来回单击，比较麻烦。Word2007增加了一个“隐藏工具栏”，当用户将需要修改的文字或段落选中，并把鼠标指针移至选中部分尾字符的右上角时，就会发现在该字符的右上角出现了一个工具栏，并且随着鼠标指针的移近，工具栏的透明度逐渐降低。在这个“隐藏工具栏”中包括了用户经常应用的字体和段落工具栏的选项，使用起来方便快捷，可以显著提高工作效率。

14）审阅选项卡

Word2007的面板中新增了“审阅”选项卡。在Word2007之前的版本中，审阅的功能其实是通过“工具”菜单下的“修订”命令来实现的。在Word2007中新增的“审阅”选项卡中最主要的选项就是“新建批注”和“文档保护”。

3.1.2　Word2007的界面介绍

Word2007是美国微软公司（Microsoft）开发的一个文字处理软件，是办公自动化套装Office2007家族中的重要成员之一，它具有强大的文字处理、图文混排及表格制作功能，现在普遍应用在办公商务和个人文档的制作及专业的排版印刷方面。

任何一款专业软件的学习，都离不开对其用户界面的了解，本小节将介绍Word2007的用户界面。Word2007的界面具有不同于以前版本的Word程序，其界面格局更加新颖，功能显示更加明了，分类更加多样，使用起来十分方便。

1）启动Word2007

启动Word2007的方法有多种，常采用以下3种方法:

（1）通过“开始”菜单启动Word2007

这是一种最常用的启动方法。在安装完Word2007后，即可通过“开始”菜单运行该程序。选择“开始”菜单→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Word2007”命令即可运行Word2007，如图3.1所示。

图3.1　通过“开始”菜单启动Word2007

（2）双击桌面快捷方式图标启动Word2007

安装完Word2007后，通常系统会自动在电脑桌面上显示Word2007的图标，用户只需直接在桌面上双击“Microsoft Office Word2007”图标即可运行Word2007。

（3）打开已存在的Word2007文件启动Word2007

找到某个扩展名为.docx的Word2007文档文件，双击该文件，即可启动Word2007程序并打开这个Word文件。

2）退出Word2007

退出Word2007程序的方法也有很多种，用户可以根据个人习惯选择退出方法。常采用以下几种方法:

（1）通过“关闭”按钮退出

直接单击窗口标题栏右侧的“关闭”按钮即可快速地退出Word2007程序，这是最常用的一种退出方法。

（2）通过“标题栏”退出

右击标题栏，在弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令。

（3）通过“Office按钮”退出

单击界面左上角的“Office按钮”，在弹出的区域中单击按钮，此时即可退出Word2007程序。

注意:单击界面左上角的“Office按钮”，在弹出的区域中若选择“关闭”命令，可以关闭当前文档，但并不退出Word2007程序。

双击“Office按钮”可以快速地退出Word2007程序

（4）使用“Alt＋F4”快捷键也可以迅速退出Word2007程序

在退出Word2007程序时，如果该文档没有保存，系统会弹出一个询问是否保存文件的对话框。单击“是”按钮，文件会被保存；单击“否”按钮，则不保存；单击“取消”按钮，则返回原来的界面。

3）Word2007的工作界面

启动Word2007程序后，显示屏上就会出现如图3.2所示的Word2007工作界面，其中有一些独有的区域，下面简要地介绍一下其各组成部分的作用。

图3.2　Word2007工作界面

（1）Office按钮

Office按钮又称“文件”按钮，以文本文件为操作对象，单击该按钮后可以打开Office按钮如图3.3所示，在这里可以进行Word2007文档的新建、打开、保存、打印、准备、发送以及发布等操作。

（2）快速访问工具栏

这里显示一些最常用操作的工具快捷按钮，方便用户对文档的操作。默认状态下显示的是“保存”“撤销”“恢复”3个工具按钮，如图3.4所示。

单击快速访问工具栏最右边的下三角按钮，在弹出的菜单中会显示可对文档进行的操作选项。在此用户还可以通过在操作前单击打或者单击去掉来自定义快速访问工具栏。

图3.3　Office按钮

图3.4　快速访问工具栏

（3）标题栏

标题栏位于窗口的正上方，主要用于显示当前Word2007文档的标题。双击标题栏可以将文档窗口还原或最大化。如果是刚打开的新文档文件，用户所看到的文件名是文档1，这是Word2007默认建立的文件名。

（4）功能选项卡和功能区

这是Word2007工作界面中比较独特的区域，主要用于显示用户可以使用的各种菜单和工具等。

与Word2003相比，Word2007最明显的变化就是取消了传统的菜单操作方式，而代之以各种功能区。在Word2007窗口上方看起来像菜单的名称其实是功能区的名称，单击这些名称并不会打开菜单，而是切换到与之相对应的功能区面板。每个功能区根据功能的不同又分为若干个组，每个功能区的所拥有的功能如下所述:

①“开始”功能区。“开始”功能区中包括剪贴板、字体、段落、样式和编辑五个组，对应Word2003的“编辑”和“段落”菜单部分命令。该功能区主要用于帮助用户对Word2007文档进行文字编辑和格式设置，是用户最常用的功能区。

②“插入”功能区。“插入”功能区包括页、表格、插图、链接、页眉和页脚、文本、符号和特殊符号几个组，对应Word2003中“插入”菜单的部分命令，主要用于在Word2007文档中插入各种元素。

③“页面布局”功能区。“页面布局”功能区包括主题、页面设置、稿纸、页面背景、段落、排列几个组，对应Word2003的“页面设置”菜单命令和“段落”菜单中的部分命令，用于帮助用户设置Word2007文档页面样式。

④“引用”功能区。“引用”功能区包括目录、脚注、引文与书目、题注、索引和引文目录几个组，用于实现在Word2007文档中插入目录等比较高级的功能。

⑤“邮件”功能区。“邮件”功能区包括创建、开始邮件合并、编写和插入域、预览结果和完成几个组，该功能区的作用比较专一，专门用于在Word2007文档中进行邮件合并方面的操作。

⑥“审阅”功能区。“审阅”功能区包括校对、中文简繁转换、批注、修订、更改、比较和保护几个组，主要用于对Word2007文档进行校对和修订等操作，适用于多人协作处理Word 2007长文档。

⑦“视图”功能区。“视图”功能区包括文档视图、显示/隐藏、显示比例、窗口和宏几个组，主要用于帮助用户设置Word2007操作窗口的视图类型，以方便操作。

⑧“加载项”功能区。“加载项”功能区包括菜单命令和工具栏命令两个组，加载项是可以为Word2007安装的附加属性，如自定义的工具栏或其他命令扩展。“加载项”功能区则可以在Word2007中添加或删除加载项。

（5）页面编辑区

它是用户的主要工作区域，在该区域内进行文档的录入、编辑和显示等。

（6）插入点

当用户新建一个Word文档后，在文档的开始位置将出现一个闪烁的光标，称之为“插入点”，在Word中输入的任何文本都会在插入点处出现。当定位了插入点的位置后，选择一种输入法即可开始文本的输入。

（7）标尺

标尺分为水平标尺和垂直标尺两种，分别位于工作区的上方和左侧。标尺主要用来查看正文、表格及图片等的高度和宽度。此外，标尺也可以用来设置制表位以及缩进段落。

（8）滚动条

Word2007中的滚动条位于文档列表框的右方和下方，分别称作垂直滚动条和水平滚动条，用来滚动文档内容，显示文档在当前屏幕上看不到的内容。其中，垂直滚动条可用来上下滚动文档内容，水平滚动条可查看文档的左右内容。

（9）状态栏

状态栏位于屏幕的最底部，可以在其中找到关于当前文档的一些信息:页码、当前光标在本页中的位置、字数、语言、缩放级别，编辑模式、5种视图模式等信息，某些功能是处于禁止还是处于允许状态等。

（10）视图按钮

Word2007中有5种文档显示的方式，即页面视图、Web版式视图、大纲视图、阅读视图和普通视图。各种显示方式应用于不同的场合，一般使用页面视图。选择“视图”选项卡，在“文档视图”组中单击相应的按钮，就可以在这几种显示方式之间进行切换。

①页面视图。页面视图可以显示Word2007文档的打印结果外观，主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素。

②阅读版式视图。阅读版式视图以图书的分栏样式显示Word2007文档，Office按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。

③Web版式视图。Web版式视图以网页的形式显示Word2007文档，Web版式视图适用于发送电子邮件和创建网页。

④大纲视图。大纲视图主要用于设置Word2007文档的设置和显示标题的层级结构，并可以方便地折叠和展开各种层级的文档。大纲视图广泛用于Word2007长文档的快速浏览和设置中。

⑤普通视图。普通视图取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。

（11）显示比例

显示比例即工作区缩放比例，用于显示或调整工作区的页面视图比例，拖动中间的缩放滑块可以调整工作区的显示比例。