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点亮未来——一个学生团队的十年
1.2.3.2 干部缺激励 给学生更自由的空间

干部缺激励 给学生更自由的空间

【大家都是“隐士”】

应何君臣顾问的建议,刘玉在Dian团队开展了以队长负责制为核心的机构改革,由学生自主管理团队。然而队长负责制模式运行了一年之后,新的问题出现了:在每半年一次的队委会改选中,队员们竞选干部、参政议政的热情很低,自荐当队长、当部长的人越来越少。队委会与普通队员之间有隔膜,大部分队员似乎只是在冷眼旁观着队委会的工作,虽不抵触但也不积极,事不关己就高高挂起。刘玉自以为给队员们打开了一扇新的大门,可现在悲凉地发现,回应者寥寥无几。在相继的第三和第四届队委会选举中,有些职位只有一人申请,有的职位甚至无人参选,这还是在上届队委会干部对有能力队员做了思想工作之后的结果。

另一个尴尬的现象是候选人的身份出现“倒挂”。正式队员不报名,研究生不报名,倒是刚刚加入团队还没转正的预备队员们热情、积极,报名踊跃。可是让没有编号的预备队员担任“正部级”干部,就像让刚入职的新人担任部门领导一样令人不放心。到第四届队委会竞选的时候,连“队长”这个职位都只有一个候选人。面对这种大家都只做“隐士”的情况,刘玉曾经在周日例会上恨铁不成钢地说:“Dian团队的队员全是羊,连一匹狼崽子都没有。”

刘玉锻炼学生的初衷是美好的,然而却出现了这种事与愿违的局面,其中的原因主要有两方面。

首先是干部的实际权限不够。刘玉一直是Dian团队说一不二的灵魂人物,队员们也都习惯了一种声音,跟着刘玉的指挥棒行动。当年的核心层,充当的也只是刘玉智囊的角色,协助刘玉处理一下团队的事务,那现在的队委会会不会也只是换汤不换药?实际上队委、部长手里的权限也确实不大,还不如项目组组长。后者至少有奖金的分配权和对组员去留的人事决定权,而部长们虽然承担的是整个团队的日常事务工作,但用人要从项目组抽调,用钱要由导师审核,事情办好了不一定有人夸,事情弄砸了就亏欠了整个团队。总之,队干部们任务很重而可以直接掌控的资源太少,出力未必讨好的事,自然鲜有人去做。再者,刘玉虽然在逐步放权,可其强大的影响力犹在,有些决策必须刘玉点头才算数,队长也习惯了向刘玉请示汇报。这让队员们觉得,好像只是把核心层的称呼换成了队委会,把导师直接任命换成了大家投票,但选出的干部终究只是执行者,并没有真正的决策自主权。

其次是队员们对Dian团队育人理念的变化还没有适应和认同。Dian团队初期定位只是一个技术团队,为了让队员们容易找到工作,很强调技术对生存价值的作用,任命干部时,首先看其技术上是否震得住组员。这导致大部分人认为,自己技术还没精通之前是没资格管理别人的,也就没有勇气去报名参选干部。还有一类“技术宅男”,只关注技术,不屑在其他方面补短,认为花很多时间做一些公共服务性的事务,投入产出比太低,不认为当干部也是一种对自己有价值的历练。

干部们付出多却难有成就感,队员们热情少感觉没意思,于是才会出现大家都埋头做“隐士”的局面:各人自扫门前雪,至于队委会那摊子事,谁有激情谁做吧……

【给学生以自由】

长久以来技术团队的风格给队员们心态带来的影响不是一时半会儿就能够消除的,这需要一个新的榜样带来新的气息,潜移默化地带动整个风潮的转向,而这个标志性的榜样还是也只能是队委会。队委会是“后刘玉时代”改革的起点和标志性产物,因此首先要改变的,是给队委会足够自由的空间去发挥,摆脱“影子内阁”的称谓。

刘玉第一步就是完全放开财权。团队的现金卡、经费本、经费卡等全部交给队委会保管,日常活动开销只要不逾万元就全部由队委会裁准。各种设备采购、发票报账,甚至一些基金或项目从申请、谈判到管理、结题也由队委会负责,整个财政情况对全团队公开透明。紧接着就是逐步淡化刘玉在决策讨论中的影响力,给队委会充分的自主权,不再像以前那样事无巨细都过问。其实早在首届队委会成立伊始,刘玉和钟国辉就主动关闭了他们在核心层秘密版面DianCore的读写特权,以便让队委们能自由放言讨论团队事务。若涉及重大决策需要导师把关,再由队委会提交师生联席会讨论。虽然刚开始刘玉有些不习惯,还曾经抱怨过队委会的周例会一次都没邀请她参加,让她的观点和声音没有表达的渠道,但后来也就慢慢习惯了。

队委会干部的成长应该没有辜负刘玉的期望。八周年团庆时,在学校韵苑体育馆举行盛大的千人晚会,从节目的编排到场地租赁布置,从嘉宾的迎送到后期的收尾整理,所有的工作都是在首届队委会的领导下完成的,刘玉没有参与其中的后勤工作,完全放手让队员们干。嘉宾和出站队员对接待工作赞不绝口,《人民日报》主任记者蒋建科说,从到汉跨出车厢开始,到离汉走进车厢为止,Dian团队的接待做到了步步有人,无缝衔接,参加过全国那么多会议,都没有这么细致周到。在一届又一届队委会的带动下,整个团队的氛围也逐渐活跃起来,队员们的思维和创意开始灵动,尤其是市场部,由成立初期的不知所措到如今的自信昂扬,承办了如“传神杯”营销大赛、校园纪念卡(贴)策划和销售等系列活动;项目组长胆量也变大很多,移动通信组组长徐裕健,与湖北移动公司先后洽谈了三个项目,拿回总计近80万元的合同;大四队员陈圆还没毕业便开始了校园创业,建起了送餐网站“美食刻”……在Dian团队那片标志性的橙色中,不知不觉有了其他色彩的加入,变得愈加丰富起来。

当然,成长是要付出代价的,队委会的干部也不是一夜之间就能成熟的。以前的核心层以研究生和高年级本科生为主,而现在队委会的成员则以低年级种子班学生居多,呈现出严重低龄化的趋势。他们刚开始接手时普遍有些底气不足、缩手缩脚,主动找事干、做顶层策划的人不多,仅限于维持日常工作,就这样还经常犯错。刘玉在放权鼓励学生的同时,也在包容他们的过失和错误,她懂得人都是在摔打中成长起来的,她常挂在嘴边的一句话就是:“学校和社会的不同就是学校允许你犯错。”虽然刘玉还是一副心急口快的急性子,出大事的时候也会拍桌子、摔话筒,但是队员们普遍感觉刘老师这几年性子好多了,不像以前那样容易发飙了,开会讨论时有人提出反对意见她也能听完。有件事可以印证刘玉的宽容度:自从队委会“当家”以来,每年经费几乎没有结余,现金流几尽干涸,与此同时,基金类项目经费却出现大量沉积而无人知晓,差点白白浪费十几万元。这件事情搁在以前,刘玉一定会暴跳如雷,但现在她明白是学生们没有经验,对钱的概念也不是很有分寸,这是导师对学生理财能力缺乏指点所致。因此,刘玉一方面连续多日亲自到财务处排队报账,另一方面对队委会提出明确要求,不能赚一文就花一文,每届队委会都必须为团队结余一笔钱——为了我们更远大的目标和梦想。

【队委会的二次改革】

队长负责制的队委会在实践中且行且探索,带来了改变的同时也暴露出了不少问题,比如开会频率过高、沟通效率低下、管理成本过高等。很巧,又是一位团队顾问一针见血指出:队委会的结构是有缺陷的。他就是华中大校友、PPLive公司创始人姚欣。

2003年,正在读研的姚欣下决心辍学创业,初期曾得到Dian团队张文、王晓扬、彭棠等数名队员的帮助,因此一直对Dian团队很友好,2005年10月姚欣就到Dian团队周日例会作过报告,那时他还在学校大门外艰苦奋斗着。

2011年9月,已经在全国互联网界享有盛名的PPLive总裁姚欣回母校时再次来到Dian团队“走亲戚”。面对Dian团队的组织结构图,他驻留良久,然后对刘玉直言:“依照管理学定律,一个人最多管七个直接下属,刘老师您那么有能力也只能管七个部门,怎能期望学生队长也管那么多平行部门呢?如果Dian团队发展到200人以上,您还应该聘请职业经理人来打理呢!”

姚欣的一番分析和“合并现有部门,实施大部制”的建议,让刘玉受益匪浅,感觉找到了一把提升管理水平的金钥匙,于是马上召开师生联席会,讨论队委会的第二次改革:实施大部制。讨论出来的具体解决方案是,将质量部和基金部合并为“技术部”,将文化部、宣传部、市场部、人力资源部以及办公室合并为“行政部”,将市场部拓展为“外联部”,另外,根据以往四届队委会中副队长普遍感觉找不准定位、使不上劲儿的情况,干脆取消了副队长岗位,改成由队长和技术部、行政部和外联部三位部长组成“四常委”领导班子。各部根据分属职责自己设置二级部门,并允许自行任命各部门干部,权力和自由度明显增大。同时,Dian团队效仿有20多年历史的老牌团队——校记者团的竞选办法,在2011年国庆假期,特邀老队员代表、Dian团队顾问代表、友邻团队负责人、启明学院和电信系管理机构代表作为专家评委参加Dian团队新一届队委会“四常委”的选举。在计票方式上,专家票的权重为普通队员的两倍,即专家投一票相当于队员两票。通过候选人现场演讲、专家提问、分类投票等环节,最后选出了实施大部制之后的四位“常委”。

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2005年10月23日,PPLive公司创始人姚欣给Dian团队队员作报告

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2011年9月13日,姚欣建议Dian团队精简机构实施大部制

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2011年10月6日,第五届队委会竞选时首设专家评委

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第五届队委会竞选投票结果统计

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选出的“四常委”回答台下提问(右一为刚当选队长的龚小聪)

【双栖队长的故事】

Dian团队之所以痛下决心深入改革,为的是培养出一批能扛起Dian团队大旗的旗手,一批既具有技术水平又具有领导力的不凡校友。队委会机制仅实施两年多,首任队长柯尊尧便书写了不大不小的传奇故事。

柯尊尧,Dian团队210号队员,2005级种子班班长。2010年3月,研究生一年级的他,经公开竞选当上Dian团队首任队长,半年后交棒给第二任队长周亮,兼职加入校记者团,又成功竞选成为记者团第41任团长并罕见地连任了第42任团长。研究生尚未毕业,便响应Dian团队201号出站队员、他当年的项目组组长张良伦的召唤,不顾家人反对,毅然奔赴杭州进行创业,三个月之内他们那个“米折网”月销售额就超过了2000万元。

柯尊尧的成长轨迹及其心路历程,可以从他在2010年12月在启明学院创新年会上“走复合型成长之路”的发言中窥见一斑。

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2010年12月22日柯尊尧在启明学院创新年会上交流

附:柯尊尧发言“走复合型成长之路”(节选)

我为何加入记者团?

第一,个人经历需求。大学这几年,我加入过电工电子基地、Dian团队,参与过大学生创新计划,也获批了实用新型专利;另外,我还担任过大学班长(四年)、系学生会副主席(本科)、班主任、科研项目组组长、Dian团队首任队长等职务。即将结束以上大部分经历的同时,我也在思考:我该如何继续保持住激情?我是否还有勇气去面临新的挑战?我该如何学会超越自我?Dian团队老师和高级顾问,以及同学们的建议点醒了我。我也许可以去寻找一个新的平台,尝试复合型的路线,突破学科限制、突破年级限制、突破技能限制。带着这些思考和建议,我留意到记者团和Dian团队正在开展的干部交流培养机制。记者团王渊和霍仟两位同学到Dian团队组建了宣传部,宣传工作开展得有声有色,同时也丰富了经历、锻炼了自己。在此期间,我感受到,记者团是一个“家”,老团友对记者团的关心,团员之间的深厚感情,让我感觉到这个家温馨且有爱;记者团的“人”,激情且有才,不论是毕业的,还是仍然在读的,可谓人才辈出;记者团的“事”,充满着正义和责任,让我感觉大家都是在用良心、用爱心做事业。面对这样一个温馨有爱的家,这样一群激情有才的人,以及他们所做的正义有心的事,我充满了敬意和向往。

第二,个人内在需求。通过深入的了解,记者团所拥有的媒体精神、媒体魅力、媒体视野和思维,也是我人生一直执著追求的。新时代媒体精神包括互联网精神(开放、平等、协作、分享等)、商业精神(待人以诚等)、新闻精神(客观、公正、正义、无私等)。另外,Dian团队工作简报的影响力,国务委员刘延东批示有关Dian团队的内参报道,Dian团队做客央视一套“小崔说事”栏目,这一系列与媒体有关的事情,让我充分地感受到了媒体的魅力:宣传就是生产力!媒体的视野主要是关注他人、关注民生、关注社会;媒体的思维也被鼓励由单向性发展为多向性,甚至全向性。这些正是具有20多年历史的记者团所拥有的内涵,也正是我所渴望和追求的。

我正式加入记者团是在2010年5月16日,之后的一个月,我切身感受到记者团文化,努力融入这个大家庭,同时也接受记者团的考核。我主动报名参演记者团送老晚会、参与报道、采写稿件,虚心向团员们请教学习。另外,我还申请担任了新闻网值班编辑,在一个多月的时间里改编稿件30余篇。整个过程中,我个人的业务水平得到了提升,也提出了新的工作思路、改进意见,甚至直接参与到改革推进实施之中。

在记者团工作中,我还有意识引入工科思维和方法,体会较深,例如:

(1)用工科管理思路优化编辑流程。

在编辑稿件环节,我发现可以适当迁移工科项目管理的思路,比如:以简单清晰的工作流程图作为指导,明确每个人每个时间点需要完成的任务,以及任务提交对象;通过使用工科常用的代码比较工具来比较编辑前后的稿件,帮助团员发现稿件问题所在,更有针对性地提升和进步。在此过程中,我最大的收获就是和大家的思想碰撞,让自己的思维变得多元化。

(2)用工科项目流程促成成果汇总。

加入记者团后,我翻阅学习了记者团近一年来的报道成果,体会到这些都是老一辈团员留下来的宝贵财富。在记者团指导老师以及团干们的认可和支持下,我有机会牵头成果汇总工作。由于时间紧迫,我也借鉴了工科项目流程中的规范管理思路:顶层设计(形成框架和各板块),底层细化(形成各板块的样本),然后通过中期评审和返工、工作验收及成果优化圆满完成整个工作。

这段时间虽然很辛苦,经常熬夜,但我也结识了更多的战斗伙伴,更重要的是,短时间内汲取了记者团的新闻报道精髓和历史文化内涵。

(3)用“敏捷开发”思路探索“敏捷报道”。

记者团经常会针对一些大型活动进行专题报道,如何让整个报道团队实现全局统筹、团体协作、高效紧凑,并充分保障新闻时效性?我联想到了科研项目中的“敏捷开发”体系,该体系包含了如何保质保量完成项目,且加快项目进度的思路。该思路与新闻专题报道有异曲同工之妙。在“同歌同行”毕业晚会和“华中大第三届校友企业家论坛”两次专题报道中,都由我和团员们一起尝试和探索这种“敏捷报道”的思路。通过全团上下的大力支持和协作,我们的尝试得到了肯定。我感受到了文工思维融合,体会到了交叉协作的愉悦,而且我通过记者团这个平台,也有更多的机会亲历各种大型活动,开阔视野、走向社会,零距离接触各种各样的成功人士。

记者团是一个开放、宽容的大舞台。一年前,我万万没有想到自己会加入记者团;半年前,我万万没有想到记者团会那么快就接纳并信任我;三个月前,我也万万没想到自己会当选为团长。记者团给了我很多锻炼的机会,更重要的是告诉了我该怎么把握机会、珍惜机会、创造机会。

在许许多多老师和同学的帮助下,我有机会走这种复合型道路,我会坚定不移地走下去。在这条路上,我已经习惯没有周末,习惯一整天的会议,习惯每天工作到深夜,习惯每天处理各种各样的邮件,习惯从以前的时常熬夜到如今忙起来没日没夜。的确,会很辛苦,但我辛苦并快乐着!

最后,感谢在我心目中万分重要的两个团队——Dian团队和记者团。是它们给了我两种文化的熏陶和洗礼,是它们给了我两个温馨的家园,是他们给了我双倍的优秀伙伴!感谢所有在我的复合型道路上给予关心、支持和帮助的人!