管理缺规范　管理经验文件化

【八大文件】

早期团队的管理是刘玉一人“唱独角戏”。后来，团队规模扩大，一位老师带一百多名学生的负担压得刘玉喘不过气，这才出现了核心层，分担了刘玉的一部分管理职能。

随着团队不断获得快速发展的机遇，队员人数与科研经费数都迅猛上升，但也面临着快速发展的隐患，膨胀的人员给项目质量和团队管理带来了潜在问题。

2005年3月13日，热热闹闹的三周年团庆刚刚结束一周，刘玉便主持召开了组长联席会议，正式讨论并发动干部分头起草Dian团队章程等8个文件。

2005年3月20日，在全团队周日例会上，刘玉详细讲解了《Dian团队章程》等8个文件初稿并征求意见。

2005年3月31日，Dian团队正式发布《Dian团队章程》等8个文件，标志着Dian团队规范化管理开始起步。

最早的这批文件，第一次将团队的主要管理原则和经验见诸文字，涉及基本章程、队员守则、预备队培养实施办法、团队录取研究生内部筛选办法、项目经费使用办法、团队财产管理和使用办法等8个方面的基本管理办法：

1.《Dian团队章程》

2.《Dian团队队员守则》

3.《Dian团队预备队培养实施办法》

4.《Dian团队录取研究生内部筛选办法》

5.《Dian团队项目经费使用办法》

6.《Dian团队财产管理和使用办法》

7.《Dian团队发表论文和获奖的奖励办法》

8.《Dian团队编程规范》

2005年年底，这8个文件收录到Dian团队年鉴中。

《Dian团队章程》的最后一段，是每个队员都会终生铭记的团训：优秀是一种习惯，细节决定成败，态度决定一切，好的态度会带来更多机会。

【群策群力战略研讨】

Dian团队的8个文件，第一次将团队的指导性原则固定并形成文字，使得干部们的日常管理有章可循，但仍属纲领性文件，很多具体的活动仍然无法涵盖。活动结束之后，无论是好的经验或深刻教训都没有进行系统总结，比如软件、硬件、多媒体各类项目的管理经验，招新工作的一般流程等，只是靠口口相传或借鉴PPT模板，缺乏系统的传承方式。

还有一些非技术活动，比如五一足球赛、圣诞篮球赛、每月生日Party、年终茶话会等等，每次都由不同的人承办，这些人每次都得从头摸索，耗时、费力，还难以保证活动质量。弯路年年走，问题次次有。就拿年终茶话会的瓜子采购来说吧，第一年买瓜子的人采购了20斤，结果晚会之后剩下了一大半，第二年的承办人听说去年买多了，就只买了15斤，结果还是剩了不少。那么，第三年到底该买多少才不浪费呢？如果参会人数增加了，会不会数量又不够呢？就是这样一个简单的问题，钟国辉老师希望承办者利用理工科学生的思维方式找出规律来。队员们很快从前两年的经验教训中提炼出茶话会活动的干果采购公式：

按观众为100人来计算，橘子1斤/人，香蕉4箱/100人，瓜子10斤/100人，花生20斤/100人。

如果能将这些经验写成活动指南，以后再操办的时候岂不事半功倍么？

2008年2月22日，核心层和部分项目组长提前结束寒假返校，在东湖之滨的梦天湖酒店，以封闭会议形式举行了Dian团队第一届发展战略研讨会。

以下是刘玉于开会前三天在Dian团队内部论坛——喻信星空BBS上发布的筹备工作信息：

发信人：Dian（白海豚），信区：Dian TeamLeader

标　题：请下列队员尽快提交有关文档

发信站：喻信星空（2008年02月19日16：51：05星期二），站内信件

Dian团队首届发展战略研讨会将于2月22—23日举行，会上将要讨论很多Dian团队规范化管理的问题。现已确定了所有文档的撰稿人，也直接或间接通知到了本人。但我希望能够在开会之前（最迟21日晚12：00）寄给我（邮箱：liuyu@mail.hust.edu.cn），以便开会时有所依据。

现按部门分类公布撰稿人名单，并请在同一实验室工作者互相带话和督促。

一、质量部章程

1.嵌入式项目管理指南（段士龙）

2.华三项目管理指南（杨超）

3.基金类项目管理指南（倪炜）

4.组长管理指南（王道新）

5.QA管理指南（QA手册）（熊祖彪）

6.代码规范（C规范王道新，C＋＋规范宫士敏）

二、培训部章程

1.招新流程指南（冯亮）

2.新队员培训指南（冯亮）

3.夏令营或冬令营指南（冯亮、周小明）

4.种子杯编程PK赛活动指南（郑欢，已提交纸质文档）

5.暑期实习管理办法（刘玉）

6.毕业设计管理办法（刘玉，已提交）

7.研究生管理办法（刘玉，已提交）

8.会议主持须知（钟国辉）

三、综管部章程（综管部系列参考指南）

（一）跨年活动（统稿：孙静超）

团庆（以2002年3月1日为“零岁”，每逢三、五、八、十年举办团庆，其中逢五和十为大庆）

包括：秘书组指南（熊祖彪）

　　　后勤组指南（孙静超）

　　　节目组指南（李玮玮）

　　　队服制作参考（孙静超，可请教张瑛、钱建安）

　　　礼品袋制作参考（孙静超，可请教占幼平）

（二）年度活动

1.年终茶话会（孙静超，已提交初稿）

2.五一足球赛（甘俊）

3.圣诞篮球赛（甘俊）

4.春游或秋游（王飞）

5.年鉴制作（王飞、李银锦）

6.团队台历制作（王飞）

7.对外联谊（王飞）

8.谈心活动（刘玉，已提交）

9.毕业队员欢送活动（统稿：冯亮）

包括：毕业篮球赛（甘俊）

　　　毕业生纪念册（倪炜）

　　　毕业生欢送会（冯亮）

（三）双月活动

研究生沙龙（张良伦）

（四）每月活动

1.组长交流会（王道新）

2.生日Party（王飞）

（五）每周活动

团队周例会（王飞）

四、其他

1.财务管理制度（统稿：张琦）

包括：项目组岗位津贴制度（刘玉）

　　　借款和报销指南（张琦）

　　　老队员基金管理制度（刘玉）

2.财产管理制度（统稿：段士龙）

包括：书籍借阅保管制度（刘玉）

　　　设备保管制度（段士龙）

　　　耗材保管制度（段士龙、郑欢）

3.宣传工作指南（统稿：王飞）

包括：摄影、照相、后期制作（江彦聪）

　　　团队网站制作、维护和资料整理（周亮）

五、种子班制度（孙静超、柯尊尧）

1.种子班学生选拔标准

2.种子班教师选聘标准

3.种子班课程安排须知

4.种子班成绩考核办法

5.种子班特色活动

包括：班会指南

　　　文化活动指南（班级网站、班服设计和制作、对外交流）

　　　体育活动指南等

会议早中晚不停歇地持续开了两天，主要围绕应该如何制定一系列指南性文件，让团队能够从“人治”走向“法治”，更加健康有序向前发展。这次研讨会的讨论内容，大到团队的招新制度、新人培训制度、团庆指南，小到外出采购索要发票的注意事项、活动人数与瓜子糖果等消耗品的换算比例、借用教室的步骤等等，事无巨细地将Dian团队过去6年所积累的经验教训都记录在了53个文件中。会上还决定将2008年定为“规范化年”。

刘玉回忆，会议结束之后，迎着东湖扑面而来的春风，瞬时神清气爽，感觉终于带领Dian团队在黑暗中摸索着走出了森林，走出了泥沼，踏上了坚实的大路，看到了未来的方向。这53个文件都是Dian团队多年奋斗中智慧和经验的凝聚与升华，颇有“文件在手，天下我有”的感觉。刘玉再一次感受到了队员们无穷的智慧及其对团队深厚的感情，他们才是书写团队历史的人啊！

【Dian团队文件汇编】

从2005年出台Dian团队的8个纲领性文件，到2008年2月战略研讨会形成了53个指南性文件，再到2011年1月又补充完善为66个文件，其中总则类7个，人力资源部11个，质量部19个，办公室8个，教学管理类5个，文化部13个，宣传部2个，市场部1个。历经数次修改补充，Dian团队文件汇编已经成为整个团队的智囊和参谋，遇到“不知道该怎么办”的情况或是组织活动中出现了问题，队员们第一反应就是“查文件去”，一定会找到相关的解释说明或者操作指南。

文件，看似枯燥无味，却是Dian团队稳健前行、历久弥新的“镇队之宝”。

Dian团队文件样例