10．3．2　基本知识要点

在HRMIS中，人员管理模块主要是指员工信息管理。

1）员工信息管理的作用

员工信息管理是指记述和保存员工在社会活动中的经历和德才表现等方面信息的管理。员工信息以员工个人为单元，是个人经历、思想品德、业务能力等情况的真实记录，客观反映了一个人的真实情况。当单位按照一定的原则与方法，对员工信息进行加工整理，并由各单位的人力资源部门设专人统一保管时，就构成了员工信息管理。员工信息管理具有以下作用：

（1）员工信息管理是组织了解和掌握员工情况的重要途径，是人力资源管理活动中必不可少的重要手段。

（2）员工信息管理可为组织使用和处理员工有关问题提供依据和凭证。

（3）员工信息管理可为组织制订人力资源管理方面政策以及人才学、心理学等学科的研究提供原始资料。

2）员工信息管理的内容

员工信息管理的内容，各使用单位可根据自身需求，按不同的类别与标准进行界定。一般来说，员工信息管理主要包括以下内容：

（1）反映员工历史状况的信息　主要有履历材料，自传材料，鉴定材料，政治历史问题的审查材料和甄别、复查材料，参加党团组织的材料等。

（2）反映员工现状的信息　包括目前的个人状况信息以及与工作相关的信息，如职务、职称、教育状况、工作变动、工资变动、任免晋升、考核材料等，奖励和模范先进事迹材料，处分、取消处分和甄别复查材料等。

（3）反映员工个性与潜能的信息　包括兴趣、特长、爱好等信息。

3）员工信息管理的方法

（1）员工信息的收集　员工信息资料的收集是由人力资源部门通过各种渠道，将有关人员历史上形成的和近期形成的人事材料收集起来，尤其是对新招聘员工信息资料的收集。

（2）员工信息的整理　是按照一定的规则、方法和程序，对收集到的单位员工的信息资料进行鉴别、归类、排列、登记、技术处理，使之系统化、规范化、条理化。既包括对新招聘员工信息资料的整理，也包括对原有员工信息资料的整理，主要表现在鉴别、分类、编排、登记等环节，使其达到“完整、真实、精确、实用”的要求。

（3）员工信息的保管　主要包括：员工信息的编号、存放；员工信息的接收、转移及登记；员工信息的检查和保密工作等。为了更好地保管员工信息，员工信息必须集中在人力资源部等相关部门，任何人不得私自保存他人或本人的信息资料，同时还要建立相应的保管制度，如材料的归档制度、检查与核对制度、传递制度、保卫保密制度、统计制度等。对员工信息资料的管理给出严格、科学合理的界定，避免信息丢失造成不良后果。