4．5．2　基本知识要点

1）公文筐测验的概念

公文筐测验通常又叫公文处理测验，是评价中心最常用和最核心的技术之一。公文筐测验是情景模拟测试的一项，通常用于管理人员的选拔，考查其授权、计划、组织、控制和判断等能力素质。其一般做法是让应试者在限定时间（通常为1～3小时）内处理事务记录、函电、报告、声明、请示及有关材料等文件，内容涉及人事、资金、财务、工作程序等方面。一般只给日历、背景介绍、测验提示和纸笔，应试者在没有旁人协助的情况下回复函电，拟写指示，作出决定以及安排会议。评分除了看书面结果外，还要求应试者对其问题处理方式作出解释，根据其思维过程予以评分。

2）公文筐测验的构成

公文筐测验由测验材料和答题册两部分组成，以纸笔方式作答。

（1）测验材料　提供给应试者的资料、信息，是以各种表现形式出现的，包括信函、备忘录、通知、报告、投诉信、财务报表、政府公函、账单等。测验中所用的材料共有十几份，每份材料上均标有编号，材料是随机摆放在公文筐中的，应试者在测验的各个阶段中都要用到这些材料。

（2）答题册　供应试者针对材料写处理意见或报告，是应试者唯一能写答案的地方，评分时只能根据答题册上的内容进行计分。答题册包括总指导语和各部分测验的指导语，它提供了完成测验所需的全部指导信息，完成各部分测验所需的指导语在各部分开始时给出。

3）公文筐测验的设计

公文筐测验的设计必须紧紧抓住3个环节：

（1）工作分析　深入分析职位工作的特点，确定胜任该职位必须具备哪些知识、经验和能力。工作分析的方法可以是面谈法、现场观察法或问卷法。通过上述分析，确定公文筐测验要测评什么要素，哪些要素可以得到充分测评，各个要素应占多大权重。

公文筐测验一般可以考查以下要素：①书面表达及其理解能力；②计划能力；③组织协调能力；④洞察问题和判断、决策能力；⑤任用授权能力；⑥指导控制能力；⑦岗位特殊素质，如法规条例知识等。

（2）文件设计　文件设计包括选择文件的种类，如信函、报表、备忘录、批示等，确定每个文件的内容，选定文件预设的情境等。文件数量较多，时间以2～3小时为宜；文件的签发方式及其行文规定可以忽略，但文件的行文方向（对上与对下、对内与对外等）应有所区别。特别要注意各个文件测评要素的设计。常常一个文件不同的处理可以体现不同的要求，对文件的处理方式要有所控制，确定好计分规则或计分标准，尽量避免每个要素同时得分和无法归于某一要素的情况出现。

整个公文筐测验的设计要特别注意两点：①测验材料难度的把握。目前国内对各个职位应具备何种程度的知识、经验和能力缺乏客观可靠的依据，难度的把握比较困难。把握不准，材料过难，固然有时可以选拔到很好的人才，但大材小用，很难设想这个人会安心本员工作，且导致人力资源的浪费；材料过于容易，测验会出现“天花板效应”，大家都得高分，区分不出应试者的能力大小。②材料真实性程度的把握。完全杜撰的材料，应试者可以根据一般知识推理，处理的结果没有针对性，看不出应试者的水平差异。完全真实的材料，过于偏重经验的考查，忽视潜能的考查，最后选拔到的人无疑是完全与招聘单位文化气氛相同的人，违背了引入外来人才、给单位输入新鲜血液的本来目的。同时完全真实的材料，使招聘考试本身对单位内部应试者和单位外部应试者不公平，同样的能力水平，内部应试者被录取的可能性更大，结果给人留下“一切都是内定，考试不过是走形式”的印象，这对真正想引进外部人才的单位尤其不利。

（3）测验评分　实施公文筐测验之后，评分一般由专家和具备该职位工作经验的人（一般是选拔职位的上级主管及人事组织部门的领导）进行，除了前面设计时要制订好评分标准外，更重要的是对评分者要进行培训，使评分者根据评分标准而不是个人的经验评分；评分的程序也要特别注意，可以考虑各自独立评分，然后交流评分结果，对评分差异各自申述理由后，再独立第二次评分；最后将评分结果进行统计平均（评分者比较多时，可以去掉最高分和最低分），以平均分作为最后得分；有时，在应试者答案不明确的情况下，需要质询应试者，根据其对处理方式的解释确定得分。

4）公文筐测验的流程

文件筐测验通常是集体施测，在实施过程中需要做如下工作：

（1）公文筐测验的准备工作　准备阶段主要指测验材料和测试场所的准备。给每个应试者的测验材料事前要编上序号，答卷纸也要有相应序号，实施前要注意清点核对。答卷纸主要由三部分内容构成：一是应试者姓名（或编号）、应聘单位和职位、文件序号等；二是处理意见（或处理措施）、签名及处理时间；三是处理的理由。文件序号只是文件的标识顺序，不代表处理的顺序，应允许应试者根据轻重缓急进行调整，但给所有应试者的文件顺序必须相同，以示公正。测试的场所要求比较宽敞、安静，每个人一桌一椅，相互之间无干扰。为了保密，最好所有应试者在同一时间完成。如果文件内容涉及招聘单位内部的一些情况，测试前应对所有应试者提供培训，介绍相关情况，缩小内部应试者和外部应试者对职位熟悉程度的差别。

（2）公文筐测验的实施　主试要对测验要求作一简单介绍，说明注意事项；然后发给应试者测试指导语和答卷纸，回答应试者的提问，当应试者觉得没有问题后再发测试用的文件，应试者人数比较少时，也可以一次将材料发给应试者，但要求应试者严格遵从主试的要求，先看指导语再看文件。测试指导语是测试情境、应试者扮演的角色、应试者任务和测试要求的说明，必须明确、具体，一目了然。有时在初级人员的公文筐测验中，发给应试者指导语后，让应试者完成一个指导语的测验，强迫应试者熟悉理解指导语，这在文化水平低的群体中有时十分有用。在应试者正式进入文件处理后，一般不允许提问，除非是测验材料本身有问题。

（3）公文筐测验的评分　评分宜在应试者做完后立即进行，当有质询应试者的设计时，特别应该如此。为求客观，可将应试者编号，由一个人将应试者的处理意见和处理理由念给所有评分者听，由各位评分者独立评分。为了保证评分的一致性，事前的评分者培训很重要，可以考虑对一部分应试者（或者模拟应试者）进行试评分，考查各个评分者对标准的掌握及评分过程中存在的问题，待取得一致意见后再往下进行。评分时，可按号序逐一评定，也可按文件内容分类评定。前一种办法可以对应试者的素质形成整体印象，后一种办法容易达成评分标准的一致性。