2．2．2　基本知识要点

1）工作分析的概念

工作分析又称职位分析，是全面了解一项工作（职务）的管理活动，是对该工作（职务）的工作内容和工作规范（任职资格）的描述和研究过程，是制订职位说明书和工作规范的系统过程。

2）工作分析的内容

（1）工作内容（what，做什么）。

（2）由谁去完成（who，责任者）。

（3）工作方法（how，怎么做）。

（4）工作的目的和原因（why，为什么做）。

（5）工作过程与结构（when ＆where，完成工作的过程包含的环节与要素，如时间和岗位等）。

3）工作分析的基本原则

（1）系统原则　所谓系统，是由若干既有区别又相互依存的要素所组成，处于一定环境条件下具有特定功能的有机整体。任何一个完善的组织、单位都可视为一个相互独立的系统。在工作分析中，要从系统观点出发，将每个工作（职务）放在组织系统中，从整体上和相互联系上进行分析研究。

（2）能级原则　所谓能级是指一个岗位在组织结构中处于什么样的等级，具有什么功能，也就是岗位在组织系统中所具有的能量等级。

（3）标准化原则　工作分析完成以后，要尽可能制订统一的工作标准。任职条件要有一个统一的标准。如凡是部门经理级岗位候选人一定要有本科及以上文化程度，技术总监岗位候选人一定要有高级职称等。

（4）最优化原则　即通过岗位分析研究，使得岗位设置和岗位职责分配最优化，达到企业资源整合的最优状态。例如，某个部门设置3个人还是4个人或者5个人合适，通过对岗位的分析和研究，认为3个人太忙，一忙可能会有失误，5个人偏多，4个人最优。

4）工作分析的组织与实施流程

（1）做好准备　准备工作包括：①确定分析目标；②明确分析人员的责任；③决定所需要的专门信息；④取得认同和合作；⑤评估与计划；⑥内容选择。

（2）组织实施　工作分析组织实施的主要步骤为：①选择并培训工作分析人员；②研究和利用已有的技术资料；③过程控制方法（如利用工资单）；④公开或发表工作分析结果。

（3）结果评价与运用　首先，对工作分析结果要整理发表。特别对他人有益的信息要尽可能以有实践价值的方式发表，其书写格式要考虑到大多数用户的实际需要。应该使广大用户了解你所做的分析成果的存在，并能自觉运用于实践中的指导和培训。其次，对工作分析结果进行科学性、可行性评价。

5）工作分析的方法

（1）观察法　观察法是指工作分析人员直接在工作现场观察某一岗位任职人员的工作过程，将观察的结果记录下来加以分析的方法。这种方法的特点是能够在自然状态下较全面和深入地了解岗位工作人员的基本活动，一般适用于分析从事重复性和大量标准化劳动的操作岗位，如打字员、装配线工人等。

（2）访谈法　又称面谈法，是一种应用广泛的工作分析方法。访谈法适用于工作行为不易直接观察的工作，工作任务周期长，通过访谈可以了解职务工作者的工作态度、工作动机等较深层次的内容，有助于发现一些关键的信息。访谈主要包括个人访谈、群体访谈和职务上司访谈等三种访谈方式。

（3）工作日志法　又称工作写实法，由任职者将工作时间内所有的活动和行为按照时间顺序如实记录下来。工作日志法的优点在于信息的可靠性很高，适用于收集有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息，费用相对比较低。

（4）资料分析法　为降低职位分析的成本，可以尽量利用现有的资料，如有关技术资料和责任制文本。

（5）职位分析问卷法　职位分析问卷法是根据工作分析目的、内容等编制问卷，由职务执行者填写，回收后整理，从问卷中提取有关的工作信息。其适用范围很广，是工作分析中最常用的方法之一。一份完整的职位分析问卷一般包括的调查项目有：任职者基本资料、工作时间要求、工作内容、工作职责、工作所需的知识和技能、劳动强度、工作环境等。问卷法的优点在于费用较低，速度快，节省时间，并可在工作之余填写，不至于影响工作。

6）工作分析中的问题及注意事项

进行工作分析可能遇到以下问题：①员工产生危机感，工作分析的减员降薪功能是员工产生恐惧的根本原因，测量工作负荷和强度是员工产生恐惧的现实原因；②员工产生逆反心理；③工作分析周期确定；④某工作岗位上只有一个任职者；⑤不同部门在确定共同岗位时的衡量标准和职责的不一致；⑥工作说明受现任员工的影响，即是什么与应该是什么有矛盾。

因此，进行工作分析时应注意：①分析工作岗位而不是分析个人；②重视岗位的现状；③坚持最近的将来原则；④澄清任职者和主管的角色；⑤双方同意。