实验3－6　邮件合并

一、实验目的

1.熟悉邮件合并的操作步骤;

2.掌握邮件合并的应用。

二、实验内容

1.建立如下成绩通知单(即主控文档)并以“成绩单通知单.doc”存盘。

2005－2006学年第一学期成绩通知单

__________同学:你本学期成绩如下:

教务处

2006年元月24日

用Word或Excel建立如下表格(即数据源，见表3－3)并以“成绩表.doc”或“成绩表.xls”为文件名存盘。

表3－3

2.将“成绩单通知单.doc”与“成绩表.doc”中的数据进行邮件合并生成相应的成绩通知单。其中齐超的成绩单通知单如下:

2005－2006学年第一学期成绩通知单齐超同学:你本学期成绩如下:

教务处

2006年元月24日

三、实验指导

1.按实验内容要求建立主控文档“成绩单通知单.doc”及数据源“成绩表.doc”。打开文档“成绩单通知单.doc”。

2.单击【工具】菜单项→【信函与邮件】\【邮件合并向导】，切换到【邮件合并】任务窗格(见图3－30)。在邮件合并任务窗格中看到【邮件合并向导】的第一步:“选择文档类型”，这里我们采用默认的“信函”。

图3－30　“邮件合并”任务窗格

图3－31　“浏览”选择数据源

3.单击任务窗格下方的“下一步:正在启动文档”，进入【邮件合并向导】第二步:“选择开始文档”。由于我们当前的文档就是主文档，故采用默认的“使用当前文档”。

4.单击任务窗格下方的“下一步:选取收件人”，进入【邮件合并向导】第三步:“选择收件人”。从这里可以看到，如果你还没创建数据源，则可以选择“键入新列表”单选框，然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接，在弹出的【新建地址列表】对话框中进行创建。为了提高效率，应在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了“成绩表.doc”数据源文件，单击“使用原有列表”区的“浏览”链接(见图3－31)，打开【选取数据源】对话框。

图3－32　“邮件合并收件人”对话框

5.通过该对话框定位到“成绩表.doc”数据源文件的存放位置，选中它后单击“打开”。出现【邮件合并收件人】对话框，可以在这里选择哪些记录要合并到主文档，默认状态是全选。这里保持默认状态，单击【确定】按钮(见图3－32)，返回Word编辑窗口。

图3－33　撰写信函选项

6.单击“下一步:撰写信函链接”，进入【邮件合并向导】的第四步:“撰写信函”。这个步骤是邮件合并的核心，因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中的恰当位置。先将插入点定位在主文档中的“_____同学”的下划线上，接着单击任务窗格中的“其他项目”(见图3－33)，这时【插入合并域】对话框被打开。“数据库域”单选框被默认选中，“域(F):”下方的列表中出现了数据源表格中的字段(见图3－34)。接下来我们选中“姓名”，单击【插入】按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中。

7.先关闭【插入合并域】对话框，然后将插入点定位在主文档中的“毛泽东思想概论”的成绩单元格中，用同样的方法把数据源中的“毛泽东思想概论”字段合并到主文档中，合并完成后效果如下(见图3－35)。

图3－34　“插入合并域”对话框

图3－35　“插入合并域”完成后效果

可以看到从数据源中插入的字段都被“《》”符号括起来，以便和文档中的普通内容相区别。

8.单击“下一步:预览信函链接”，进入【邮件合并向导】第五步:“预览信函”。首先可以看到刚才主文档中的带有“《》”符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容，单击任务窗格中的“＜＜”或“＞＞”按钮可以浏览批量生成的其他信函。

9.单击“下一步:完成合并”就进入了【邮件合并向导】的最后一步“完成合并”。单击“合并”区的“编辑个人信函”链接，在弹出的【合并到新文档】对话框中(见图3－36)指定合并的范围，这里我们采用默认的选择“全部”就可以得到4份信函了。为什么有4份信函，这是因为数据源表格中的记录数只有4个。

很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能在一页纸上打印多个短小邮件呢?先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l，不是数字1)。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在【查找和替换】对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击【全部替换】，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

图3－36　“合并到新文档”对话框

四、实验作业

打开本实验建立的文件:“成绩表.doc”或“成绩表.xls”，在表中插入一列，填入通讯地址，使用邮件合并制作信封。

五、实验报告要求

1.列出实验过程中出现的问题及解决方法。

2.总结本次实验收获并将实验结果保存在磁盘中。

提示:快捷键的掌握:在Word中快捷键的使用会大大提高对文档的处理速度。单击“帮助”菜单中的【Microsoft Word帮助】命令，在随后出现的搜索窗口中键入“快捷键”，然后单击【搜索】按钮，在【请问您要做什么?】窗口中单击【快捷键】按钮，随后可看到“Microsoft Word帮助”的【快捷键】窗口，点击其中相应的选项，可逐步查看到Word中的全部快捷键设置。